Hopp til innhald
Fagartikkel

Service i administrasjonsyrket

I administrasjonsyrket utøver vi service ved å utføre små og store oppgåver for brukarar, kundar og kollegaer. Kommunikasjonen i servicerolla må tilpassast ulike mottakarar i ulike situasjonar. Korleis vi utøver servicerolla, er viktig for omdømet til bedrifta.
Hender ved ein skranke fyller ut eit skjema som ligg ved sida av fleire besøkskort. Foto.
Mange bedrifter har besøkslogg eller krav til registrering. Bilete: SunyawitPhoto / Avgrensa bruksrett

Resepsjon og kundeservice

I bedrifter er resepsjonen og kundeservicen knutepunkt for service og informasjon. Ein service- og administrasjonsmedarbeidar må forvente mange ulike førespurnader frå brukarar, kundar og kollegaer.

I denne rolla kan oppgåvene dine vere

  • å ta imot besøkjande, registrere dei og ta dei med til rette vedkomande i bedrifta
  • å betene telefon og sentralbord
  • å ta imot post og pakkar
  • å svare på spørsmål frå brukarar, kundar og kollegaer
  • å informere brukarar og kundar

I tillegg har nokre service- og administrasjonsmedarbeidarar ansvaret for arkiv, rekvisitalager og kanskje matsal eller kantine.

Å avdekkje behov hos brukaren eller kunden

Oppgåva di er å avdekkje kva ønske og behov dei ulike brukarane og kundane har når dei tek kontakt med resepsjonen eller kundeservice. Ver høfleg og positiv.

Kundar som har klart for seg kva dei vil ha, kan som oftast beskrive behova sine. Viss behova er uklare, kan du stille spørsmål for å få kunden til å gi utfyllande og oppklarande svar.

Det er viktig å tilpasse seg tankegangen til kunden. Ein god servicemedarbeidar prøver å forstå korleis tenester og aktivitetar kan tilpassast kundane. Viss vi kan levere ei teneste som kan dekkje behovet til kunden, løyser vi eit problem for vedkomande.

Å vere servicemedarbeidar for kollegaer

Som administrasjonsmedarbeidar er det forventa at du skal kunne ta på deg oppgåver for kollegaene dine.

Døme 1

Du jobbar i resepsjonen eller i administrasjonen. Bedrifta har ein avtale med ein kunde. Du blir beden om å gjere klart møterommet, og om å ta imot kunden på ein hyggjeleg måte. Oppgåvene dine er då

  • å kontrollere at møterommet er ledig

  • å gjere møterommet klart, med tilgang på kaffi, te og vatn – du må i tillegg avklare om det er forventa at det skal vere matservering

  • å tenkje gjennom på førehand korleis du vil møte kunden – skal du vise kunden rundt i bedrifta, eller skal du berre vise kvar det er garderobe og WC?

  • å smile og vere høfleg mot kunden – du skal representere bedrifta på ein profesjonell måte

Døme 2

Du jobbar med administrative oppgåver innan rekneskap og løn. Det er snart jul, dagleg leiar vil arrangere eit julebord, og du blir beden om å hjelpe til. Det står ikkje i arbeidsskildringa di at du skal arrangere julebord, men det står at du skal kunne ta på deg "diverse administrative oppgåver". Slike oppgåver kan til dømes vere

  • å arrangere julebord, sommaravslutning og andre personalarrangement

  • å organisere seminar eller kurs for tilsette

  • å skrive referat i samband med møte

  • å gjere enkle innkjøp til bedrifta

Relatert innhald