Vi arkiverer dokumenter av ulike grunner. For det første gir det oss viktig informasjon om hendelser og beslutninger som bedriften har tatt. Mange dokumenter har informasjonsverdi.
Et annet eksempel kan være om du er nyansatt administrasjonsmedarbeider. Da trenger informasjon om bedriftens produkter, ansatte, økonomi og historie. Når du har tilgang til denne informasjonen, kan du jobbe mer effektivt.
Bedriften arkiverer også viktige juridiske dokumenter som kontrakter, anbud og arbeidsavtaler. Disse dokumentene kan ha betydning for saker som oppstår i framtida, og som bedriften derfor må ta vare på.
I Norge skal alle offentlige virksomheter følge arkivloven og arkivforskriften. Dette kreves for å sikre rettsikkerhet og likebehandling av innbyggerne i det offentlige systemet.
Arkivloven gjelder ikke for private bedrifter. Du vil likevel finne at alle bedrifter har et system for å ta vare på dokumenter.
Du bør diskutere med en kollega i bedriften hvilke dokumenter du skal ta vare på, og hvilke dokumenter du bør ta vare på. Dette er forskjellig for hver enkelt bedrift.
Det fysiske arkivet
Det fysiske arkivet består ofte av mapper, bokser eller hengemapper i skap eller reoler. Mange permer gjelder økonomien og regnskapet, og det kan hende at bedriften fortsatt tar vare på fysiske utskrifter av fakturaer og andre bilag. Mange bedrifter skriver også ut anbud, møtereferater og andre sakspapirer.
Som regel er permene arkivert kronologisk, det vil si etter dato og år, eller alfabetisk. Det kan også være en kombinasjon av dette. Gjør deg kjent med hvordan systemet er der du skal jobbe, slik at du kan finne bilag og dokumenter som du trenger.
Et fysisk arkiv bør holdes til et minimum. Det tar stor plass, og det tar tid å finne det du trenger. Mange bedrifter har derfor en rutine der de skanner fysiske dokumenter inn i det digitale arkivet, for deretter å makulere papirene.
Det digitale arkivet
I offentlige virksomheter
For offentlige virksomheter finnes det digital programvare som er laget for å kunne følge arkivloven og arkivforskriften. Disse sak- og arkivsystemene har krav til innlogging og ofte flere nivåer med tilgang. På nivåer med sensitiv informasjon er det ekstra strengt hvem som har tilgang. I slike systemer er det også lagt til rette for registrering av e‑post rett inn i systemet, slik at relevant informasjon legges på rett person og sak.
I systemene får alle dokumenter sporbare navn og nummer, i tillegg blir søking i mapper loggført. Loggføring av hvem som søker og leser dokumenter skal hindre uvedkommende å lese sensitiv informasjon. Dersom du er inne i arbeidsplassens systemer og leser om personer utenom sakene du jobber med, kan det komme opp et varsel i systemet hos lederen din.
I private bedrifter
For private bedrifter finnes det mange muligheter. I små bedrifter er det kanskje skylagring og en enkel mappestruktur som gjelder, noe lignende det du bruker på skolen.
Større bedrifter bruker skylagring med intranett. På denne måten kan de dele dokumenter og ha tilgang til store og små filer som er nødvendig for å kunne gjøre jobben. I slike systemer kan også regnskap med fakturering og lønn være integrert. Visma er et eksempel på et slikt system.
Arkivering i slike systemer gjøres etter logisk oppbygging av mapper med dokumenter som er gitt sporbare navn og nummer.