Administrativt arbeid

Administrative oppgaver

Administrative oppgaver innebærer blant annet å besvare henvendelser via telefon, e-post og sms, å registrere og dokumentere pasientinformasjon, å hjelper pasienter og brukere med timebestilling, å sortere og ekspedere post, å bestille kontorrekvisita og utstyr og å bestille transport og tolk. Administrative oppgaver er grunnlaget for en effektiv helsetjeneste, og mye av dette er knyttet til bruk av teknologi.

IKT (informasjons- og kommunikasjonsteknologi)

I helseserviceyrkene benytter du IKT i jobben din. Det innebærer at du bruker teknologiske verktøy for å innhente og behandle informasjon og for å kommunisere med pasienter, kunder og samarbeidspartnere. Som helseservicearbeider må du ha gode ferdigheter innen IKT for å kunne jobbe effektivt. Det kan for eksempel være å lære hurtigtaster på tastaturet for å jobbe raskere og samtidig forebygge belastningsskader i skuldre, nakke og håndledd.

Ulike IKT-systemer

Teknologiske løsninger er en naturlig del av hverdagen, og som helseservicearbeider må du mestre ulike systemer. En stor del av jobben er å bruke verktøy som pc og mobiltelefon for å kunne utføre administrative oppgaver. Her følger eksempler på hvordan ulike teknologiske systemer blir brukt:

• På legekontoret gjør ulike journalsystemer det mulig for pasientene å sende elektroniske meldinger med spørsmål som du må kunne svare på. Pasienter kan også bestille time elektronisk i stedet for å ringe. I tillegg er det mulig å gjennomføre videokonsultasjoner mellom pasient og lege via et IKT-system. Disse løsningene sparer tid og kan redusere behovet for fysisk oppmøte.

• På tannlegekontoret brukes IKT til dokumentasjon i pasientjournaler og til å administrere timeboka. Når en pasient får en timeavtale, sender systemet automatisk meldinger med innkalling og påminnelse om timen.

• Portører bruker en tjenestetelefon for å organisere pasienttransport og logistikk, og de bruker andre administrative og driftsrelaterte IKT-verktøy for å koordinere transport av pasienter, medisiner og utstyr.

• På apoteket brukes ofte et kølappsystem for å organisere rekkefølgen i kundebehandlinga. Kundene kan også bestille klargjøring av resepter slik at legemidlene enten er klare for henting i apoteket, eller de kan bestille hjemlevering. Dette bidrar til bedre arbeidsflyt.

Ekspedisjonsarbeid

Ekspedisjonsarbeid foregår bak resepsjonen på legekontor, sykehus, apotek og tannlegekontor. Her har du ansvar for å registrere pasienter ved ankomst. Du er ofte den første pasientene eller kundene møter, og derfor er det viktig at du registrerer korrekt informasjon i journalsystemet.

Når nye pasienter kommer til tannlegekontoret eller legekontoret, er det viktig å registrere personopplysninger som blant annet adresse, telefonnummer, hvem som er pårørende, medisiner som pasienten bruker eller ikke skal ha, og tidligere sykdom. For faste pasienter må du kontrollere at opplysningene fortsatt stemmer.

Som helseservicearbeider besvarer du også henvendelser via telefon, e-post, sms og elektroniske meldinger. Dette kan være spørsmål om medisiner, råd og veiledning eller kontakt med samarbeidspartnere.

I tillegg kan du ha ansvar for å organisere pasienttransport, for eksempel bestilling av taxi, ambulanse eller pasientreiser. Dette gjelder særlig for pasienter som har rett til tilrettelagt transport til behandling.

Når pasienter eller kunder er ferdig med behandling, håndterer du betaling. Du må kunne bruke ulike betalingsløsninger som kort, kontant, Vipps, faktura og sms-betaling. Du må derfor ha kunnskap om de ulike betalingsløsningene som finnes på arbeidsplassen. For å sikre at pasienter får en god opplevelse, må også logistikken fungere godt.

Logistikk

Administrative oppgaver omfatter også logistikk. Logistikk handler om å organisere, planlegge, utføre, motta og sende varer og tjenester. Du har ansvar for å bestille forbruksmateriell og kontorrekvisita, som post-it-lapper, papir, penner, rekvisisjoner, hygieneartikler, laboratorieutstyr og legemidler.

Som helseservicearbeider har du også ansvar for varelageret. Når varer ankommer, følger det en pakkseddel enten på papir eller elektronisk. Pakkseddelen må sjekkes opp mot antall mottatte varer. Du må prioritere kjølevarer å sikre at de holder riktig temperatur, og du skal plassere nye varer bakerst for å sikre at ikke noe går ut på dato.

Logistikk handler også om arbeidsflyt. Det innebærer å planlegge dagen slik at arbeidet blir strukturert og effektivt. For eksempel må du finne tid til akutte pasienter i timeboka for å sikre en god flyt og utføre nødvendige pasientnære analyser før legekonsultasjonen. På den måten slipper legen å vente på resultater etter konsultasjonen, og pasientbehandlinga blir mer effektiv.

Teknologien utvikler seg stadig, og kunstig intelligens bidrar til å effektivisere hverdagen. For eksempel har enkelte apotek installert roboter som finner fram legemidler, noe som frigjør tid til kundebehandling. Ved å kombinere gode rutiner og teknologi kan helseservicearbeidere gi pasientene en trygg og effektiv helsetjeneste.