Varelageret
Varelageret må ha så riktig storleik som mogleg. Det må romme dei rette varene i eit fornuftig tal. Storleiken på varelageret varierer mykje frå bransje til bransje, og med storleiken på bedrifta.
Nokre varer bør kunden kunne få same dag, andre varer kan dei godta leveringstid på.
Logistikk
Eit moderne ordreprogram er ein viktig del av logistikken i ei bedrift. Programmet held styr på kva varer som er på veg inn, kor mykje som er på lager, kor mykje som er på veg ut, og kor mykje det er mogleg å reservere. Varestraumen kan illustrerast slik:
Innkjøp
Større produksjonsbedrifter har store logistikksystem og eigne innkjøpsavdelingar. I mindre handelsbedrifter er det ofte seljarane sjølv som gjer dei nødvendige innkjøpa, ofte ved hjelp av eit ordreprogram med innkjøpsmodul. Programmet kan fortelje korleis lagersituasjonen er, slik at vi ikkje bestiller meir enn nødvendig.
Kontrollar og attestasjon
Bestillingane hos leverandørane og pakksetlane knytte til sjølve leveransane, bør oppbevarast i eigne elektroniske mapper. Pakksetlane blir kontrollerte og signerte når varene kjem. Den inngåande fakturaen blir i neste omgang kontrollert mot bestillinga og pakksetelen.
Bedrifta bør ha eigen rutine for attestasjon. Det inneber gjerne at den som har bestilt vara eller tenesta, godkjenner bilaget saman med den overordna ved å signere på den inngåande fakturaen.
Døme på ordre og vareflyt
- Tilbodet blir skrive ved at namnet til kunden og varenummera blir henta i ordreprogrammet.
- Ved akseptert tilbod blir statusen endra frå tilbod til ordre.
- Ordrestadfestinga blir generert basert på ordren.
- Bestilling hos leverandør blir laga ved at namna og varenummera til leverandøren blir henta i ordreprogrammet.
- Pakksetelen blir generert basert på ordren.
- Fakturaen blir produsert basert på ordren.
- Inngåande faktura blir rekneskapsført elektronisk frå leverandøren, og dataa blir overførte til rekneskapen.
- Varelageret blir oppdatert basert på data frå bestillinga.
- Utgåande faktura blir rekneskapsført ved at dataa frå ordren blir overført til rekneskapen.