I forbindelse med ordremottak og bestillinger produseres det en rekke dokumenter som en bedrift må holde styr på. Vi skal her se nærmere på hvilke dokumenter dette er, og hva som er arbeidsgangen i forbindelse med dem.
Motta ordre
Når bedriften får inn en ordre, betyr det at den har solgt noe – det kan være en vare eller en tjeneste. En bedrift som mottar mange ordrer, har gjerne et ordrebehandlingssystem. Et slikt program er en viktig del av bedriftens logistikk. Programmet holder styr på hvilke varer som er på vei inn, hvor mye som er på lageret, hvor mye som er på vei ut, og hvor mye det er mulig å reservere.
Et ordrebehandlingssystem kan være en integrert del av et større system. Mange bedrifter bruker et ERP-system (Enterprise Resource Planning). Et slikt system integrerer oppgavene innenfor økonomi og regnskap, lager og logistikk, innkjøp, kundebehandling og personale.
Ordrebekreftelse
Når en ordre mottas, er det vanlig å sende ut en ordrebekreftelse. Ordrebekreftelsen inneholder en oversikt over hva som er bestilt. Den som har bestilt varene, må kontrollere at ordren stemmer overens med bestillingen. Ordrebekreftelsen informerer gjerne om hvorvidt varene er på lager, og ofte om tidspunktet for levering.
I et digitalt system vil en ordrebekreftelse vanligvis genereres automatisk og sendes til kundens e-postadresse. Som et ledd i servicen vil en del bedrifter sende med en lenke for sporing av pakken sammen med ordrebekreftelsen. På den måten kan kunden få oversikt over hvor langt behandlingen av ordren er kommet, og når varene kan ventes levert.
Frakt
Når ordren er mottatt, må den behandles ved at varene plukkes, pakkes og sendes til kunden. Hvordan varene sendes, kan variere mye. Bedriften kan velge å distribuere varene med f.eks. Posten Norge, eller den kan kjøpe leveringstjenester av ulike fraktselskaper eller frakte varene selv.
Mange bedrifter ønsker å ha et miljøvennlig perspektiv på driften av virksomheten. Valg av fraktalternativer vil i den sammenheng være viktig. En bedrift som viser samfunnsansvar og velger en bærekraftig leveringsløsning for frakt og/eller emballasje, vil kunne tjene på dette i form av positiv omtale og velvilje fra både kunder, leverandører, ansatte og samfunnet for øvrig.
Pakkseddel
Når varene sendes ut, legges det ved en pakkseddel. Pakkseddelen viser hvilke varer som leveres. Mottakeren må kontrollere at pakkseddelen stemmer overens med varene som er levert, og med ordrebekreftelsen. Dersom varene sendes med et fraktselskap, vil det gjerne følge med et fraktbrev. Dette kan være i tillegg til eller i stedet for en pakkseddel. Fraktbrevet inneholder opplysninger om leveringsbetingelser og varenes spesifikasjoner.
Faktura
I noen tilfeller må kunden forhåndsbetale ved bestilling, men det vanligste er at faktura sendes ut samtidig med varene. Det er viktig å være effektiv når man sender ut fakturaer, slik at innbetalingen kommer så snart som mulig. Bedrifter som er sene med å sende ut fakturaer, kan risikere å få likviditetsproblemer. Det vil si at bedriften får problemer med å betale for sine egne forpliktelser.
Bestillinger
Før vi skal foreta bestillinger, er det mange ting som bør vurderes. Hva skal bestilles? Hvor mye skal vi bestille? Hvem skal vi bestille fra – skal vi stille prinsipielle krav til leverandørene? Hva skal vi legge mest vekt på med hensyn til pris, kvalitet og bærekraft? Skal vi støtte lokale eller nasjonale virksomheter? Skal vi velge miljøvennlig varetransport? Skal vi stille krav til miljøvennlig emballasje? Skal vi legge vekt på kortreiste produkter?
Dette er spørsmål vi bør ha stilt oss når vi planlegger bedriftens markedsstrategi. Strategien bør deretter innarbeides i leverandørkravene.
Hvis vi står mellom to eller flere leverandører som oppfyller kravene i strategien vår, må vi vurdere disse opp mot hverandre. Vi ser da på betingelser som gjelder
- pris og mengde
- betalingsbetingelser
- leveringstid
- kvalitet og levetid
- driftskostnader for innkjøpte produkter (f.eks. en skriver/kopimaskin)
- eventuelle serviceavtaler
- frakt og forsikring
I noen tilfeller vil en leverandør stille krav til oss som betingelse for å bli vår forhandler. Det kan være at vi må bestille en minstemengde av varene/tjenestene eller bestille varer for en minstesum. Det kan også være at leverandøren stiller krav til f.eks. avfallshåndtering, bruk av transporttjenester eller bruk av dataløsninger. Noen leverandører vil ønske at vi skal binde oss over tid, f.eks. fem år.
Rammeavtale
I større virksomheter er det ofte forhandlet fram en rammeavtale som du må forholde deg til. En rammeavtale er en avtale om framtidige kjøp av en type produkter. For eksempel kan en bedrift ha en rammeavtale om PC-er. Da er det inngått en avtale om pris- og leveringsbetingelser med en leverandør.
Når bedriften trenger en ny PC, kjøper de den hos denne leverandøren til de betingelsene som er gitt i avtalen. På denne måten slipper bedriften å forhandle om pris for hvert enkelt kjøp.
Rammeavtaler er gjerne gunstige avtaler som vi får på betingelse av at vi i løpet av en periode handler inn større mengder. I slike tilfeller er vi ofte forpliktet til å bruke denne leverandøren. I offentlige virksomheter er det strenge krav til innhenting av anbud i forbindelse med større innkjøp. Bestemmelsene om dette finner vi i lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven).
Virksomhetens stillingsinstrukser bør vise hvem som har ansvaret for innkjøp. Som innkjøper bør du planlegge større kjøp i god tid. Du får da anledning til å gjøre deg kjent med markedet og innhente og vurdere tilbudene.