Rekneskapsføring

Hensikta med å drive ei bedrift er å skape verdiar. Då er det først og fremst viktig å selje produkt. Salet blir registrert som inntekter.

Men det er ikkje mogleg å skape inntekter utan òg å få kostnader. Når til dømes ein blomsterbutikk sel ein bukett til 250 kr, har dei kanskje brukt 100 kr på blomstrar som dei har kjøpt inn. Dei har altså hatt ei inntekt på 250 kr, men også ein kostnad på 100 kr. Dei har dermed tent 150 kr på dette salet.

Ein blomsterbutikk har òg andre kostnader: løn til dei tilsette, husleige, forsikring, telefon osb. Alt dette blir ført eller registrert i resultatrekneskapen.

Når ein månad er over, ønskjer butikken å setje opp ei oversikt over alle inntekter og alle kostnader i perioden. Er inntektene større enn kostnadene, får dei eit overskot. I motsett fall har dei eit underskot. Dette resultatet viser kor dyktige dei har vore, eller kva verdiar dei har skapt i perioden.

Dette blir gjort kvar månad. Når året er omme, har dei ei samla oversikt og eit resultat over korleis det har gått kvar månad og heile året. Det kallar vi årsresultat, som kan vise eit overskot eller eit underskot.

I tillegg til å lage ei oversikt over inntekter og kostnader må vi òg lage ei oversikt over situasjonen frå vi starta og fram til og med siste periode.

Vi kan ta utgangspunkt i eit lån som du fekk av foreldra dine for å kjøpe eit musikkanlegg. Det kan vi setje opp slik:

Dette er ein enkel balanse.

Dersom det var slik at du sjølv hadde spart 5000 kr og deretter lånt 10 000 kr, ville balansen sett slik ut:

Som du ser, set vi opp kvar pengane kjem frå, finansieringa, på høgre side. Kva pengane er brukte til, står på venstre side.

Viss du hadde betalt tilbake 3000 kr på lånet, kunne vi sett opp balansen slik:

Eigenkapitalen, din eigen del av finansieringa, har auka, og lånet har blitt redusert. Vi har no valt å kalle lånet gjeld.

For blomsterbutikken kunne balansen sett slik ut:

Balansen viser korleis det samla står til i bedrifta på eit tidspunkt. Tidspunktet kan vere ved oppstart, ein opningsbalanse, som for blomsterbutikken. Men balansen blir òg sett opp etter at ein periode er avslutta. Då blir den samla økonomiske stillinga vist, eller situasjonen så langt.

Balansen er altså ei oversikt over korleis det har gått frå bedrifta starta og til og med siste periode. Her ser vi verdien av eigedelar, gjeld og eigenkapital som bedrifta har, samla sett.

Eigenkapitalen viser kor mykje eigarane "eig" av firmaet. Har dei gått med overskot siste året, har eigenkapitalen auka. Vi avsluttar resultatrekneskapen og overfører årsresultatet til eigenkapitalen, slik vi har illustrert her:

No ser du at eigenkapitalen har auka til 150 000 kr. Etter ein periode vil òg nokre av dei andre postane i balansen ha endra seg. I resultatrekneskapen fangar vi altså opp korleis det har gått i perioden, mens balansen viser korleis det samla står til med bedrifta.

Sidan vi har overført resultatet til eigenkapitalen per 31. desember, startar vi med "blanke ark" i resultatrekneskapen i januar. Så byrjar vi å føre nye inntekter og nye kostnader. Men vi dreg med oss balansen inn i det nye året, han viser jo den økonomiske stillinga for den samla historia til bedrifta.

Denne oversikta kallar vi opningsbalanse, altså den økonomiske stillinga per 1. januar i det nye året.

Alle desse hendingane må dokumenterast på papir, med bilag. Viss du betaler noko du skyldar ein annan, vil du gjerne ha ei kvittering på at du har betalt. Det er eit bilag. Andre døme kan vere faktura frå ein leverandør, innbetaling frå ein kunde, utbetaling til ein leverandør, eit kontantsal eller ein kostnad vi har betalt kontant.

Alle slike bilag får eit nummer. Det første bilaget i januar blir gjerne nummer 1, dernest blir bilaga førte og arkiverte i stigande rekkjefølgje i permar utover heile året.

Etter nyttår avsluttar vi rekneskapen for siste år og sørgjer for at alt som har med året å gjere, har komme med. Det vil seie alt som har påverka resultatrekneskapen og balansen til og med 31. desember. Dette kallar vi årsavslutning.

• utgåande faktura (til ein kunde)
• inngåande faktura (frå ein leverandør)
• bankkvittering (innbetaling frå ein kunde)
• bankkvittering (utbetaling til ein leverandør)
• kontantkvittering (kostnad betalt kontant)
• kassakvittering (kontant sal)
• diverse bilag (løn og andre utbetalingar)

1. opningsbalanse
2. rekneskapsførsel (gjennom heile året)
3. årsavslutning (endeleg oppsett av resultat og balanse)

I mindre målestokk kan dette òg gjerast for kvar månad, slik at vi er rimeleg sikre på at resultat for denne månaden er korrekt. Forskjellen på ei månadsavslutning og ei årsavslutning er mellom anna at vi ikkje treng å setje opp balanse for kvar månad.

Mamut og Visma (Avendo) er døme på enkle rekneskapsprogram.