Formelle møte

Det blir arrangert små og store møte i bedrifter kvar dag. Det er planleggingsmøte, kundemøte, intervju og styremøte. Felles for slike møte er at dei har ei målsetjing. Det skal planleggjast noko, seljast noko, tilsetjast nokon, eller noko skal vedtakast.

Formelle møte er planlagde møte med ei saksliste. Møteinnkalling er det møteleiaren som har ansvaret for, og sakslista blir send til dei som skal delta. Som medarbeidar får du ofte jobben med å planleggje det praktiske i samband med slike møte.

Jobben din kan bli å passe på at møterommet er ryddig, og at det er vatn, kaffi og te tilgjengeleg. Dersom møtet skal vare ein heil dag, må du bestille lunsj eller annan mat. Om ikkje alt er digitalt, kan papir, penn og sakspapir vere greitt å ha tilgjengeleg.

I møterom er det som regel lagt opp til å bruke projektor eller skjerm, slik at møteleiaren kan dele skjerm med alle. Du sjekkar at det tekniske utstyret er i orden, slik at det er lett å kople seg opp.

Under møtet kan det vere aktuelt at du tek referat. Då må du ha tilgang til sakslista, og du må ta notat undervegs i samtalen. Det er lurt å gjennomgå sakene saman med møteleiaren først, og å spørje undervegs dersom du blir uviss på kva som er bestemt i møtet. I mange bedrifter er det laga ein møtereferatmal som du skal bruke.

Det er ikkje vanleg at alle detaljar eller argument er med i eit referat, snarare tvert imot. Det er konklusjonen eller vedtaket på kvar sak som må skrivast riktig inn i referatet.

I møte er gjensidig respekt viktig. Det skal vere ein høfleg tone, og alle skal føle seg velkomne. Dersom nokon har spørsmål til sakene undervegs, må det vere trygt å spørje. Det er òg lurt å summere opp undervegs for å sjekke at det som blir ført i referatet, er riktig.

I store organisasjonar har ein bestemde reglar for korleis ein oppfører seg i viktige møte. Eit slikt møte kan til dømes vere eit kommunestyremøte. Du kan oppleve at deltakarane skil mellom å gi opplysningar om saka (fakta), å følgje opp førre innlegg med spørsmål, eller å komme med nytt innlegg (synspunkt). Det er viktig at møteleiaren startar møtet med å seie litt om kva reglar som gjeld. Kor strengt møteleiaren ønskjer å handheve reglane, varierer.

Gjennom planlegging og gjennomføring av møte lærer du mykje om bedrifta. Etter møtet evaluerer du gjerne gjennomføringa saman med møteleiaren. Då snakkar de om korleis det praktiske fungerte, og om korleis det bør gjennomførast neste gong.