Posthandtering

Offentlege verksemder har plikt til å journalføre inngåande og utgåande post. Private verksemder har ikkje ei slik formell plikt, men som ein del av kvalitetssikringa og oppfølginga av kundar, leverandørar og tilsette bør òg private verksemder lage gode rutinar for handtering av alle førespurnader dei får og sender ut.

Offentlege verksemder har gjerne datasystem som kombinerer journalføring, arkivering og saksbehandling. Det gir dei god oversikt over alt av førespurnader, dokument og saksbehandling som gjeld den same saka.

Mange brev blir i dag sende som e-post, men ein del blir framleis sende i posten. Når brev blir sende i posten, blir dei gjerne lagde i vindaugskonvoluttar der namnet til mottakaren er synleg i vindauget. På denne måten sparer ein arbeid ved å sleppe å skrive på konvolutten, og ein er sikker på at brevet hamnar hos den riktige mottakaren. Ein må sørgje for å arkivere ein kopi av brevet, og brevet må frankerast og journalførast før det blir sendt.

Nokre av dei større etatane, som Nav og skatteetaten, har eigne digitale plattformer der brukarane kan logge seg på med MinID og sende og ta imot førespurnader. Dokumenta blir då lagra digitalt for den enkelte brukaren, som kan vere ein privatperson eller ei verksemd.

Å adressere vil seie å skrive adresse på det som skal sendast, til dømes på eit brev eller ein pakke. Ei verksemd kan ha fleire ulike adresser, til dømes:

• postadresse
  Dette er adressa vi har fått tildelt gjennom Posten Noreg. Dette kan vere ei gateadresse eller ein postboks.
• besøksadresse
  Dette er gateadressa der verksemda ønskjer å treffast ansikt til ansikt. Ho blir oppgitt dersom verksemda har lokale på ulike adresser eller har postboksadresse.
• leveringsadresse
  Denne blir brukt dersom verksemda har bestilt noko som skal leverast av til dømes eit bod. Verksemda har kanskje fleire bygningar og ønskjer leveringa til ein bestemd stad.
  

Konvoluttar kjem i ulike storleikar. Ein konvolutt som passar akkurat til eit A4-ark, er ein C4-konvolutt. Ein konvolutt som passar til eit A4-ark som er bretta på midten, er ein C5-konvolutt. Ein konvolutt der A4-arket må brettast tre gonger (som eit trekkspel) for å få plass, er ein E65-konvolutt.

Vi kan få konvoluttar med eller utan vindauge. Dersom vi bruker vindaugskonvoluttar, slepp vi å adressere konvolutten, men må passe på å brette arket slik at adressa til mottakaren er synleg i vindauget. Vindaugskonvoluttar sparer tid og sikrar at brevet kjem til den riktige mottakaren. Det er viktig at adressa er skriven riktig, slik at det ikkje oppstår forseinkingar ved at brevet ikkje kjem fram, eller at det kjem i retur.

Viss du har ansvar for postmottak i ei verksemd, er det viktig at du kjenner reglane for kva post du skal opne, og kva du skal levere uopna til adressaten (mottakaren). Hovudregelen er at dersom namnet til ein privatperson står øvst i adressefeltet, skal du ikkje opne posten. Det same gjeld dersom brevet er merkt «personleg» eller «konfidensielt». Dersom du er i tvil, skal du ikkje opne posten.

Frankering vil seie å betale porto – frakt – for eit brev eller ein pakke. Det er viktig at dette blir gjort riktig. Dersom ein betaler for lite porto, vil mottakaren måtte betale straffeporto. Dersom ein betaler for mykje, vil dette vere unødige kostnader for bedrifta. Verksemder som sender ut mykje post, har gjerne ei frankeringsmaskin på kontoret. Det er ei maskin som stemplar porto på konvolutten. Posten Noreg sender i etterkant ut faktura på kor mykje porto som skal betalast.

Til post som blir distribuert internt, bruker vi gjerne ein spesialkonvolutt til internpost. Ein slik konvolutt har ein påtrykt tabell og kan ikkje limast igjen. Kvar rute i tabellen blir brukt til éin mottakar. Neste gong nokon bruker konvolutten, blir dette namnet stroke ut, og namnet til den neste mottakaren blir skrive i den neste ledige ruta. Ein slik konvolutt er både miljøvennleg og ressurssparende. Han kan gjerne brukast 60–70 gonger.

Ei verksemd kan effektivisere arbeidet og kvalitetssikre informasjon ved å bruke malar.

Vi forbind gjerne ein mal med ein modell for korleis ein gjer ting. I samband med dokumentbehandling snakkar vi om dokumentmalar. Dette er dokument som er delvis utarbeidde på førehand, og som sørgjer for eit standard oppsett. Malane kan innehalde t.d. namnet på verksemda, logo, kontaktinformasjon, overskrifter og leietekstar for innhaldet.

Ein dokumentmal effektiviserer arbeidet. Han er eit hjelpemiddel som sparer kvar enkelt tilsett for arbeid. Han bidreg til at dokument som blir sende ut, har det innhaldet som bør vere med, og at dokumenta ser profesjonelle ut. Dokumenta vil få eit likt grafisk design, og dessutan likt innhald og likt standard oppsett.

Alle bedrifter bør lage seg ein brevmal. Han vil vere eit hjelpemiddel for å kvalitetssikre at naudsynt informasjon er med i alle brev som blir sende ut. Ein brevmal bør lagast med utgangspunkt i reglane for formelt brev etter NS4129.