Digitale møte har vorte daglegdagse. Vi møtest via digitale program som til dømes Zoom og Google Meet. Om nokre år sit vi kanskje rundt møtebordet i ei virtuell verd, som avatarar. God møteplanlegging er uansett viktig.
Møteførebuingar
Du inviterer møtedeltakarane ved hjelp av ein kalender der du bestemmer tidspunkt. I invitasjonen kan du leggje ved ei saksliste og litt om formålet med møtet. Ut frå kor mange av deltakarane som godtek invitasjonen, kan du sjå kor mange de blir i møtet.
Digitale møte kan bli tekne opp, slik at andre kan sjå dei seinare. Om du vil ta opp møtet, må du seie frå før møtet startar.
Pass på at det er nok lys i rommet, og at du ikkje sit framfor eit vindauge. Då kan du risikere at den du snakkar med, ser deg svært dårleg. Du bør unngå ting i bakgrunnen som avleier merksemda frå det du snakkar om. I mange program kan du velje ein uskarp bakgrunn eller eit bakgrunnsbilete. Kle deg nøytralt, slik du ville ha kledd deg til eit forretningsmøte.
Ikkje sit for nært det innebygde kameraet på datamaskina. Ansiktet ditt vil då bli litt forvrengt, med litt stor nase. Det kan òg vere lurt å plassere skjermen slik at du ser rett inn i han, ikkje ned eller opp. Dette er spesielt viktig ved bruk av eksterne skjermar, for å få «blikkontakt» med den du snakkar med.
Teknisk gjennomgang
Før eit videomøte bør du sjekke at det tekniske fungerer. Verkar lyden, treng du hovudtelefonar/mikrofon? Er nettdekninga god nok? Har alle deltakarane ein nettlesar som taklar programmet? Vêr ute i god tid før eit nettmøte. Det tek alltid lengre tid enn du trur å kome inn og sjekke at alt verkar.
I digitale møte er lyden viktigare enn biletet. Sørg for å ha ein god mikrofon. Bruker du den innebygde mikrofonen i PC-en, bør du vere i eit mindre rom som ikkje gir gjenklang. Unngå bakgrunnsstøy frå stemmer, trafikk eller maskiner. Slå av lydar på datamaskin og telefon.
Gjennomføring
I eit digitalt møte er det spesielt viktig å ha gode køyrereglar.
Forslag til køyrereglar
- Bruk møteleiar som ordstyrar.
- Be om ordet med digital handsopprekking eller i chatten.
- Bruk hovudtelefonar – det gir betre lyd.
- Skru av mikrofonen når du ikkje snakkar.
- Vri mikrofonen litt bort frå munnen – då unngår du pustelydar.
- Presenter deg.
- Snakk tydeleg.
- Vêr medviten på kroppsspråket ditt.
- Bruk skjermdelingsfunksjonen.
- Bruk chattefunksjonen i programmet.
- Skriv referat i eit delt dokument.
Ved å bruke møteleiar som ordstyrar unngår de å snakke i munnen på kvarandre. Alle som ikkje snakkar, bør dempe mikrofonen sin. Lyden blir då betre for alle, og de unngår å høyre pust og sukk frå andre.
Avtal gjerne at de gir eit teikn i kameraet når de vil seie noko, eller at de bruker chatten til å be om ordet. Nokre program har ein eigen rekk-opp-handa-funksjon. Sei namnet ditt når du skal snakke, dersom du ikkje kjenner dei andre på møtet. Vil du stille spørsmål til ein bestemd deltakar, så bruk namnet til vedkommande. Snakk tydeleg og ikkje for fort. La tilhøyraren få tid til å oppfatte det du seier.
For å halde på merksemda til dei du snakkar med, kan det vere ein fordel å vise fram til dømes bilete eller tal via skjermen. Bruk med andre ord gjerne skjermdeling.
Vêr medviten på kroppsspråket ditt – at du gjespar, klør deg i hovudet og strekkjer på kroppen, blir veldig tydeleg på kamera.
Artikkelen er samanfatta på ein humoristisk måte i videoen under.