Journal
Hvert dokument registreres med et unikt journalnummer. Postjournaler inneholder en oversikt over strømmen av informasjon inn og ut av bedriften. Når det foreligger ny informasjon i en sak, knyttes den til samme journalnummer. Det kan også legges informasjon om sak og person i en journal.
Dokumenter kan identifiseres og knyttes til journalnummer på ulike måter. Det vanligste er å bruke ett av følgende i et nummersystem:
- personnummer
- saksnummer
- kundenummer
- prosjektnummer
Hvorfor skal vi føre journal?
Journaler hjelper oss med å oppfylle kravene til offentlighet i stat og kommune. Det finnes ulike typer journaler. Pasientjournaler inneholder informasjon om en persons helse og er konfidensielle. Postjournaler i offentlige virksomheter er derimot fritt tilgjengelige.
Hovedregelen er at alt som skjer i en sak, skal foreligge skriftlig og være åpent for alle. Slik åpenhet skal sikre at alle behandles lovlig, likt og rettferdig. Journalister bruker postjournaler, for eksempel kommunenes, til å finne nyhetssaker. Dette bidrar til at saker som er av offentlig interesse, blir fulgt opp av mediene.
Noark-standarden
Offentlige virksomheter er pålagt å følge Norsk arkivstandard, Noark. Denne standarden gir retningslinjer for hvordan journaler skal lagres elektronisk. Offentlige virksomheter er pålagt å benytte Noark-godkjente systemer til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokumenter.
Arkiv
Mengden informasjon i en virksomhet øker etter hvert. Det er derfor svært viktig å ha retningslinjer for hvordan vi skal behandle informasjonen. Hva skal tas vare på, hvordan skal det lagres, og hvor lenge? Hva skal slettes når, og hvem skal gjøre det?
Vi må sørge for at dokumentene som handler om det samme, blir lagret på samme måte. Dersom vi ikke har et godt system for dette, risikerer vi at vi ikke finner dokumentene igjen, eller at vi lagrer dobbelt. Det er derfor viktig at dokumenter blir lagret slik at de er søkbare, f.eks. ved å sørge for gode og beskrivende filnavn.
Får vi inn papirdokumenter, er det vanlig å skanne dem og lagre dem digitalt i samme system som de elektroniske dokumentene. På denne måten har vi alt på ett sted.
Orden i papirene
Uansett bransje og arbeidsoppgaver vil vi få bruk for informasjon og dokumentasjon fra virksomhetens arkiv. Her er noen eksempler:
- Sekretæren på advokatkontoret skal forberede en sak for retten og må sørge for at alle dokumentene i saken er klargjort.
- Salgsmedarbeideren i en sportsbutikk skal forberede et tilbud til den lokale fotballklubben og trenger en kopi av den gamle avtalen.
- Resepsjonen trenger å utvide skranken sin og må finne ut hvor de bestilte den de har, og hvilke spesifikasjoner den hadde.
- En ansatt i virksomheten mener at virksomheten ikke har fulgt opp avtalevilkårene fra ansettelseskontrakten, så kontrakten må finnes fram fra arkivet.
- Dokumentasjonssenteret hos Equinor blir involvert i oppfølgingen av en nestenulykke ute på en plattform. Det er nedsatt en granskingsgruppe, og vi må finne all relevant dokumentasjon fra to av underleverandørene.