Munnleg kommunikasjon – ekstern

I dei fleste jobbar har vi med andre menneske å gjere. Derfor er kommunikasjon viktig på alle arbeidsplassar. I mange yrke er språket eit av dei viktigaste verktøya du har. Det gjeld mellom anna i servicebransjen og i omsorgsyrke.

Det er òg viktig å hugse at måten du kommuniserer munnleg med kundar eller gjestar på, påverkar heile opplevinga deira av bedrifta du jobbar for.

Når du skal presentere eit produkt, ein meny eller ein idé for gjestar, kundar eller eksterne samarbeidspartnarar, er det viktig at du verkar truverdig og engasjert.

Som yrkesutøvar representerer du ikkje berre deg sjølv, men arbeidsplassen din. Viss du ikkje verkar dyktig og seriøs, går det òg utover truverdet til dei du jobbar for.

For å verke dyktig og seriøs må du kunne det du skal snakke om. Det betyr mellom anna at du må ha god kunnskap om menyen eller produkta du skal selje, og kunne rettleie og svare på spørsmål.

Om du i tillegg viser litt engasjement, smittar det gjerne over på dei som lyttar til deg. Sjå på dei du snakkar til, og hugs å smile!

Anten du skal halde ein presentasjon av ein meny, eller om du svarer på eit spørsmål frå ein gjest, er det viktig å ha i bakhovudet kven du snakkar til.

Slang og uvanlege dialektord høyrer til det vi kallar eit uformelt språk, og blir nytta saman med folk vi kjenner godt. Det er ord som tilhøyrarane dine kan misforstå eller ikkje forstå i det heile. Derfor bør du late vere å nytte for mange av desse.

Forklar vanskelege ord og uttrykk viss du må nytte dei for å få fram bodskapen din. Det er viktig å hugse på at fagspråk og framandord kan verke ekskluderande på den du snakkar til, viss han eller ho ikkje forstår orda.

Tilpass altså språket til den du snakkar med, slik at vedkomande har moglegheit til å forstå kva du snakkar om. Men hugs samtidig at for mykje tilpassing kan verke nedlatande, sidan du då går ut frå at du har meir kunnskap enn samtalepartnaren. Det er altså lurt å vite litt om kven du snakkar med!

Profesjonell kommunikasjon vil seie at du har fagkunnskap både om kva du snakkar om, og om korleis du skal nå fram med det du vil seie. Dette inneber å vite korleis du skal tilpasse det du seier, til den du snakkar med.

Profesjonell kommunikasjon med eit barn vil til dømes krevje at du forstår kva slags rolle du som vaksen har i samhandling med barnet. Vaksne i møte med barn bør vere trygge og venlege, og setje grenser når det er naudsynt.

Å vere profesjonell i kommunikasjonen handlar òg om å vite forskjellen mellom å vere personleg og å vere privat. Å vere personleg betyr at du skal møte menneske med respekt og venlegheit. Du tek omsyn til at dei er menneske med kjensler og behov, og du tenkjer over korleis det du seier, vil påverke dei.

Å vere privat vil seie at du gløymer den rolla du har som tilsett. Då trekkjer du inn privatlivet ditt på ein måte som står i vegen for den rolla du eigentleg skal ha når du er på jobb. Viss du som servitør bruker mykje tid på å fortelje om ein konflikt med sjefen, kan det gjere at kundane dine blir usikre. Må dei vere einige i det du seier, for at du skal utføre arbeidet ordentleg?

Ei profesjonell innstilling til kommunikasjonen på jobb kan òg hjelpe deg med å handtere konfliktar. Riktig rolleforståing kan gjere at du klarer å halde deg roleg når du snakkar med sinte eller misnøgde gjestar eller kundar.

Sjå til dømes for deg at du får kritikk frå ein gjest. Då er det viktig å hugse at det ikkje er deg som privatperson dei kritiserer, men deg som representant for bedrifta du jobbar i. Viss du klarer å skape denne avstanden mellom deg sjølv som privatperson og den rolla du har på jobb, er det mykje lettare å vere profesjonell i slike situasjonar.

Svennevig, J. (2009). Språklig samhandling – innføring i kommunikasjonsteori og diskursanalyse. Oslo: Cappelen Damm.