Hva er budsjettkontroll?
Normalt er vi ferdige med resultatregnskapet 10–15 dager inn i neste måned. Det innebærer for eksempel at resultatregnskapet for januar måned er ferdig 10.–15. februar. En av de analysene vi da bør gjøre, er å sammenligne resultatregnskapet for januar med resultatbudsjettet for januar. Dette kaller vi å utføre budsjettkontroll, og det er en viktig del av økonomistyringen.
Hvordan gjør vi det?
- Først sammenlikner vi det faktiske resultatet for måneden med det resultatet som er budsjettert for måneden.
- Så ser vi på summen av salgsinntekter mot de salgsinntektene som er budsjettert.
- Videre gjør vi tilsvarende med summene av varekostnader, lønnskostnader og faste kostnader.
- Deretter ser vi på de ulike kategoriene under faste kostnader. Vi konsentrerer oss om de kategoriene der det er store avvik mellom regnskap og budsjett.
Et eksempel på en budsjettkontroll
Det kan være hensiktsmessig å bruke et regneark når vi skal sette opp en budsjettkontroll. Få fram avvikene både i kroner og i prosent. Se oppsettet nedenfor. Det viser budsjettkontrollen for desember måned for en blomsterbutikk.
Budsjett (kr) | Regnskap (kr) | Avvik (kr) | Avvik (%) | |
|---|---|---|---|---|
Salgsinntekter | 450 000 | 500 000 | 50 000 | 11,1 |
Varekostnader | 260 000 | 300 000 | –40 000 | –15,4 |
Bruttofortjeneste |
|
|
| |
Lønn | 78 000 | 80 000 | –2 000 | –2,6 |
Arbeidsgiveravgift | 10 998 | 11 280 | –282 | –2,6 |
Strømkostnader | 1 200 | 1 000 | 200 | 16,7 |
Husleie | 12 000 | 12 000 | 0 | 0,0 |
Avskrivninger | 2 400 | 3 000 | –600 | –25,0 |
Rentekostnader | 800 | 1 000 | –200 | –25,0 |
Sum faste kostnader | 105 398 | 108 280 | –2 882 | –2,7 |
Resultat | 84 602 | 91 720 | 7 118 | 8,4 |
Forklaring på en del utregninger
Utregningen vi gjør for å finne avviket i kroner når det gjelder salgsinntekter, bruttofortjeneste og resultat, er regnskapstall – budsjettall = avvik.
For å finne avviket i kroner når det gjelder kostnadene, bruker vi dette regnestykket: budsjettall – regnskapstall = avvik.
Huskeregel
Et positivt avvik skal være positivt for bedriften.
Et negativt avvik er negativt for bedriften.
Salgsinntekter
Butikken har solgt for 50 000 kroner mer enn budsjettert. Det utgjør en økning på 11,1 prosent. Vi regner økningen i prosent av budsjettallet:
De økte salgsinntektene kan komme av at prisen per produkt har økt, eller av at butikken har solgt flere produkter – eller begge deler.
Varekostnader
Her gjør vi den samme utregningen. Varekostnadene har prosentvis økt noe mer enn salget.
Tenk over
Varekostnadene har i dette eksempelet økt prosentvis mer enn salgsinntektene. Hva kan være grunnen til det?
Bruttofortjeneste (dekningsbidrag)
De økte salgsinntektene har ført til en økning i bruttofortjenesten.
Faste kostnader
Av de faste kostnadene ser vi at det er avskrivningene og rentekostnadene som har størst negativ endring i prosent. De har forverret seg med 25 prosent. Det kan høres mye ut, men her er det viktig å se på hva endringen utgjør i kroner. Siden kronetallene er så lave, trenger vi ikke å bekymre oss over at prosenttallene er høye.
Resultat
Resultatet ble 7 118 kroner bedre enn budsjettert.
Tenk over
Hva synes du om dette resultatet?
Tiltak ved avvik
Ved å utføre budsjettkontroll kan vi følge med på den økonomiske utvikling til bedriften. Finner vi store avvik, er det viktig å reflektere over årsaken til avvikene.
Noen ganger indikerer avvikene en negativ utvikling som vi bør sette inn tiltak for å stanse. Andre ganger er det kanskje et mangelfullt budsjettgrunnlag som er årsaken til avvikene.