Journal
Kvart dokument blir registrert med eit unikt journalnummer. Postjournalar inneheld ei oversikt over straumen av informasjon inn og ut av bedrifta. Når det finst ny informasjon i ei sak, blir han knytt til det same journalnummeret. Det kan òg leggjast informasjon om sak og person i ein journal.
Dokument kan identifiserast og knytast til journalnummer på ulike måtar. Det vanlegaste er å bruke eitt av dei følgjande i eit nummersystem:
- personnummer
- saksnummer
- kundenummer
- prosjektnummer
Kvifor skal vi føre journal?
Journalar hjelper oss med å oppfylle krava til offentlegheit i stat og kommune. Det finst ulike typar journalar. Pasientjournalar inneheld informasjon om helsa til ein person og er konfidensielle. Postjournalar i offentlege verksemder er derimot fritt tilgjengelege.
Hovudregelen er at alt som skjer i ei sak, skal liggje føre skriftleg og vere ope for alle. Slik openheit skal sikre at alle blir behandla lovleg, likt og rettferdig. Journalistar bruker postjournalar, til dømes dei frå kommunane, til å finne nyheitssaker. Dette bidreg til at saker som er av offentleg interesse, blir følgde opp av media.
Noark-standarden
Offentlege verksemder er pålagde å følgje Norsk arkivstandard, Noark. Denne standarden gir retningslinjer for korleis journalar skal lagrast elektronisk. Offentlege verksemder er pålagde å nytte Noark-godkjende system til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokument.
Arkiv
Mengda informasjon i ei verksemd aukar etter kvart. Det er derfor svært viktig å ha retningslinjer om korleis vi skal behandle informasjonen. Kva skal takast vare på, korleis skal det lagrast, og kor lenge? Kva skal slettast når, og kven skal gjere det?
Vi må sørgje for at dokumenta som handlar om det same, blir lagra på den same måten. Dersom vi ikkje har eit godt system for dette, risikerer vi at vi ikkje finn igjen dokumenta, eller at vi lagrar dobbelt. Det er derfor viktig at dokument blir lagra slik at dei er søkbare, t.d. ved å sørgje for gode og beskrivande filnamn.
Får vi inn papirdokument, er det vanleg å skanne dei og lagre dei digitalt i det same systemet som dei elektroniske dokumenta. På denne måten har vi alt på éin stad.
Orden i papira
Uansett bransje og arbeidsoppgåver vil vi få bruk for informasjon og dokumentasjon frå arkivet for verksemda. Her er nokre døme:
- Sekretæren på advokatkontoret skal førebu ei sak for retten og må sørgje for at alle dokumenta i saka er klargjorde.
- Salsmedarbeidaren i ein sportsbutikk skal førebu eit tilbod til den lokale fotballklubben og treng ein kopi av den gamle avtalen.
- Resepsjonen treng å utvide skranken sin og må finne ut kvar dei bestilte den dei har, og kva spesifikasjonar han hadde.
- Ein tilsett i verksemda meiner at verksemda ikkje har følgt opp avtalevilkåra frå tilsetjingskontrakten, så kontrakten må finnast fram frå arkivet.
- Dokumentasjonssenteret hos Equinor blir involvert i oppfølginga av ei nestenulykke ute på ei plattform. Det er nedsett ei granskingsgruppe, og vi må finne all relevant dokumentasjon frå to av underleverandørane.