Administrative rutinar og forbetringstiltak

Administrative rutinar kan beskrivast som alle støtteoppgåvene i ei bedrift. Alle bedrifter har administrative rutinar, uansett kva bedrifta driv med. Dette er rutinar knytte til områda økonomi, innkjøp og saksbehandling.

Ein stor del av dei daglege administrative rutinane i ei bedrift, er knytt til økonomiarbeidet. Økonomiske dokument, som vi kallar bilag, må handterast på ein trygg og systematisk måte. Dette er dokument som har med kjøp og sal, løn, skatt og offentlege avgifter å gjere.

Utsending av faktura

Ved sal som ikkje er kontantsal, nyttar ein ofte ein faktura. Det vil seie at bedrifta sender ei rekning til kjøparen. Fakturaen gjeld ordren som blei inngått ved salet.

Både ordrane og fakturaene skal registrerast. Bedrifter nyttar ofte eit rekneskapsprogram som handterer kundeordrar, og som syter for at fakturaen blir send.

Å følgje opp ordrar er ein viktig del av kundeservicen. Det inneber å gi beskjed om mellom anna forventa leveringstid og eventuelle forseinkingar. Kundane blir vanlegvis orienterte i form av elektroniske ordrestadfestingar, og dei får gjerne oppdatert informasjon om ordren på e‑post.

Når ei bedrift har gode salsrutinar, får administrasjonen god oversikt over alle ordrane og betre styring på lageret, og dei kan sende leverandørbestillingane sine til rett tid.

Purrerutinar og kreditnota

Ein sentral administrativ rutine er purring på uteståande fordringar, det vil seie det kundane skuldar bedrifta. Gode purrerutinar gjer at pengane kjem inn på konto raskare, noko som betrar betalingsevna til bedrifta. Men hugs på god forretningsskikk – vi ønskjer å halde på kundane våre.

Vi bør raskt følgje opp kundar som ikkje betaler innan ein gitt betalingsfrist. I nokre tilfelle kan det vere nødvendig å gjere konkrete avtalar om betalingsutsetjing.

Når kundar ikkje betaler etter gjentekne purringar, kan betalingskravet sendast til inkasso. Bedrifta må då ha purra minst to gonger. Det er ofte eit eige inkassobyrå som tek over jobben med å få inn pengane.

Kreditnota er det motsette av ein faktura, og blir nytta når kunden skal ha pengar tilbake frå oss. Ved manglar eller feil som gjer at kunden skal ha tilbake pengar, må vi sende kreditnota til kunden raskt.

Lønsarbeidet

Arbeid med løn kan vere ein del av administrasjonsarbeidet. Dei som skal jobbe med løn, bør ha god kompetanse innan relevante dataprogram og regelverket knytt til løn. Korrekt løn til rett tid og person er svært viktig.

Det skjer stadig endringar i lovverket som gjeld løn, godtgjeringar, frynsegode, fråvære, sjukdom, sjukepengar, pensjonar, tilsetjingar og oppseiingar. Det er derfor viktig at vi til ei kvar tid er oppdaterte.

Fagorganiserte bedrifter må justere løna til dei tilsette i samsvar med gjeldande tariff. I samband med lønsjusteringar er det mykje som må oppdaterast i lønssystema.

Bruk av rekneskapskontor

Dersom ei bedrift vel å setje delar av rekneskapsarbeidet bort til eit rekneskapskontor, blir dei interne økonomiske rutinane mindre omfattande. Mange set bort føringa av sjølve rekneskapen, og nokon vel òg å la rekneskapskontoret gjere lønsarbeidet og fakturaarbeidet. I så fall blir behovet for økonomiske rutinar i bedrifta mykje mindre.

Arbeidet vil då i stor grad gå ut på å syte for at rekneskapskontoret får all den dokumentasjonen dei treng for å kunne gjere arbeidet sitt. Det vil seie alle rekneskapsbilag, alle lister knytt til dei tilsette og løningane deira, og alle kundeordrar.

Det kan vere mange grunnar til å la eit rekneskapskontor ta ansvaret for rekneskapsføringa og lønsarbeidet. Dette gjeld særleg i den første tida i ei nyetablert bedrift. Bedrifta kan då konsentrere seg fullt ut om å skape inntekter.

Faktureringa og purringa er det praktisk å gjere sjølv, sidan det er viktig å få fakturaene ut fortast mogleg og dermed få betalt raskare.

Det er viktig å ha gode rutinar for bestilling av varer. Vi må bestille rett mengd til rett tid, slik at vi ikkje bind unaudsynleg mykje pengar i lager, og for å minimere svinn som følgje av at varer blir øydelagde eller ukurante. Samtidig er det å ha varer tilgjengeleg ein viktig del av servicen overfor kundane.

Saksbehandling inneber at ei sak skal behandlast etter visse reglar. Om reglane er formelle, betyr det at dei er skriftlege og følgjer ein mal. I ei offentleg verksemd er desse reglane bestemt av forvaltningslova, og det er derfor viktig at du set deg inn i reglane som gjeld sakene dine.

Det er òg reglar for saksbehandling i private bedrifter. Du må følgje lovene og reglane som gjeld ved kjøp og sal. Dette er påbode. Når det gjeld behandling av interne saker i bedrifta, er det dei interne retningslinjene i bedrifta som gjeld. Dei seier noko om korleis saker skal presenterast, kor lang tid ein kan nytte på saksbehandlinga, og kven som skal godkjenne resultatet.

Vi bør sjå på rutinane i bedrifta regelmessig for å sjå om det finst område bedrifta kan gjere betre. Kan arbeidet bli endå meir effektivt? Har vi rutinar som gjer at vi sender ut fakturaer raskt nok, følgjer vi opp seine betalarar på ein god måte, og er det andre administrative oppgåver vi ser at vi kan forbetre?