Når nye varer kjem til eit varemottak, skal dei som tek imot varene, gjere ein kontroll:
| Avtale | Kontroll av |
|---|---|
| Kjøpsavtalen mellom seljar og kjøpar | at alle ordrar er leverte komplette og feilfrie |
| Transportavtalen mellom avsendar, fraktførar og mottakar | at ingen sendingar har transportskade |
Tabell: Kontrollar i eit varemottak.
Kontroll av kjøpsavtale
Når vi kontrollerer ein ordre i eit varemottak, kontrollerer vi at kjøpsavtalen mellom seljar og kjøpar er innfridd.
Saman med varene er det normalt ein pakksetel som viser alle artiklane for kvar ordre vi tek imot. Vi kan bruke pakksetelen som grunnlag for kontroll. I så fall kryssar vi pakksetelen mot alle varene som kjem i ei sending, kolli for kolli. Når vi seinare får fakturaen, kryssar vi på ny pakksetelen mot fakturaen.
Denne måten å kontrollere kjøpsavtalen på inneber to kontrollar – først kryssing av pakksetelen mot varene ein har teke imot, deretter kryssing av pakksetelen mot fakturaen. Om vi har fakturaen frå leverandøren tilgjengeleg, kan vi komme unna med éin kontroll ved å kontrollere varene i ei sending direkte mot fakturaen. Då kryssar vi av direkte i fakturaen, kolli for kolli.
Ein annan måte å gjere kontrollen på som sparer endå meir arbeid, er å skanne varenummera frå ulike sendingar elektronisk mot kjøpsavtalane. Ein del bransjar har teke i bruk slike løysingar, andre held på å innføre dei.