Planlegging, gjennomføring og evaluering av konferansar er omfattande arbeid. Vi vil i denne samanhengen seie litt om lønsemd, tryggleik og berekraftsvurderingar.
Lønsemd
Lønsemd betyr at prosjektet går med overskot, og at ein ikkje bruker meir pengar enn planlagt. For å sikre dette lagar bedrifta eit budsjett for arrangementet. Når konferansen blir planlagd, er budsjettet ein del av styringsverktøyet. Det betyr at summane som er sette av til å bli brukte på hotell eller matservering, er styrande for kva vi kan velje.
Budsjettet er òg utgangspunktet for prisen som deltakarane skal betale for å vere med. Når vi har berekna ein total kostnad for arrangementet, legg vi til ei forteneste og deler denne summen på talet på deltakarar. Når deltakarane har fått beskjed om prisen, kan han ikkje forandrast.
Sikkerheit
I samband med konferansar må vi lage ein risikoanalyse. I risikoanalysen tenkjer vi gjennom kva som kan skje, og kva for nokre førebyggjande tiltak som må gjerast. For nokre store arrangement blir det nytta vektarfirma, sidan arrangementssikkerheit er innanfor kompetanseområdet deira.
Relatert innhald
Berekraft
Først må vi bestemme oss for om konferansen skal vere eit berekraftig arrangement. Slike arrangement tek omsyn til berekraft når det gjeld miljømessige, sosiale og økonomiske verkemiddel. Dette betyr i praksis at budsjettet er fornuftig, og at innkjøp, servering og transport er miljømessig forsvarleg. Når det er bestemt, må vi styre etter dette i planleggingsprosessen.
Innkjøp
Leverandørar bør få beskjed om at arrangementet skal vere berekraftig. Dette betyr at vi vel sertifiserte miljøvennlege, økologiske eller fairtrade produkt der det er økonomisk forsvarleg.
Servering
Vi har vorte vande til å velje lokale leverandørar og bruker omgrepet «kortreist mat». Dette er viktig for det lokale næringslivet, og transporten av mat blir minimert. I tillegg kan vi etterspørje økologiske alternativ, og vi bør òg tenkje gjennom korleis vi kan redusere matavfallet.
Transport
Vel gjerne eit lokale i nærleiken av stoppestader for offentlege transportmiddel. I invitasjonen kan vi òg oppmuntre deltakarane til å velje dette, og eventuelt tilby felles transport til og frå busshaldeplassen eller togstasjonen.