Møteinnkalling
Møteinnkallinga skal sendast i god tid, vanlegvis ei veke i førevegen, slik at alle som blir innkalla kan delta og får høve til å setje seg inn i sakene. Når ein skal diskutere omfattande saker, sender ein ofte med sakspapira.
Oppsett og innhald
Innkallinga kan setjast opp som eit formelt brev, men ofte blir innkallingar sende med e-post og kan vere mindre formelle i oppsettet. Uansett må ei innkalling alltid innehalde desse punkta:
- Kva slags møte ein innkallar til
- Kven som er innkalla
- Kven som innkallar til møtet
- Kor og når møtet skal vere, og kor lenge det skal vare
- Kva for saker ein skal diskutere
Relatert innhald
Møtereferat
Eit møtereferat er det skriftlege beviset på kva som blir sagt og bestemt på eit møte. Referatet må skrivast og sendast ut så raskt som råd. Det må innehalde nok informasjon til at ein som ikkje har vore til stades, kan bruke det til å setje seg inn i sakene og vedtaka.
Oppsett og innhald
Når du skriv referat frå eit møte, må du vere sakleg og halde dine eigne meiningar utanfor. Under møtet noterer du stikkord, og notata reinskriv du snarast råd etter møtet. Desse punkta må alltid vere med:
- Kva slags møte referatet handlar om
- Når og kor møtet blei halde
- Kven som var til stades på møtet
- Kva for saker som blei diskuterte, og kva for vedtak som blei fatta
- Namnet på referenten
I tillegg til desse fem hovudpunkta kan det vere med ein del andre opplysningar etter behov, til dømes ei liste over kven som skal motta referatet, og tid og stad for neste møte.