I denne oppgaven er du ansatt som administrasjonsmedarbeider i Build AS. Dette er en bedrift som både har en nettbutikk for treningsutstyr til hjemmebruk, og som driver fire treningssentre.
Bedriften ble etablert den 1. august i fjor, og de har fortsatt ikke fått alle rutiner på plass. Administrasjonen holder til på Bryne, der de har hovedkontor og lager.
Build AS har i løpet av de to siste månedene åpnet to nye treningssentre i Bergen og Haugesund. Da bedriften ble etablert i august, hadde den ti ansatte, og per i dag jobber det totalt 25 personer i bedriften.
Stabsavdelingen: Ulv Skog, personal, data- og sikkerhetsansvarlig, og du som er administrasjonsmedarbeider
Økonomiavdelingen: Linda Larsen, økonomisjef, og Runar Håkonsen, regnskapsmedarbeider
Salgsavdelingen: Lars Hopeland, markedsansvarlig, Sandra Lilletvedt, salgsansvarlig, og Konrad Lye, selger
Logistikkavdelingen: Jan Gunnar Vea, lagersjef, Vetle Ordrerud, logistikkmedarbeider, og Trine Lise Andresen, sjåfør
Build Bryne: Eli Gangedal, senteransvarlig, og to instruktører
Build Kristiansand: Petter Smart, senteransvarlig, og tre instruktører
Build Haugesund: Laurits Bjørk, senteransvarlig, og en instruktør
Build Bergen: Sindre Falk, senteransvarlig, og fire instruktører
Oppgave 1
Lag en oversikt over hvilke administrative oppgaver du mener bør løses i Build AS.
Hvilke dataprogrammer har de behov for?
Oppgave 2
Bedriften har en del korrespondanse. Ylva Stranger ønsker at bedriften skal fremstå som seriøs og ryddig, og alle brev som sendes ut, skal derfor skrives i tråd med NS4129 og sendes som vedlegg til e-post. Build AS bruker Office 365 og skriver brevene sine i Word.
Ylva vil effektivisere arbeidet med brevskriving. Lag en brevmal i Word med bedriftens kontaktinformasjon i bunnteksten.
Oppgave 3
Lars Hopeland har funnet et nyutviklet produkt han mener kan bli sommerens slager på hjemmemarkedet. Han har forfattet et brev, og han vil at du skal bruke den nye brevmalen til å gjøre det ferdig. Lars Hopeland skal selv skrive under på brevet.
Innholdet i forespørselen
Vårt firma vurderer å selge deres nye produkt, Home slide. Denne skøytebanen for montasje i egen hage ser svært interessant ut.
Før vi går til innkjøp av dette produktet, ønsker vi å prøve det. Vi lurer i den forbindelse på hva dere kan tilby. Vi kan være interessert i å kjøpe et prøveeksemplar til redusert pris, eller dere kan eventuelt komme til oss med produktet, slik at vi kan teste det ut.
Vi er også interessert i et tilbud på kjøp av 10 stk. Home slide for levering i Bryne innen 15. mai d.å.
Vi imøteser deres snarlige svar.
Bruk brevmalen og skriv ferdig forespørselen til Kreativ tank AS, Hans Hansens vei 255, 3021 Drammen.
Oppgave 4
Build AS ønsker å utvide vareutvalget sitt med å selge spinningsykler til hjemmebruk. Ylva Stranger har undersøkt markedet og funnet to leverandører hun vil du skal sende en forespørsel til:
I forespørselen skal du be om tilbud på en spinningsykkel av god kvalitet, til hjemmebruk. Dere ønsker i første omgang å kjøpe åtte sykler, men regner med å bestille flere senere. Du skal be om pris, betalingsbetingelser og leveringsbetingelser. Ylva Stranger skal skrive under på brevene.
Skriv forespørslene til de to leverandørene.
Oppgave 5
Du har nå mottatt tilbudene fra de to leverandørene av spinningsykler.
Tilbud fra Sykkel import AS
Sykkel import AS Grefsenveien 305 0485 OSLO 12. april 202x
Build AS Postboks 90 4340 BRYNE
TILBUD PÅ SPINNINGSYKKEL TIL HJEMMEBRUK
Vi viser til deres forespørsel av 10. d.m., og kan tilby følgende: Sole Fitness SB700
Dette er en spinningsykkel av svært god kvalitet. Denne sykkelen tar liten plass og passer godt til hjemmebruk.
