Skriv ein profesjonell e-post

Før du les

Sjå nærare på desse omgrepa før du les vidare:

E-post

E-post er eit brev eller dokument som blir sendt digitalt via internett.

Krøllalfa

Krøllalfa er eit spesialteikn som er i e-postadresser. Det ser ut som ein sirkel med ein a inni: @.

Emne

Emnet er saka e-posten skal handle om.

Mottakar

Ein mottakar er den som får eller tek imot noko, til dømes den som får tilsendt ein e-post.

Avsendar

Avsendar er den som sender eller gir noko frå seg, til dømes den som sender e-posten.

Kopifelt

Kopifeltet er staden der du kan skrive inn e-postadresser til fleire enn den som er den viktigaste mottakaren av e-posten. Det kan til dømes vere at leiaren din ønsker ein kopi av e-posten du sender til ein kunde.

Blindkopi

Blindkopi er eit felt der du kan skrive inn e-postadressa til personar som skal ha e-posten, utan at det er synleg for andre at personen òg får ein kopi.

Vedlegg

Vedlegg er eit dokument, bilete eller anna som er lagt ved e-posten.

Signatur

Signatur er ei underskrift som viser kven som har skrive e-posten. Det er ganske vanleg at kontaktinformasjon som mobilnummer òg ligg under signaturen i ein e-post.

Korleis ser ein e-post ut?

Ein e-post er eit brev eller eit dokument som blir sendt digitalt via internett. Under er det eit døme på korleis ein e-post kan sjå ut:

• Modelltekst e-post(DOCX)

Språk i ein profesjonell e-post

Når du skriv e-post på jobb, må du tenke ekstra nøye på korleis du skriv. Du representerer arbeidsgivaren din, og då må du ha eit sakleg språk. Du kan bruke fagspråk i e-postar med kollegaer der det er naturleg, men ikkje i e-postar til kundar som kanskje ikkje veit kva orda betyr.

Du må òg tenke over korleis du bruker teikn og emojiar. I ein profesjonell e-post ser det useriøst ut viss du bruker smilefjes.

Kven skal e-posten sendast til?

Du må vite kven du skal sende e-posten til, og kva som er e-postadressa til mottakar. Hugs at e-postadressa skal innehalde spesialteiknet krøllalfa. E-postadressa til mottakar skal stå i til-feltet.

Kva er feltet for kopi og blindkopi til?

Viss det er nokon som bør få ein kopi av e-posten, kan du skrive inn e-postadressene til desse i kopifeltet. Det kan til dømes vere at leiaren din ønsker kopi av ein e-post du sender til ein kunde. Av og til ønsker vi å sende ein kopi av e-posten utan at mottakar ser dette. Då kan vi velje feltet "blindkopi" for e-postadressene til dei som mottakar ikkje treng å sjå.

Emnefelt

Emnefeltet er som ei overskrift på e-posten din. Det skal seie noko om kva e-posten handlar om. Det er viktig å vere presis og få tydeleg fram kva saka gjeld. Døme på presise emne er:

• Kontrakt på leilegheit

• Tilbod på ny bil

Begge døma over får tydeleg fram kva e-posten skal handle om.

Kva skal vere med i ei innleiing?

Starten på ein profesjonell e-post bør vere formell. Det er vanleg å skrive "Hei" i starten av e-posten. Viss du skriv til ein kunde, er det naturleg å skrive fornamn eller både fornamn og etternamn etter "Hei". Viss du til dømes skriv eit nyheitsbrev til fleire kundar, kan du skrive "Kjære kunde" øvst. Så legg du inn to linjeskift, slik at det blir mellomrom mellom starten og sjølve meldinga.

Viss du skal skrive til ein kollega du kjenner godt, kan du berre skrive ordet "Hei" først.

Hovuddel

Hovudpoenget med e-posten bør stå i første avsnitt. Då kjem det raskt fram kva som er det viktigaste å få fram. Det kan til dømes vere:

"Produktet du bestilte, er dessverre utselt. Vi får inn produktet i slutten av april ..."

Avslutning

I avslutninga må du ha med ei vennleg helsing som får fram at e-posten er ferdig. Det er vanleg å avslutte med å skrive "Med vennleg helsing" og så fornamnet og etternamnet ditt. I profesjonelle e-postar er det ofte ein signatur nedst som inneheld kontaktinformasjon til den som sender e-posten.

Vedlegg

Eit vedlegg kan til dømes vere eit dokument, ei rekning eller nokre bilete. Viss du har kjøpt ei leilegheit, kan til dømes kjøpskontrakten ligge som vedlegg. For å legge til eit vedlegg trykker du "Sett inn" og så vel du "Legg ved fil" og lastar opp den rette fila.