Kvifor arrangere ein event?
Ein av hovudgrunnane til at ein har ein event, er det sosiale. Arrangement i form av sommarfestar, julebord og jubileum blir ofte haldne for å gi noko tilbake til medarbeidarane. Likeså er det vel så mange arrangement som dreier seg om fagleg innhald, til dømes konferansar eller foredrag. Mange ønskjer òg å ta underhaldningsaspektet frå dei sosiale arrangementa med på faglege konferansar og foredrag for å live opp ein lang dag i konferansesalen.
Kartlegg detaljane
Det første du må gjere når du planlegg ein event, er å kjenne til hensikta med arrangementet. Kva er det overordna målet? Deretter må du kartleggje kven som kjem. Kven er gjestane? Kven er kunden? Dette fortel veldig mykje om kva slags innhald du kan føreslå. Er det skuleelevar, eller er det forretningsfolk? Unge eller eldre? Tilsette eller kundar? Alle desse tinga er med på å setje ei ramme for kva som vil eigne seg best. Det er viktig å leggje lista der målgruppa er.
Internt eller eksternt?
Skal arrangementet føregå i dykkar eigne lokale, eller skal ein leige eit lokale? Inne eller ute? Er det eit stort arrangement, må de bestille lokale i god tid, gjerne eit år i forkant. Skal de ha ein stor hagefest, gjeld det òg å vere ute i god tid med å leige inn telt, toalett, stolar og bord. Søk på internett og hent inn tilbod, og vel det som passar best. Det er nyttig å hente inn fleire tilbod for å samanlikne prisar og sikre den beste prisen til budsjettet dykkar.
Start frå scratch
Ingen arrangement er like. Har du gjennomført eit godt arrangement éin gong, nyttar det ikkje å tru at du kan kopiere planen og gjere det same neste gong. Du må tenkje frå scratch kvar einaste gong. Igjen gjeld det å tenkje målgruppe og å ikkje gjenta seg sjølv kvar gong. Det kan fort bli keisamt og uinteressant. Du er aldri betre enn det siste du har gjort, og du må ikkje tru du kan leve på suksessen frå i fjor. Han er gløymd.
Få oversikt og lag eit budsjett
Det er viktig å vite kva du driv med, om du skal arrangere ein event, anten det er i stor eller liten skala. Det er mykje du må tenkje på – køyreplan, transport, servering, menyar, teknikk, guiding, informasjon, betaling og påmelding. Dette er berre for å nemne noko, så det er viktig å vere klar over kva som blir kravd når du skal arrangere ein event.
Anten du skal ha julebord, eit møte, ei messe, ein fagkonferanse, produktlansering eller ein annan type markering, er det éin ting som er noko av det aller viktigaste: å halde budsjettet. Det er viktig å lage eit godt budsjett før eventen, slik at du har ei fast ramme å halde deg til heile tida.
Ver fleksibel
Planlegg du eit stort arrangement, kan det dukke opp fleire hindringar undervegs. Då er det viktig å sjå løysingar, og ikkje problem. Ver på vakt, og ver open for at programmet kan endre seg undervegs. Nokre gonger kan det til og med hende at arrangementet blir betre enn du hadde planlagt, på grunn av spontane justeringar du må ta på sparket. Det er viktig å kunne tenkje utanfor boksen!
Planlegg i god tid
Mange arrangement blir planlagde veldig tidleg. Det er vanleg å berekne eit års tid for planlegging av større arrangement, men stort sett er det normalt å berekne 3–6 månader for vanlege arrangement og endå kortare tid for små og mindre arrangement. Det viktigaste er å ikkje utsetje planlegginga, så berekn god tid – då vil du mest sannsynleg gjennomføre eit godt arrangement.
Berekraft
Hugs å tenkje berekraft heile tida. Ta berekraftige val gjennom heile prosessen. Vel kortreist mat om du kan, unngå unødig bruk av plast, og bruk lokale leverandørar. Tenk òg på avfallshandtering om de vel å ha arrangementet utandørs.