Fagartikkel

Budsjettprosessen

Det er ofte svært vanskelig for en nystartet bedrift å budsjettere det første driftsåret. Man har liten erfaring og derfor lite å sammenlikne med. Men dersom bedriften har drevet noen år, vil resultatregnskapet fra i fjor være det naturlige utgangspunktet for budsjetteringen.

Hender som holder kulepenn og kalkulator. Foto. — Bilde: NTB, Maskot / CC BY-NC-SA 4.0

Hvordan starter vi å budsjettere?

Inntekter

Vi skal se at det er naturlig og nødvendig å starte med å budsjettere inntektene. Inntektene i fjor gir oss en pekepinn om de inntektene vi kan oppnå neste år. Andre forhold som konkurransesituasjonen og markedet spiller også inn i vurderingen.

Har vi hatt inntekter på 1 000 000 kr i fjor, og mener at det er grunnlag for en økning på 10 % neste år, blir regnestykket slik:

1 000 000 kr · 1,10 = 1 100 000 kr

Varekostnader

Når vi har budsjettert inntekten, er det enkelt å regne ut varekostnaden. Varekostnaden er en variabel kostnad som øker og minker i forhold til inntektene. Dersom varekostnaden utgjorde 70 % av inntekten i fjor, kan den være 70 % av inntekten også neste år. Men om vi har fått til en bedre avtale med leverandørene våre, kan vi redusere varekostnaden litt. Skulle vi på grunn av tøff konkurranse bli nødt til å gi større rabatter neste år, må vi justere varekostnaden opp.

I vårt tilfelle var varekostnaden 700 000 kr i fjor, det vil si 70 % av inntekten:

1 000 000 kr · 0,70 = 700 000 kr

Hvis vi beholder den samme varekostnaden i prosent, blir varekostnaden neste år:

1 100 000 kr · 0,70 = 770 000 kr

Faste kostnader

De faste kostnadene er ofte enkle å budsjettere. Her kan det være snakk om små endringer i forhold til fjoråret, noen få prosent opp eller ned. Vi bør sjekke om det blir endringer i husleia, om vi bør øke eller redusere antall ansatte, osv. Slik bør vi vurdere alle de faste kostnadene etter tur.

Har vi budsjettert med høy aktivitet (stort salg), kan de faste kostnadene lett stige. Større aktivitet kan for eksempel slå ut i høyere telefon- og bilkostnader.

Oppsummering

Det er inntektene som er den såkalte flaskehalsen, det er de det er vanskelig å forutsi og styre. Har vi funnet et fornuftig nivå på inntektene, kommer utregningen av kostnadene mye av seg selv.

I tabellen under finner du en oversikt som viser forholdet mellom resultatregnskapet fra i fjor og budsjettet for neste år.

Regnskap		Budsjett
Inntekter – varekostnad		Beregnes ut fra forrige års salg Vi finner forrige års varekost i prosent og bruker samme prosent i budsjettet.
= Dekningsbidrag		Kontrolleres
– personalkostnader – salgs- og administrasjonskostnader – rentekostnader		Beregnes ut fra budsjettert aktivitet Ofte bare små endringer Ofte bare små endringer
= Overskudd		Kontrolleres

Eksempel

utarbeidELSE av budsjett
Regnskap	Endring	Budsjett
5 000 000 – 3 500 000	10 % 10 %	5 500 000 – 3 850 000
= 1 500 000	10 % (ok)	= 1 650 000
– 800 000 – 550 000 – 60 000	5 % 2 % 3 %	– 840 000 – 561 000 – 61 800
= 90 000		= 187 200

Kartet må stemme med terrenget

Har du hørt uttrykket om at kartet må stemme med terrenget? Tenk deg en orienteringsløper som har fått utdelt feil kart. Hun vil verken finne ut hvor hun er eller hvor hun skal.

For at en bedrift skal bruke budsjettet som et «kart» for neste år, må kartet stemme med terrenget. Det må være mulig å finne ut av. Det vil i praksis si at vi må budsjettere på akkurat de samme kontoene som vi bruker i regnskapet. Bare på den måten kan vi sammenlikne det vi har budsjettert, med hvordan det går konto for konto og måned for måned.