Tekniske fakta: Svinghjul: 22 kg Motstand: trinnløs Justering: Både sete og styre kan justeres loddrett og vannrett. Maskinvekt: 64 kg Maksimal brukervekt: 135 kg Drivsystem: Reima Pedaler: Kombi Fast Garanti: to år
SB700 er forholdsvis lett å flytte på, ikke minst takket være praktiske transporthjul. SB700 passer også for høye brukere. Treningscomputeren har bakgrunnsbelyst skjerm som gjør den lesbar selv i mørket. Siden treningscomputeren er batteridrevet, kan spinningsykkelen plasseres fritt, uavhengig av strømuttak. Styret har doble vannflaskeholdere. Veil. utsalgspris inkl. mva. er kr 11 500,-
Pris (ekskl. mva.): kr 6 200,- per sykkel Leveringsvilkår: fritt tilsendt ved kjøp av flere enn tre sykler Leveringstid: i løpet av april måned Betalingsvilkår: 30 dagers kreditt 2 prosent rabatt ved kjøp av minimum åtte sykler
Tilbudet gjelder ut april d.å. Vi takker for forespørselen og håper dere finner tilbudet akseptabelt.
Med vennlig hilsen Sykkel import AS
André Soltorp salgskonsulent
Tilbud fra Sportsgrossisten As
Sportsgrossisten AS Finnbråtavegen 61 2080 EIDSVOLL 13.04.202x
Build AS Postboks 90 4340 BRYNE
TILBUD
Vi takker for forespørselen om spinningsykkel og foreslår følgende sykkel som et godt valg til en hjemmesykkel av god kvalitet:
Christopeit Sport XL2
Svinghjul: 15 kg Motstand: trinnløs Justering: Setet kan justeres loddrett/vannrett, og styret kan justeres loddrett. Maskinvekt: 43 kg Maksimal brukervekt: 130 kg Drivsystem: kjede Pedaler: standard Garanti: tre år
XL2 har et godt design, en solid konstruksjon og en høy maskinvekt i sin prisklasse. Det betyr at sykkelen er stabil å sitte på så lenge man ikke er altfor høy. XL2 har en enkel treningscomputer, noe man vanligvis bare finner på dyrere sykkelmodeller. XL2 er en spinningsykkel som gir mye for pengene. Veiledende utsalgspris er kr 5 190,- inkl. mva.
Vi takker for forespørselen og ser frem til å motta deres bestilling.
Med vennlig hilsen Sportsgrossisten AS
Sandra Ålgård markedsansvarlig
Sammenlign de to tilbudene når det gjelder kvalitet/funksjon, priser, betalingsbetingelser og leveringsbetingelser.
Foreslå hvilken leverandør du mener dere bør velge. Begrunn forslaget.
Oppgave 6
Siden bedriften er nokså nyoppstartet og har vokst mye på kort tid, begynner det nå å bli et problem at de ikke har etablert gode rutiner for dokumentbehandling. Dokumentmengden er økende, og det er mange av de ansatte som hver for seg sitter på mye informasjon som bør være tilgjengelig for alle.
Foreslå rutiner for behandling av innkommende og utgående post. Dette kan være brev, e-post, bransjemagasiner, aviser, reklame og pakker.
Foreslå hvilke arkivsystemer og klassifikasjonssystemer bedriften har behov for.
Lag retningslinjer for arkivene. Hva skal lagres, hvor og hvor lenge?
Oppgave 7
Konrad Lye har i dag mottatt en reklamasjon på en leveranse av boksehansker, se vedlagt brev. Bedriftens praksis er å strekke seg så langt som mulig for å gjøre kundene fornøyde. Kunden får i dette tilfellet et nytt produkt og kan i tillegg beholde det skadede produktet.
Reklamasjon på boksehansker
Lasse Finkel Arnegårdsveien 65 3511 HØNEFOSS 13.04.202x
Build AS Postboks 90 4340 BRYNE
REKLAMASJON PÅ BOKSEHANSKER
Jeg viser til ordrenr. 2550 av 5. april d.å., ett sett boksehansker størrelse 9.
Da jeg mottok hanskene i går, viste det seg at de var svært skitne. De er fulle av svarte flekker som ser ut som oljesøl.
Jeg ønsker å få tilsendt nye hansker snarest, og jeg vil at dere skal sende meg returemballasje og dekke frakten for retur av de sølete hanskene. Det er veldig irriterende at jeg skal ha så mye bryderi med dette.
Hilsen
Lasse Finkel
Skriv «Svar på reklamasjon», og informer om at ny vare blir sendt i dag. Brevet skal underskrives av deg.
Hvor vil du arkivere brevene som angår reklamasjonen?
