Vi arkiverer dokument av ulike grunnar. For det første gir det oss viktig informasjon om hendingar og avgjerder som bedrifta har teke. Mange dokument har informasjonsverdi.
Eit anna døme kan vere om du er nytilsett administrasjonsmedarbeidar. Då treng informasjon om bedrifta sine produkt, tilsette, økonomi og historie. Når du har tilgang til denne informasjonen, kan du jobbe meir effektivt.
Bedrifta arkiverer òg viktige juridiske dokument som kontraktar, anbod og arbeidsavtalar. Desse dokumenta kan ha betydning for saker som oppstår i framtida, og som bedrifta derfor må ta vare på.
I Noreg skal alle offentlege verksemder følgje arkivlova og arkivforskrifta. Dette trengst for å sikre rettssikkerheit og likebehandling av innbyggjarane i det offentlege systemet.
Arkivlova gjeld ikkje for private bedrifter. Du vil likevel finne at alle bedrifter har eit system for å ta vare på dokument.
Du bør diskutere med ein kollega i bedrifta kva dokument du skal ta vare på, og kva dokument du bør ta vare på. Dette er ulikt for kvar enkelt bedrift.
Det fysiske arkivet
Det fysiske arkivet består ofte av mapper, boksar eller hengjemapper i skap eller reolar. Mange permar gjeld økonomien og rekneskapen, og det kan hende at bedrifta framleis tek vare på fysiske utskrifter av fakturaer og andre bilag. Mange bedrifter skriv òg ut anbod, møtereferat og andre sakspapir.
Som regel er permane arkiverte kronologisk, det vil seie etter dato og år, eller alfabetisk. Det kan òg vere ein kombinasjon av dette. Gjer deg kjend med korleis systemet er der du skal jobbe, slik at du kan finne bilag og dokument som du treng.
Eit fysisk arkiv bør haldast til eit minimum. Det tek stor plass, og det tek tid å finne det du treng. Mange bedrifter har derfor ein rutine der dei skannar fysiske dokument inn i det digitale arkivet, for deretter å makulere papira.
Det digitale arkivet
I offentlege verksemder
For offentlege verksemder finst det digital programvare som er laga for å kunne følgje arkivlova og arkivforskrifta. Desse saks- og arkivsystema har krav til innlogging og har ofte fleire nivå med tilgang. På nivå med sensitiv informasjon er det ekstra strengt kven som har tilgang. I slike system er det òg lagt til rette for registrering av e‑post rett inn i systemet, slik at relevant informasjon blir lagt på rett person og sak.
I systema får alle dokument sporbare namn og nummer, i tillegg blir søking i mapper loggført. Loggføring av kven som søkjer og les dokument skal hindre uvedkomande å lese sensitiv informasjon. Dersom du er inne i systema til arbeidsplassen og les om personar utanom sakene du jobbar med, kan det komme opp eit varsel i systemet hos leiaren din.
I private bedrifter
For private bedrifter finst det mange moglegheiter. I små bedrifter er det kanskje skylagring og ein enkel mappestruktur som gjeld, noko liknande det du brukar på skulen.
Større bedrifter bruker skylagring med intranett. På denne måten kan dei dele dokument og ha tilgang til store og små filer som er nødvendig for å kunne gjere jobben. I slike system kan òg rekneskap med fakturering og løn vere integrert. Visma er eit døme på eit slikt system.
Arkivering i slike system gjer vi etter logisk oppbygging av mapper med dokument som får sporbare namn og nummer.