Posthandtering, journalføring og arkiv

Postjournal

Offentlege verksemder har plikt til å journalføre inngåande og utgåande post. Private verksemder har ikkje ei slik formell plikt, men som ein del av kvalitetssikringa og oppfølginga av kundar, leverandørar og tilsette bør òg private verksemder lage gode rutinar for handtering av alle førespurnader dei får og sender ut.

Offentlege verksemder har gjerne datasystem som kombinerer journalføring, arkivering og saksbehandling. Det gir dei god oversikt over alt av førespurnader, dokument og saksbehandling som gjeld den same saka.

Mange brev blir i dag sende som e-post, men noko blir framleis sende i posten. Når brev blir sende i posten, blir dei gjerne lagde i vindaugskonvoluttar der namnet til mottakaren er synleg i vindauget. På denne måten sparer ein arbeid ved å sleppe å skrive på konvolutten, og ein er sikker på at brevet hamnar hos den riktige mottakaren. Ein må sørge for å arkivere ein kopi av brevet, og brevet må frankerast og journalførast før det blir sendt.

Digital postkasse

Nokre av dei større etatane, som Nav og skatteetaten, har eigne digitale plattformer der brukarane kan logge seg på med MinID og sende og ta imot førespurnader. Dokumenta blir då lagra digitalt for den enkelte brukaren, som kan vere ein privatperson eller ei verksemd.

Adressering

Å adressere vil seie å skrive adresse på det som skal sendast, til dømes på eit brev eller ein pakke. Ei verksemd kan ha fleire ulike adresser, til dømes:

postadresse

Dette er adressa vi har fått tildelt gjennom Posten Noreg. Dette kan vere ei gateadresse eller ein postboks.

besøksadresse

Dette er gateadressa der verksemda ønsker å treffast ansikt til ansikt. Ho blir oppgitt dersom verksemda har lokale på ulike adresser eller har postboksadresse.

leveringsadresse

Denne blir brukt dersom verksemda har bestilt noko som skal leverast av til dømes eit bod. Verksemda har kanskje fleire bygningar og ønsker leveringa til ein bestemd stad.

Konvoluttar

Konvoluttar kjem i ulike storleikar. Ein konvolutt som passar akkurat til eit A4-ark, er ein C4-konvolutt. Ein konvolutt som passar til eit A4-ark som er bretta på midten, er ein C5-konvolutt. Ein konvolutt der A4-arket må brettast tre gonger (som eit trekkspel) for å få plass, er ein E65-konvolutt.

Vi kan få konvoluttar med eller utan vindauge. Dersom vi bruker vindaugskonvoluttar, slepp vi å adressere konvolutten, men må passe på å brette arket slik at adressa til mottakaren er synleg i vindauget. Vindaugskonvoluttar sparer tid og sikrar at brevet kjem til den riktige mottakaren. Det er viktig at adressa er skriven riktig, slik at det ikkje oppstår forseinkingar ved at brevet ikkje kjem fram, eller at det kjem i retur.

Postmottak

Viss du har ansvar for postmottak i ei verksemd, er det viktig at du kjenner reglane for kva post du skal opne, og kva du skal levere uopna til adressaten (mottakaren). Hovudregelen er at dersom namnet til ein privatperson står øvst i adressefeltet, skal du ikkje opne posten. Det same gjeld dersom brevet er merkt "personleg" eller "konfidensielt". Dersom du er i tvil, skal du ikkje opne posten.

Frankering

Frankering vil seie å betale porto – frakt – for eit brev eller ein pakke. Det er viktig at dette blir gjort riktig. Dersom ein betaler for lite porto, vil mottakaren måtte betale straffeporto. Dersom ein betaler for mykje, vil dette vere unødige kostnader for bedrifta. Verksemder som sender ut mykje post, har gjerne ei frankeringsmaskin på kontoret. Det er ei maskin som stemplar porto på konvolutten. Posten Noreg sender i etterkant ut faktura på kor mykje porto som skal betalast.

Internpost

Til post som blir distribuert internt, bruker vi gjerne ein spesialkonvolutt til internpost. Ein slik konvolutt har ein påtrykt tabell og kan ikkje limast igjen. Kvar rute i tabellen blir brukt til éin mottakar. Neste gong nokon bruker konvolutten, blir dette namnet stroke ut, og namnet til den neste mottakaren blir skrive i den neste ledige ruta. Ein slik konvolutt er både miljøvennleg og ressurssparende. Han kan gjerne brukast 60–70 gonger.

