Administrativt arbeid

Administrative oppgåver

Administrative oppgåver inneber mellom anna å svare på førespurnader via telefon, e-post og sms, å registrere og dokumentere pasientinformasjon, å hjelper pasientar og brukarar med timebestilling, å sortere og ekspedere post, å bestille kontorrekvisita og utstyr og å bestille transport og tolk. Administrative oppgåver er grunnlaget for ei effektiv helseteneste, og mykje av dette er knytt til bruk av teknologi.

IKT (informasjons- og kommunikasjonsteknologi)

I helseserviceyrka nyttar du IKT i jobben din. Det inneber at du bruker teknologiske verktøy for å innhente og behandle informasjon og for å kommunisere med pasientar, kundar og samarbeidspartnarar. Som helseservicearbeidar må du ha gode ferdigheiter innan IKT for å kunne jobbe effektivt. Det kan til dømes vere å lære hurtigtastar på tastaturet for å jobbe raskare og samtidig førebygge belastningsskadar i skuldrer, nakke og handledd.

Ulike IKT-system

Teknologiske løysingar er ein naturleg del av kvardagen, og som helseservicearbeidar må du meistre ulike system. Ein stor del av jobben er å bruke verktøy som pc og mobiltelefon for å kunne utføre administrative oppgåver. Her følger døme på korleis ulike teknologiske system blir brukte:

• På legekontoret gjer ulike journalsystem det mogleg for pasientane å sende elektroniske meldingar med spørsmål som du må kunne svare på. Pasientar kan òg bestille time elektronisk i staden for å ringe. I tillegg er det mogleg å gjennomføre videokonsultasjonar mellom pasient og lege via eit IKT-system. Desse løysingane sparer tid og kan redusere behovet for fysisk oppmøte.

• På tannlegekontoret blir IKT brukt til dokumentasjon i pasientjournalar og til å administrere timeboka. Når ein pasient får ein timeavtale, sender systemet automatisk meldingar med innkalling og påminning om timen.

• Portørar bruker ein tenestetelefon for å organisere pasienttransport og logistikk, og dei bruker andre administrative og driftsrelaterte IKT-verktøy for å koordinere transport av pasientar, medisinar og utstyr.

• På apoteket blir det ofte brukt eit kølappsystem for å organisere rekkefølga i kundebehandlinga. Kundane kan òg bestille klargjering av reseptar slik at legemidla anten er klare for henting i apoteket, eller dei kan bestille heimlevering. Dette bidreg til betre arbeidsflyt.

Ekspedisjonsarbeid

Ekspedisjonsarbeid går føre seg bak resepsjonen på legekontor, sjukehus, apotek og tannlegekontor. Her har du ansvar for å registrere pasientar når dei kjem. Du er ofte den første pasientane eller kundane møter, og derfor er det viktig at du registrerer korrekt informasjon i journalsystemet.

Når nye pasientar kjem til tannlegekontoret eller legekontoret, er det viktig å registrere personopplysningar som mellom anna adresse, telefonnummer, kven som er pårørande, medisinar som pasienten bruker eller ikkje skal ha, og tidlegare sjukdom. For faste pasientar må du kontrollere at opplysningane framleis stemmer.

Som helseservicearbeidar svarer du òg på førespurnader via telefon, e-post, sms og elektroniske meldingar. Dette kan vere spørsmål om medisinar, råd og rettleiing eller kontakt med samarbeidspartnarar.

I tillegg kan du ha ansvar for å organisere pasienttransport, til dømes bestilling av taxi, ambulanse eller pasientreiser. Dette gjeld særleg for pasientar som har rett til tilrettelagt transport til behandling.

Når pasientar eller kundar er ferdig med behandling, handterer du betaling. Du må kunne bruke ulike betalingsløysingar som kort, kontant, Vipps, faktura og sms-betaling. Du må derfor ha kunnskap om dei ulike betalingsløysingane som finst på arbeidsplassen. For å sikre at pasientar får ei god oppleving, må òg logistikken fungere godt.

Logistikk

Administrative oppgåver omfattar òg logistikk. Logistikk handlar om å organisere, planlegge, utføre, få og sende varer og tenester. Du har ansvar for å bestille forbruksmateriell og kontorrekvisita, som post-it-lapper, papir, pennar, rekvisisjonar, hygieneartiklar, laboratorieutstyr og legemiddel.

Som helseservicearbeidar har du òg ansvar for varelageret. Når varer kjem, følger det ein pakksetel anten på papir eller elektronisk. Du må sjekke pakksetelen opp mot talet på mottekne varer. Du må prioritere kjølevarer å sikre at dei held rett temperatur, og du skal plassere nye varer bakarst for å sikre at ikkje noko går ut på dato.

Logistikk handlar òg om arbeidsflyt. Det inneber å planlegge dagen slik at arbeidet blir strukturert og effektivt. Til dømes må du finne tid til akutte pasientar i timeboka for å sikre ein god flyt og utføre nødvendige pasientnære analysar før legekonsultasjonen. På den måten slepp legen å vente på resultat etter konsultasjonen, og pasientbehandlinga blir meir effektiv.

Teknologien utviklar seg stadig, og kunstig intelligens bidreg til å effektivisere kvardagen. Til dømes har enkelte apotek installert robotar som finn fram legemiddel, noko som frigjer tid til kundebehandling. Ved å kombinere gode rutinar og teknologi kan helseservicearbeidarar gi pasientane ei trygg og effektiv helseteneste.