Fagstoff

Dokumenter arbeid

Å dokumentere arbeidet sitt er ein viktig del av mange yrke. Når du dokumenterer, skal du beskrive ganske detaljert kva du har gjort og korleis. Du får bruk for å vite korleis du dokumenterer, når du kjem ut i arbeidslivet.

Mann med tryggingshjelm tek notat. Foto. — I dei aller fleste jobbane må du dokumentere arbeidet du gjer.

Før du les

Desse omgrepa bør du sjå nærare på før du les vidare:

Dokumentere: Å dokumentere er å fortelje kva du har gjort, og kvifor du har gjort det. Når du dokumenterer, beviser du at du har gjort eit arbeid.
Prosess: Her: ein prosess er når noko utviklar seg over tid.
Prosjekt: Eit prosjekt er ofte ei stor oppgåve med mange ulike delar. Eit prosjekt er tidsavgrensa. Det betyr at det startar og sluttar til ei bestemd tid.

Kvifor dokumentere?

Å hugse detaljar er ofte vanskelegare enn vi trur, spesielt når det har gått litt tid. Dokumentasjon handlar om å beskrive kva du har gjort, og kva du planlegg. Spesielt viktig er dette når vi arbeider for andre eller jobbar i team eller med prosjekt.

Når du er elev eller lærling, skal du først og fremst dokumentere for å øve. Læraren kan òg bruke dokumentasjonen til å vurdere kva du kan i faget. Når du seinare skal ut i arbeidslivet, vil dokumentasjonen vere nyttig å vise til når du skal søke jobb. Dokumentasjonen du har gjort, er bevis på kunnskapen din.

Døme på yrke og dokumentasjon

Sveisar i arbeid. Foto. — Jobbar du som sveisar, må du kunne dokumentere at arbeidet er gjort etter reglane.

To personar som jobbar i eit serverrom. Foto. — Jobbar du med IT, skal du antakeleg kunne noko om mange ulike program og system. God dokumentasjon gjer det lettare å halde oversikt.

Tre kokkar som arbeider med mat i eit profesjonelt kjøkken. Foto. — Kor mykje mat trengst, og kor lang tid tek det å lage middag til hundre personar? Ein kokk må planlegge og dokumentere slik at ingenting går gale når det gjeld.

Lærar og elevar i klasserom. Foto. — Som elev skal du både planlegge og dokumentere det du gjer, slik at læraren kan sjekke at du har lært og forstått det som er viktig i faget.

Dokumentasjon av ei oppgåve

Dette bør vere med når du skal dokumentere ei arbeidsoppgåve:

Kva fortel oppdraget at du skal gjere? Beskriv kort.
Plan for arbeidet:
- Når skal oppdraget vere ferdig?
- Kven har ansvar for dei ulike delane av oppdraget? Gjer du alt sjølv, eller er de fleire som gjer oppdraget saman?
- Kva treng du for å utføre oppdraget? Verktøy? Informasjon? Hjelp frå andre personar?
Set opp dei viktigaste trinna i arbeidsprosessen. Hugs å ta med HMS-tiltak og andre vurderingar du gjer undervegs.
Beskriv arbeidet når du er ferdig. Gjekk det slik du planla? Viss ikkje skriv du ned kva som gjekk gale, og kva du kunne gjort på ein annan måte.
Avslutt med å samanfatte. Ta med desse punkta:
1. Kva lærte du?
2. Korleis kan du bruke det du har lært, i den framtidige jobben din?

Oppgåvetypen avgjer kva du bør legge mest vekt på i dokumentasjonen din. Som regel vil det stå i oppgåvebeskrivinga. Du kan òg be læraren om å komme med råd.

Når du skal presentere resultatet av arbeidsprosessen for andre, er det viktig å grunngi korleis vala undervegs har påverka resultatet.

Tre personar lagar fleire lag av modellar på ei datamaskin. Illustrasjon. — Digitalt samarbeid er både vanleg og nyttig i mange prosjekt.

Digital dokumentasjon

Du må kunne bruke digitale verktøy til å dokumentere arbeidsoppgåvene dine. Rapportar kan vere skriftlege med skisser og arbeidsteikningar, eller du kan presentere ved å bruke bilete, video og lydopptak.

I yrkeslivet går mykje av kommunikasjonen over internett. Det er vanleg å dele filer med dei du samarbeider med. Ofte har ein arbeidsplass eigne system for dokumentasjon og fildeling, som du får opplæring i når du begynner i jobben.