Skriftleg kommunikasjon

Ekstern skriftleg kommunikasjon

Mykje av kommunikasjonen med eksterne på jobb skjer skriftleg. Du må kanskje skrive brev til gjester, e-post til leverandørar, nyheitsbrev til kundar eller blogginnlegg på nettsida til verksemda. Her skal vi sjå på nokre tips du kan bruke for å nå fram med bodskapen din på best mogleg måte.

Du representerer verksemda di

Når du har skriftleg kontakt med ein kunde eller leverandør, er du ein representant for verksemda di. Det du skriv, vil vere med på å gi eit positivt eller negativt inntrykk av heile verksemda. Derfor er det viktig å halde ein vennleg, profesjonell og truverdig tone. Det kan du få til på mange måtar.

Vennlegheit mellom linjene

For det første bør du tenke på korleis du ser for deg mottakaren for å hindre at negative haldningar til mottakar blir liggande mellom linjene. Tenk om ein lærar skreiv ein beskjed til klassen som begynte med: "De kjem sikkert ikkje til å lese dette, men her er ein viktig beskjed om ..."

Les gjerne gjennom det du har skrive, og tenk på korleis det kan bli oppfatta av målgruppa når dei les det. Be òg gjerne nokon andre om å lese gjennom det du har skrive. Dei kan fange opp signal du ikkje ser så godt sjølv.

Gir teksten eit truverdig inntrykk?

Viss avsendaren av ein bodskap ikkje verkar truverdig, vil ikkje bodskapen nå fram. God rettskriving og teiknsetjing, ryddig oppsett og fin layout er noko som gir eit profesjonelt uttrykk. Ein handskribla lapp med kaffiflekkar på vil verke mindre seriøs og påliteleg enn eit oppslag skrive på pc.

Unngå slurv, rot og upassande språk. Viss du veit at du slit med rettskriving, kan det vere lurt å be nokon andre om å lese gjennom det du har skrive før du sender det av garde.

Kven skal lese teksten?

Før du skriv ein tekst i jobbsamanheng, er det lurt å tenke på kven som skal lese han. Du bør ta omsyn til mottakarane når du skriv, og tenke over kva føresetnader dei har for å få med seg innhaldet i teksten din.

Skal du skrive til gjester eller kundar, må du skrive slik at det er mogleg for dei å forstå innhaldet utan å ha fagkunnskapen din. Overskrifter og mellomtitlar bør vise kva avsnitta handlar om, slik at lesaren kan få med seg hovudinnhaldet ved berre å lese desse.

Å skrive på digitale plattformer

Mykje av den skriftlege kontakten med kunden, brukarar og andre eksterne skjer via e-post, på nettsidene for verksemda eller på sosiale medium. Når du skriv på slike plattformer, er det nokre faktorar du må vere klar over.

Fang merksemda

På nettet og på sosiale medium konkurrerer du om merksemda til mottakaren med svært mange andre bodskapar. Derfor blir det ekstra viktig at overskrifta freistar til lesing, og at ho gir ein klar peikepinn på kva teksten handlar om. Pass òg på at det viktigaste står først i overskrifta eller emne-feltet.

Mindre formelt på sosiale medium

Sosiale medium er ei plattform der vi blandar jobb, privatliv og fritidsinteresser. Måten vi kommuniserer på der, liknar ein del på munnleg kommunikasjon, med raske tilbakemeldingar og svar. Derfor kan du vere litt mindre formell når du skriv til kundar på til dømes Facebook, men du må framleis vere i rolla di som tilsett og unngå å vere privat.

Det du skriv, blir liggande ute

Til slutt må du hugse at mykje av det du skriv på nettet, er søkbart. Det kan bli liggande der for alltid og komme opp når nokon googlar deg eller verksemda du jobbar for. På den måten blir det ein del av inntrykket folk får av deg og verksemda di.

Intern skriftleg kommunikasjon

Fordelar med skriftleg kommunikasjon internt

Når du skriv noko ned, er det mykje lettare å komme tilbake til det enn når du berre har sagt det. Derfor er det mange typar situasjonar der det er viktig å bruke skriftleg kommunikasjon internt på jobb.

I møte er det viktig å skrive referat som viser kva de blei einige om, og kven som skal gjere kva for oppgåver. I saker der du er pålagd å dokumentere arbeidet ditt, er det òg viktig at du gjer dette skriftleg. Då kan du vise til dokumentet i ettertid.

Kva slags forkunnskapar har mottakar?

Når det er kollegaer som er målgruppa for teksten din, kan du bruke fagspråk og ha med innhald som føreset at dei har den same fagkunnskapen som du har. Fagspråket kan gjere at innhaldet er lettare å forstå for denne gruppa, sidan fagord ofte er meir spesifikke og presise enn ord i kvardagsspråket.

Viss du tenker at kollegaer utan same fagbakgrunn som deg skal lese teksten, bør du skrive slik at det er mogleg å forstå innhaldet utan å ha fagkunnskapen din. Forklar vanskelege ord og uttrykk viss du må bruke slike. Skriv det viktigaste først, slik du er sikker på at alle får det med seg, sjølv om dei ikkje les heile teksten.

Avsnitt gjer det lettare å lese lengre tekstar

Viss du skal skrive lengre tekstar, som til dømes rapportar, er det viktig å bruke avsnitt. Som ein regel kan du lage eitt avsnitt for kvart hovudpoeng eller tema. Det er mykje lettare å hente ut informasjon når kvart poeng har eit eige avsnitt.

Ryddige avsnitt får du òg viss du innleier avsnittet med ei såkalla temasetning. Resten av avsnittet bruker du då til å utdjupe eller forklare temasetninga. Det gjer du ved å komme med utfyllande informasjon, forklaringar eller døme.

Støy i skriftbiletet

Skrifttypen du vel, påverkar lesbarheita i ein tekst, så unngå å blande for mange skrifttypar og storleikar i same dokument.

Skriv namnet ditt på dokumentet

I mange yrkesrelaterte tekstar er det viktig å vite kven som er avsendaren. Døme på slike tekstar er varemottak, skaderapportar og referat. Hugs derfor alltid å skrive under med namnet ditt, og tittelen din, der det er relevant.

Kan du skrive deg til eit betre arbeidsmiljø?

Som tilsett i ei verksemd kan òg du bidra til å styrke samhaldet i verksemda ved å tenke over korleis du kommuniserer internt med kollegaer. Dette gjer du ved å vere bevisst på å ha ein positiv og profesjonell tone når du skriv dokument som det er meint at kollegaer skal lese.