Jobbar du med sal av bilar og skal opne bilutsal på ein ny stad, ønskjer du at potensielle kundar skal vite om deg. Er du teatersjef og vil at folk skal komme for å sjå den nye framsyninga de skal setje opp, må du sørgje for at publikum veit om den. For ikkje å snakke om dersom den etaten eller bedrifta du representerer, har gjort ein grov feil som kan skade omdømmet. Då er det viktig å få positiv merksemd frå media.
Ein vanleg måte å gjere det på er å lage ei pressemelding. Når avis-, radio-, fjernsyn- og internettredaksjonar har omtale av slike saker, kallar vi det redaksjonell omtale. Slik omtale er gull verdt, for han er både meir effektiv, overtydande og truverdig enn den omtalen du lagar sjølv. Dessutan er han gratis! Derfor legg mange kommunikasjonsrådgivarar ned mykje arbeid for å skaffe oppdragsgivaren sin redaksjonell omtale.
Fleire bruksområde
Pressemeldinga har mange bruksområde. Det er derfor ingen fasit på korleis ein skal skrive slike meldingar. Nokre gonger skal meldinga handle om eit nytt produkt, andre gonger skal ho gi uttrykk for ei meining, ho skal klarleggje eit problem, osb.
I det offentlege blir pressemeldinga sett på som ein demokratisk og rettferdig måte å handtere media på. Slike meldingar blir gjerne lagde ut på nettsidene til ein etat under rubrikkane «presse» eller «media». Det er stor variasjon i korleis desse meldingane blir utforma. Sentrale offentlege institusjonar har ein ganske streng og konsekvent måte å skrive pressemeldingar på.
Redaksjonell handsaming
I redaksjonane varierer det korleis ei pressemelding blir handsama. Det er svært sjeldan ein redaksjon publiserer pressemeldinga nett slik ho er skriven. Nokre gonger lagar journalisten ei sak basert på fakta og sitat som står i pressemeldinga, og koplar denne informasjonen saman med annan informasjon. Andre gonger blir pressemeldinga berre brukt som bakgrunnsinformasjon, når journalisten sjølv tek kontakt med avsendaren.
Som oftast blir ikkje pressemeldinga brukt i det heile teke.Sjølv om dei fleste redaksjonane i dag reviderer innsende pressemeldingar, er det likevel vanleg å skrive meldingane som om dei skal «rett på trykk». Det vil seie at du bør bruke ei nøytral og nøktern form, bruke ordrette sitat med referanse til bestemte personar, osb. Men det er ikkje noko poeng å late som du er journalist dersom du ikkje er skikkeleg god! Då er det betre å lage ei «melding til redaksjonen» framfor å prøve seg på ei pressemelding. Ikkje prøv å få partsinnlegget til å sjå ut som noko anna enn det det er! Det er å undervurdere media.
Veg orda dine!
Ei pressemelding bør vere språkleg korrekt. Og du må vege orda dine. Oppdragsgivaren din er avhengig av eit godt omdømme og blir vurdert ut frå dei pressemeldingane som blir sende ut. Dei må vere korte og presise, utan for mykje sjølvskryt, og utan overdriven kritikk mot andre. Det vi skriv, er som klede; det blir lagt merke til både om det er for sjuskete, og om det er for jålete. Studer pressemeldingar på offentlege nettsider, eller nettsidene til store bedrifter, og lær av dei!
Kor lang skal ei pressemelding vere?
Ikkje skriv meir enn ei A4-side. Hugs tittel og namn på avsendar eller kontaktpersonar. Ikkje bland informasjon om kontaktpersonane inn i sjølve teksten. Dersom du har mykje på hjartet, kan du lage ein god ingress og bruke mellomtitlar for å auke lesbarheita. Er meldinga for lang, så lat ho stå på eit eige ark, og lag eit følgjeskriv.