I samband med ordremottak og bestillingar blir det produsert ei rekkje dokument som ei bedrift må halde styr på. Vi skal her sjå nærare på kva dokument dette er, og kva som er arbeidsgangen i samband med dei.
Å ta imot ein ordre
Når bedrifta får inn ein ordre, betyr det at ho har selt noko – det kan vere ei vare eller ei teneste. Ei bedrift som får mange ordrar, har gjerne eit ordrebehandlingssystem. Eit slikt program er ein viktig del av logistikken til bedrifta. Programmet held styr på kva varer som er på veg inn, kor mykje som er på lageret, kor mykje som er på veg ut, og kor mykje det er mogleg å reservere.
Eit ordrebehandlingssystem kan vere ein integrert del av eit større system. Mange bedrifter bruker eit ERP-system (Enterprise Resource Planning). Eit slikt system integrerer oppgåvene innanfor økonomi og rekneskap, lager og logistikk, innkjøp, kundebehandling og personale.
Ordrestadfesting
Når ein tek imot ein ordre, er det vanleg å sende ut ei ordrestadfesting. Ordrestadfestinga inneheld ei oversikt over kva som er bestilt. Den som har bestilt varene, må kontrollere at ordren stemmer overeins med bestillinga. Ordrestadfestinga informerer gjerne om varene er på lager, og ofte om tidspunktet for levering.
I eit digitalt system vil ei ordrestadfesting vanlegvis genererast automatisk og sendast til e-postadressa til kunden. Som eit ledd i servicen vil ein del bedrifter sende med ei lenkje for sporing av pakken saman med ordrestadfestinga. På den måten kan kunden få oversikt over kor langt behandlinga av ordren er komen, og når varene kan ventast levert.
Frakt
Når ordren er tatt imot, må han behandlast ved at varene blir plukka, pakka og sende til kunden. Korleis varene blir sende, kan variere mykje. Bedrifta kan velje å distribuere varene med t.d. Posten Noreg, eller ho kan kjøpe leveringstenester av ulike fraktselskap eller frakte varene sjølv.
Mange bedrifter ønskjer å ha eit miljøvenleg perspektiv på drifta av verksemda. Val av fraktalternativ vil i den samanhengen vere viktig. Ei bedrift som viser samfunnsansvar og vel ei berekraftig leveringsløysing for frakt og/eller emballasje, kan tene på dette i form av positiv omtale og velvilje frå både kundar, leverandørar, tilsette og samfunnet elles.
Pakksetel
Når varene blir sende ut, blir det lagd ved ein pakksetel. Pakksetelen viser kva varer som blir leverte. Mottakaren må kontrollere at pakksetelen stemmer overeins med varene som er leverte, og med ordrestadfestinga. Dersom varene blir sende med eit fraktselskap, vil det gjerne følgje med eit fraktbrev. Dette kan kome i tillegg til eller i staden for ein pakksetel. Fraktbrevet inneheld opplysningar om leveringsvilkår og spesifikasjonane til varene.
Faktura
I nokre tilfelle må kunden betale på førehand ved bestilling, men det vanlegaste er at det blir send ut faktura samtidig med varene. Det er viktig å vere effektiv når ein sender ut fakturaer, slik at innbetalinga kjem så snart som mogleg. Bedrifter som er seine med å sende ut fakturaer, kan risikere å få likviditetsproblem. Det vil seie at bedrifta får problem med å betale for sine eigne forpliktingar.
Bestillingar
Før vi skal gjere bestillingar, er det mange ting som bør vurderast. Kva skal bestillast? Kor mykje skal vi bestille? Kven skal vi bestille frå – skal vi stille prinsipielle krav til leverandørane? Kva skal vi leggje mest vekt på med omsyn til pris, kvalitet og berekraft? Skal vi støtte lokale eller nasjonale verksemder? Skal vi velje miljøvenleg varetransport? Skal vi stille krav til miljøvenleg emballasje? Skal vi leggje vekt på kortreiste produkt?
Dette er spørsmål vi bør ha stilt oss når vi planlegg marknadsstrategien til bedrifta. Strategien bør deretter innarbeidast i leverandørkrava.
Viss vi står mellom to eller fleire leverandørar som oppfyller krava i strategien vår, må vi vurdere desse opp mot kvarandre. Vi ser då på vilkår som gjeld
- pris og mengd
- betalingsvilkår
- leveringstid
- kvalitet og levetid
- driftskostnader for innkjøpte produkt (t.d. ein skrivar/kopimaskin)
- eventuelle serviceavtaler
- frakt og forsikring
I nokre tilfelle vil ein leverandør stille krav til oss som vilkår for å bli forhandlaren vår. Det kan vere at vi må bestille ei minstemengd av vara/tenesta eller bestille varer for ein minstesum. Det kan òg vere at leverandøren stiller krav til t.d. avfallshandtering, bruk av transporttenester eller bruk av dataløysingar. Nokre leverandørar vil ønskje at vi skal binde oss over tid, t.d. fem år.
Rammeavtale
I større verksemder er det ofte forhandla fram ei rammeavtale som du må forhalde deg til. Ei rammeavtale er ei avtale om framtidige kjøp av ein type produkt. Til dømes kan ei bedrift ha ei rammeavtale om PC-ar. Då er det inngått ei avtale om pris- og leveringsvilkår med ein leverandør.
Når bedrifta treng ein ny PC, kjøper dei han hos denne leverandøren til dei vilkåra som er gitte i avtalen. På denne måten slepper bedrifta å forhandle om pris for kvart enkelt kjøp.
Rammeavtaler er gjerne gunstige avtaler som vi får på vilkår av at vi i løpet av ein periode handlar inn større mengder. I slike tilfelle er vi ofte forplikta til å bruke denne leverandøren. I offentlege verksemder er det strenge krav til innhenting av anbod i samband med større innkjøp. Retningslinjene for dette finn vi i lov om offentlige anskaffelser (anskaffingslova).
Stillingsinstruksane for verksemda bør vise kven som har ansvaret for innkjøp. Som innkjøpar bør du planleggje større kjøp i god tid. Du får då høve til å gjere deg kjend med marknaden og innhente og vurdere tilboda.