Administrasjon

Økonomi

Alle verksemder treng nokon til å jobbe med økonomi, og store verksemder har gjerne ei eiga økonomiavdeling. Som servicemedarbeidar kan du bli sett til å hjelpe til med økonomirelaterte oppgåver. Det kan til dømes vere å hjelpe til med å betale rekningar, gjere rekneskaps- og lønnsarbeid, lage budsjett og priskalkylar, eller handtere dokument knytte til innkjøp. Les meir om arbeidsoppgåver som inngår i innkjøp i fagartikkelen "Innkjøpsarbeid"

Personal

På større arbeidsplassar er det ofte ei HR-avdeling (Human Resources) eller ein personalansvarleg som har ansvaret for personaloppfølging. I mindre verksemder kan det vere dagleg leiar, butikksjef eller andre som har ansvar for dette arbeidet.

Som servicemedarbeidar kan du bli beden om å hjelpe til med utlysing av stillingar, jobbintervju og kontroll av referansar. Du kan òg bli involvert i tilrettelegging av både det fysiske og det psykiske arbeidsmiljøet ved arbeidsplassen, som opplæring og kompetanseheving.

Posthandtering, journalføring og arkiv

Kor stort omfanget av dokumenthandtering i samband med post, journalføring og arkiv er, avheng av både storleiken og – ikkje minst – typen verksemd. For eit sjukehus vil dette vere eit omfattande arbeid, mens det for ein liten butikk kan gjerast nokså enkelt.

Som servicemedarbeidar kan du bli beden om å ta imot og fordele post, føre postjournal og utføre arkiveringstenster. Les meir om desse arbeidsoppgåvene i fagartikkelen "Posthandtering, journalføring og arkiv".

IT

Mange verksemder har eigne IT-avdelingar som tek seg av alt frå innkjøp av IT-utstyr, datasikkerheit og tilgangar, til brukarstøtte. Som servicemedarbeidar kan du til dømes få i oppgåve å hjelpe til med brukarstøtte og opplæring i programvare som blir brukt på arbeidsplassen.

Inngangskontroll kan òg vere lagt til IT-avdelinga, og kan vere eit tiltak mot tjuveri, industrispionasje og i verste fall – terrorhandlingar.

Inngangskontroll

I tillegg til tryggingsfunksjonen gir inngangskontroll òg moglegheit for å kople ID-kort til tids- og fråværsregistrering. På sentralbordet kan vi følge med på kva for nokon tilsette som er til stades, og setje førespurnader over til rett person.

Kommunikasjon

Mange verksemder har ei eiga kommunikasjonsavdeling som har ansvaret for både kommunikasjonen internt i verksemda og den eksterne kommunikasjonen ut mot kundar og gjester.

Å oppdatere bedrifta sine web-sider, ta imot førespurnader via desse sidene og følge opp sosiale medium er døme på oppgåver som ofte er kommunikasjonsavdelinga sitt ansvarsområde.

Både på nett og i annan skriftleg kommunikasjon til tilsette, kundar og gjester har det mykje å seie å formulere seg rett. Kva som er viktig å tenke på når det gjeld dette, kan du lese om i fagartikkelen "Skriftleg kommunikasjon".

Kundebehandling

Mange av dei som kontaktar verksemda per telefon, e-post, i sosiale medium eller ved fysisk oppmøte, har deg som det første møtepunktet sitt med verksemda. Førsteinntrykket er viktig, og du må møte alle med same respekt og servicegrad – både leverandørar, postbod, kundar og kollegaer.

Når verksemda har møte eller arrangement, kan du hjelpe til med registrering, teknisk støtte og lett servering.

Arbeider du i resepsjonen for verksemda, kan du få i oppgåve å ta imot og registrere varer. Du kan òg bli tillagd oppgåver ved ein eventuell brann eller ved behov for førstehjelp.

Les meir om rutinar og retningslinjer som skal bidra til god kundeservice i fagartikkelen "Rutinar for kundeservice".