Distribuere informasjon til mange brukarar

Dei tradisjonelle måtane å distribuere informasjon til mange på er å bruke papir, e-post eller publisering på nett, til dømes intranettet til verksemda. Tidlegare har det vore mest skriftleg informasjon, bilete og illustrasjonar. No er det vanleg å inkludere også video- og lydmateriale i informasjon som skal distribuerast.

Å distribuere informasjon på papir er arbeidskrevjande og kostbart samanlikna med alternativa, men vi skal ikkje avskrive papir heilt likevel. Informasjon som blir motteken på papir, blir ofte oppfatta som viktigare enn noko som kjem på e-post, og det er derfor større sjanse for at informasjonen blir lesen og teken vare på.

E-post er ein effektiv måte å distribuere informasjon på, men metoden er ikkje alltid like føremålstenleg. Dei fleste som arbeider i ei verksemd, får mange e-postmeldingar kvar dag. Viss informasjonen ikkje er aktuell akkurat når brukaren les e-postmeldinga, er det stor sjanse for at meldinga blir arkivert, gløymd eller sletta. Det gjer det vanskeleg for brukaren å finne informasjonen seinare, når han treng han.

Ei moglegheit er å sende informasjonen som vedlegg til ei e-postmelding. Då er sjansane større for at brukaren tek vare på informasjonen, men samtidig krev det ein del ekstra arbeid frå brukaren si side: Ein må laste ned, opne eller eventuelt skrive ut vedlegget før ein kan lese informasjonen. E-post bør derfor helst berre nyttast til å distribuere informasjon som skal brukast med det same.

Publisering på nett er ofte den mest effektive måten å distribuere informasjon på. Metoden er kostnadseffektiv og krev som regel lite arbeid viss verksemda har ei intranettløysing eller tilsvarande informasjonsteneste. Ulempa er at brukarane sjølve må oppsøkje informasjonen når dei treng han. Viss dei ikkje er aktive brukarar av informasjonstenesta, når informasjonen seint eller aldri fram.

Skriftleg informasjon som blir lagd ut på nettsider, bør alltid vere i eit format som kan skrivast ut. Dette er spesielt viktig for prosedyrar der brukaren ønskjer å kunne lese instruksjonane samtidig som han eller ho følgjer dei på maskinen.

Dei siste åra har det blitt meir vanleg å inkludere videoklipp på nettsider. Til dømes korte videogjennomgangar med forklaringsvideoar. Her er det viktig å lage fleire korte videoar som er retta spesifikt mot avgrensa operasjonar, i staden for å lage veldig lange videoar som kan vere vanskelege å finne fram i. Vurder om det er føremålstenleg å leggje videoen inn på sida, eller om du heller bør setje inn ei lenkje til innhaldet på ei aktuell videoplattform.

Det er ikkje føremålstenleg med altfor store forsamlingar viss du skal gå gjennom programvare i plenum. Organiser opplæringa i mindre grupper. Det er ein fordel om fleire personar held kurs. Då kan den eine vise fram på skjerm, og éin eller fleire kan gå rundt og hjelpe til. Opne opp for at deltakarane kan rekkje opp handa og få hjelp undervegs.

Fordelen med opplæring i plenum er at kursdeltakarane kan få hjelp når dei treng det, og det kan vere lettare å kome i gang og forstå informasjonen. Ulempa er at det er tid- og kostnadskrevjande, at brukarane kan ha ulike behov og nivå, og at det ikkje er sikkert alle er til stades. Det som skjer på kurset, skjer der og då, og det kan hende at informasjon går tapt til seinare.

No er det også mange som lagar digital opplæring på nett. Anten ved å sende ut ei kursrekkje på e-post eller ved å leggje ut materiell på ei nettside med videoførelesingar, oppgåver og liknande. Fordelen er at kursdeltakarane sjølve kan velje når dei skal ta kurset eller finne informasjonen på nettsida. Dei kan dessutan lese og spele av informasjonen så mange gonger dei vil. Ulempa er at det krev nettilgang, og at brukaren skjøner kvar han eller ho finn informasjonen, og kva ressursar som er naudsynte når. Det kan vere vanskeleg å få hjelp eller orientere seg, og tekniske løysingar kan vere krevjande for personar som ikkje er så vande med teknologi, eller som har synsutfordringar.