Skriftleg kommunikasjon med kollegaer

Før du les

Sjå nærare på desse fagomgrepa før du les teksten:

rapport

Ein rapport er ei skriftleg eller munnleg overføring av viktig informasjon. Døme: Ein sjukepleiar gir ein munnleg rapport til dei som skal på jobb når hen er ferdig med vakta si på sjukehuset.

dokumentere

Å dokumentere er å registrere og skrive noko ned for å ha bevis på det som er gjort.

møtereferat

Eit møtereferat er ei skriftleg oppsummering av kva som blei diskutert og bestemt i eit møte.

mottakar

Ein mottakar er ein som tek imot noko. Døme: Karim sende eit brev til fleire mottakarar.

Skriving på jobb

Sjølv om munnleg kommunikasjon er viktig i stort sett alle yrke, vil det òg vere nødvendig å skrive i mange samanhengar. Til dømes når du skal rapportere om noko som har skjedd på jobb, eller dokumentere noko du har gjort.

I tillegg er det lurt å skrive ned det du eller andre må hugse, som ein beskjed eller noko de har blitt einige om i eit møte. Kanskje får du i oppgåve å skrive eit møtereferat.

Kven er mottakaren?

Målet er at lesaren forstår det du skriv. Tenk derfor på kven som skal lese teksten, før du skriv, og tilpass teksten til mottakaren. Her er det du bør tenke over:

Kva kan kollegaen din frå før?

Når du skriv ein tekst til kollegaer som har same kunnskap som deg om jobben, kan du bruke fagord og uttrykk som de begge forstår. Fagspråket hjelper dykk med å kommunisere presist.

Har ikkje kollegaen same kunnskap som deg? Då bør du skrive enkelt. Viss du bruker fagspråk, må du forklare vanskelege ord. Det kan hjelpe kollegaen din til å forstå meir.

Overskrifter og bilete gjer innhaldet lettare å forstå

Her er fire tips som gjer innhaldet lettare å forstå:

1. Bruk overskrifter som viser kva teksten handlar om, også når du skriv e-post eller beskjedar.

2. Skriv eit tydeleg emne i e-posten, til dømes "medarbeidarsamtale", "lunsjavtale" eller "spørsmål om arbeidstid". Då forstår mottakaren innhaldet med éin gong.

3. Hugs å skrive om det viktigaste først. Det er spesielt viktig dersom det er mykje informasjon i teksten du skriv.

4. Bruk bilete. Skal du forklare ei oppgåve eller ein prosedyre, kan bilete hjelpe mottakaren med å forstå. Eit døme på dette er NRKs artikkel om handvask.
   

Avsnitt gjer det lettare å lese lengre tekstar

Nokre tekstar krev at du skriv mykje. Då er det viktig at du lagar avsnitt. Lag eit avsnitt for kvart tema. Då er det lettare for mottakarane å forstå informasjonen.

Start kvart avsnitt med ei temasetning som fortel kva det handlar om. Så kan du forklare eller gi døme.

I dømet under er rapporten delt inn i tre avsnitt. Avsnitta er delte inn etter tema. Legg merke til at den første setninga i avsnittet er ei temasetning som viser dette. Det første avsnittet handlar om pasienten, det andre handlar om utførte arbeidsoppgåver, og det siste avsnittet gir meir generell informasjon frå avdelinga.

Skrifttype og skriftstorleik

Det er viktig å velje rett skrifttype. Bruk "nøytrale" skrifttypar, som til dømes Arial eller Times New Roman. Ikkje bland ulike skrifttypar og storleikar, då blir det rotete og tungt å lese.

Underskrift er viktig

Det er viktig at mottakaren veit kven som har sendt teksten. Hugs derfor å skrive namnet ditt på tekstar som til dømes skaderapportar og jobbsøknader. Bruk fornamn og etternamn i formelle tekstar. I uformelle meldingar er det nok å skrive fornamn.

I ein skaderapport er det naturleg med både fornamn og etternamn fordi det er ein formell tekst. Mens viss du sender ei melding til ein kollega og spør om de skal ta lunsj saman, så kan berre fornamnet ditt vere nok. Det er ein uformell tekst.