Varelageret
Varelageret må ha så riktig størrelse som mulig. Det må romme de rette varene i et fornuftig antall. Størrelsen på varelageret varierer mye fra bransje til bransje og med størrelsen på bedriften.
Noen varer bør kunden kunne få samme dag, andre varer kan de godta leveringstid på.
Logistikk
Et moderne ordreprogram er en viktig del av bedriftens logistikk. Programmet holder styr på hvilke varer som er på vei inn, hvor mye som er på lageret, hvor mye som er på vei ut, og hvor mye det er mulig å reservere. Varestrømmen kan illustreres slik:
Innkjøp
Større produksjonsbedrifter har store logistikksystemer og egne innkjøpsavdelinger. I mindre handelsbedrifter er det ofte selgerne selv som gjør de nødvendige innkjøpene, ofte ved hjelp av et ordreprogram med innkjøpsmodul. Programmet kan fortelle hvordan lagersituasjonen er, slik at vi ikke bestiller mer enn nødvendig.
Kontroller og attestasjon
Bestillingene hos leverandørene og pakksedlene knyttet til selve leveransene, bør oppbevares i egne elektroniske mapper. Pakksedlene blir kontrollert og signert når varene ankommer. Den inngående fakturaen kontrolleres i neste omgang mot bestillingen og pakkseddelen.
Bedriften bør ha egen rutine for attestasjon. Det innebærer gjerne at den som har bestilt varen eller tjenesten, godkjenner bilaget sammen med den overordnete ved å signere på den inngående fakturaen.
Eksempel på ordre og vareflyt
- Tilbudet skrives ved at kundens navn og varenumrene hentes i ordreprogrammet.
- Ved akseptert tilbud endres statusen fra tilbud til ordre.
- Ordrebekreftelsen genereres basert på ordren.
- Bestilling hos leverandør lages ved at leverandørens navn og varenumre hentes i ordreprogrammet.
- Pakkseddel genereres basert på ordren.
- Produksjon av fakturaen basert på ordren.
- Regnskapsføringen av inngående faktura, elektronisk fra leverandøren, og dataene blir overført til regnskapet.
- Oppdatering og økning av varelageret basert på data fra bestillingen.
- Regnskapsføringen av utgående faktura ved at dataene fra ordren blir overført til regnskapet.