Bestillingsrutiner

Varelageret må ha så riktig størrelse som mulig. Det må romme de rette varene i et fornuftig antall. Størrelsen på varelageret varierer mye fra bransje til bransje og med størrelsen på bedriften.

Noen varer bør kunden kunne få samme dag, andre varer kan de godta leveringstid på.

Et moderne ordreprogram er en viktig del av bedriftens logistikk. Programmet holder styr på hvilke varer som er på vei inn, hvor mye som er på lageret, hvor mye som er på vei ut, og hvor mye det er mulig å reservere. Varestrømmen kan illustreres slik:

Større produksjonsbedrifter har store logistikksystemer og egne innkjøpsavdelinger. I mindre handelsbedrifter er det ofte selgerne selv som gjør de nødvendige innkjøpene, ofte ved hjelp av et ordreprogram med innkjøpsmodul. Programmet kan fortelle hvordan lagersituasjonen er, slik at vi ikke bestiller mer enn nødvendig.

Bestillingene hos leverandørene og pakksedlene knyttet til selve leveransene, bør oppbevares i egne elektroniske mapper. Pakksedlene blir kontrollert og signert når varene ankommer. Den inngående fakturaen kontrolleres i neste omgang mot bestillingen og pakkseddelen.

Bedriften bør ha egen rutine for attestasjon. Det innebærer gjerne at den som har bestilt varen eller tjenesten, godkjenner bilaget sammen med den overordnete ved å signere på den inngående fakturaen.