Å førebu eit større møte

Møteinnkallinga må sendast i god tid til alle deltakarane, helst minst ei veke før sjølve møtet skal haldast. Deltakarane skal nemleg ha god tid til å setje seg inn i sakene.

Når innkallinga gjeld årsmøte og generalforsamlingar i organisasjonar, er kravet som oftast at innkallinga skal sendast ut ein månad i førevegen. Alle organisasjonane har vedtekter med reglar for denne typen møte, og bryt ein desse reglane, risikerer ein at møtet blir kjent ugyldig.

For at møtet skal bli vellykka, bør alle ha like vilkår til å førebu seg. Send derfor med all informasjon – innanfor rimelege grenser – som kan hjelpe deltakarane til å setje seg inn i saka.

På årsmøte eller generalforsamlingar er det ein del dokument som må følgje med for at møtet skal vere gyldig. Det står i vedtektene kva for dokument dette er.

Det er viktig å velje eit godt lokale for møtet. Lokalet bør vere passe stort i høve til talet på deltakarar. Lange møte bør berre haldast i lokale som har har god utlufting. Lokalet bør tingast i god tid. Be om at reservasjonen blir skriftleg stadfesta.

Tenk igjennom kva som trengst av stolar, bord og tekniske hjelpemiddel. Skal det serverast frukt og drikke på møtet? Alt dette må vere planlagt og tinga på førehand. På møtedagen må møteleiaren dessutan vere ute i god tid og kontrollere at alt er som planlagt og avtalt.

I god tid før møtet må de bli samde om korleis oppgåvene skal fordelast på møtedagen. Kven skal leie møtet? Skal nokon innleie til debatt? Kven skal vere referent? Både ordstyrar og referent får lite høve til å vere med i debatten. Det er derfor ikkje særleg lurt å gi desse oppdraga til nokon som har sterke meiningar og lyst til å ta del i debatten.

Dei fleste lag og organisasjonar har ein protokoll (ei møtebok) der ein finn referata frå tidlegare møte. Leit fram protokollen i god tid og les igjennom referatet frå siste møte. For heilt ferske møteansvarlege løner det seg å lese igjennom fleire referat. På denne måten får ein eit inntrykk av arbeidsvanane og rutinane i laget.