Malar

Ei verksemd kan effektivisere arbeidet og kvalitetssikre informasjon ved å bruke malar.

Vi forbind gjerne ein mal med ein modell for korleis ein gjer ting. I samband med dokumentbehandling snakkar vi om dokumentmalar. Dette er dokument som er delvis utarbeidde på førehand, og som sørger for eit standard oppsett. Malane kan innehalde t.d. namnet på verksemda, logo, kontaktinformasjon, overskrifter og leietekstar for innhaldet.

Ein dokumentmal effektiviserer arbeidet. Han er eit hjelpemiddel som sparer kvar enkelt tilsett for arbeid. Han bidreg til at dokument som blir sende ut, har det innhaldet som bør vere med, og at dokumenta ser profesjonelle ut. Dokumenta vil få eit likt grafisk design, og dessutan likt innhald og likt standard oppsett.

Alle bedrifter bør lage seg ein brevmal. Han vil vere eit hjelpemiddel for å kvalitetssikre at naudsynt informasjon er med i alle brev som blir sende ut. Ein brevmal bør lagast med utgangspunkt i reglane for formelt brev etter NS4129.

Journalføring og arkiv

Journal

Kvart dokument blir registrert med eit unikt journalnummer. Postjournalar inneheld ei oversikt over straumen av informasjon inn og ut av bedrifta. Når det finst ny informasjon i ei sak, blir han knytt til det same journalnummeret. Det kan òg leggast informasjon om sak og person i ein journal.

Dokument kan identifiserast og knytast til journalnummer på ulike måtar. Det vanlegaste er å bruke eitt av dei følgande i eit nummersystem:

• personnummer

• saksnummer

• kundenummer

• prosjektnummer

Kvifor skal vi føre journal?

Journalar hjelper oss med å oppfylle krava til offentlegheit i stat og kommune. Det finst ulike typar journalar. Pasientjournalar inneheld informasjon om helsa til ein person og er konfidensielle. Postjournalar i offentlege verksemder er derimot fritt tilgjengelege.

Hovudregelen er at alt som skjer i ei sak, skal ligge føre skriftleg og vere ope for alle. Slik openheit skal sikre at alle blir behandla lovleg, likt og rettferdig. Journalistar bruker postjournalar, til dømes dei frå kommunane, til å finne nyheitssaker. Dette bidreg til at saker som er av offentleg interesse, blir følgde opp av media.

Noark-standarden

Offentlege verksemder er pålagde å følgje Norsk arkivstandard, Noark. Denne standarden gir retningslinjer for korleis journalar skal lagrast elektronisk. Offentlege verksemder er pålagde å nytte Noark-godkjende system til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokument.

Arkiv

Mengda informasjon i ei verksemd aukar etter kvart. Det er derfor svært viktig å ha retningslinjer om korleis vi skal behandle informasjonen. Kva skal takast vare på, korleis skal det lagrast, og kor lenge? Kva skal slettast når, og kven skal gjere det?

Vi må sørge for at dokumenta som handlar om det same, blir lagra på den same måten. Dersom vi ikkje har eit godt system for dette, risikerer vi at vi ikkje finn igjen dokumenta, eller at vi lagrar dobbelt. Det er derfor viktig at dokument blir lagra slik at dei er søkbare, t.d. ved å sørge for gode og beskrivande filnamn.

Får vi inn papirdokument, er det vanleg å skanne dei og lagre dei digitalt i det same systemet som dei elektroniske dokumenta. På denne måten har vi alt på éin stad.

Orden i papira

Uansett bransje og arbeidsoppgåver vil vi få bruk for informasjon og dokumentasjon frå arkivet for verksemda. Her er nokre døme:

• Sekretæren på advokatkontoret skal førebu ei sak for retten og må sørge for at alle dokumenta i saka er klargjorde.

• Salsmedarbeidaren i ein sportsbutikk skal førebu eit tilbod til den lokale fotballklubben og treng ein kopi av den gamle avtalen.

• Resepsjonen treng å utvide skranken sin og må finne ut kvar dei bestilte den dei har, og kva spesifikasjonar han hadde.

• Ein tilsett i verksemda meiner at verksemda ikkje har følgt opp avtalevilkåra frå tilsetjingskontrakten, så kontrakten må finnast fram frå arkivet.

• Dokumentasjonssenteret hos Equinor blir involvert i oppfølginga av ei nestenulykke ute på ei plattform. Det er nedsett ei granskingsgruppe, og vi må finne all relevant dokumentasjon frå to av underleverandørane.