Tidsplanlegging, eller prosjektplanlegging, er eit spennande tema. Det er òg eit eige fag på høgskular. For entreprenørar og husbyggjarar som jobbar med prosjekt det tek lang tid å fullføre, er det avgjerande å planleggje tida godt.
Når du skal arrangere eit stort møte eller seminar eller har fått ansvaret for eit prosjekt, har du nytte av å bruke eit digitalt planleggingsverktøy.
Excel og Google Sheet
I Excel er det malar for planlegging og sporing. Du kan til dømes starte med å bruke malen «Tidslinje med milepælar», eller du kan lage din eigen tidsplan. I Google Sheet finn du òg malar (templates) for prosjektplanlegging. På YouTube er det opplæringsvideoar for mange av malane.
Den mest brukte modellen for tidsplanlegging er det såkalla Gantt-diagrammet. Det blei utvikla i 1910 av amerikanaren Henry L. Gantt, og sidan har det vore ein standard for tidsplanlegging. I eit Gantt-diagram er det éin strek for kvar aktivitet i tidsplanen. Lengda på streken viser kor lenge aktiviteten skal vare, og plasseringa av streken viser når aktiviteten skal utførast.
Når du lagar ein tidsplan i eit rekneark, kan du setje inn aktivitetar i radene og markere tidspunkt i kolonnane. I éin kolonne kan du òg skrive kven som er ansvarleg for kvar aktivitet. Du kan fargekode viktige tidspunkt eller aktivitetar i diagrammet, og du kan leggje inn så mange aktivitetar og tidspunkt du ønskjer. Eit slikt oppsett kallar vi ei matrise.
I planlegginga må du tenkje gjennom når dei ulike aktivitetane skal vere ferdige. Du kan til dømes starte med ein idéutviklingsfase, deretter planleggje, gjennomføre og evaluere.
Eit slikt diagram er nyttig av fleire grunnar. For det første gir det deg eit bilete av kva som må gjerast, og når det må gjerast. For det andre kan du vise tidsplanen til dei du samarbeider med, og til leiaren din. Det er alltid tryggjande for ein overordna å sjå at det er god systematikk i planlegginga.
Datoar som du set inn i diagrammet, kallar vi for milepålar eller etappemål. Ein milepåle indikerer at vi skal jobbe fram til dette tidspunktet med ei oppgåve, som då skal vere ferdig.