Intern og ekstern informasjon
Først og fremst må vi definere om dette er informasjon til intern eller ekstern bruk, altså til grupper innenfor eller utenfor bedriften.
Interne målgrupper
Bedriftens største interne målgruppe er de ansatte. Informasjon som sendes ut til ansatte, kan være litt uhøytidelig og personlig – i hvert fall når det er positiv informasjon. Du kan bruke e-post, en lukket Facebook- gruppe eller andre interne kommunikasjonsverktøy som Slack eller Teams.
Eksterne målgrupper
Vi deler ofte bedriftens eksterne målgrupper i fire, kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere, offentlige etater og sivilsamfunnet for øvrig.
Kunder
Når du skal informere objektivt til kundene, kan vi si at kunder er en målgruppe. Informasjon om åpningstider er et eksempel på objektiv informasjon. For denne typen informasjon kan vi for eksempel bruke nettsider, Facebook og skilt utenfor butikken. Du må formulere informasjonen korrekt og kortfattet.
Ved salg og markedsføring er kundene som oftest ikke en samlet målgruppe. Kundene deles da opp i primær og sekundær målgruppe. Dette er fordi du i en markedsføringsstrategi må bruke ressurser på den målgruppen som du tjener mest penger på.
En klesbutikk kan for eksempel ha en primærmålgruppe med kunder som følger butikken på Instagram. Denne målgruppen kan for eksempel bli invitert til kundekvelder gjennom en invitasjon på Instagram.
Relatert innhold
Leverandører og andre samarbeidspartnere
Hvis du skal informere leverandører og profesjonelle samarbeidspartnere om en viktig sak, bruker du som oftest e-post. Informasjonen må være saklig og kortfattet, eventuelt med en introduksjon relatert til den rollen leverandører og samarbeidspartnere har overfor bedriften.
Offentlige etater
I kontakt med offentlige etater er det alltid viktig at du som er bedriftens representant, opptrer formelt. Offentlige etater omfatter for eksempel kommunen, skatteetaten, Nav og andre offentlige kontorer. Det er mange ansatte i offentlige etater, så vær sikker på at du sender informasjonen til riktig person. Eventuelt kan du bruke post@etat.no. Da må etaten selv sende informasjonen videre til riktig sted.
Når bedriften skal sende informasjon til en offentlig etat, bruker du ofte e-post. Mange etater har egne skjemaer på nettsidene som du skal fylle ut ved henvendelse til etaten.
Samfunnet ellers
Den siste målgruppen er samfunnet ellers. Dette omfatter også konkurrenter. I slik informasjon vil bedriften gi kort og saklig informasjon uten å skape spekulasjoner. Som regel legges denne informasjonen ut på bedriftens nettsider.
På nettsidene har bedrifter en egen side (Om bedriften) hvor de gjerne fremmer bedriftens verdier og samfunnsansvar. Her vil du for eksempel kunne lese om hvordan bedriften gjør bærekraftige valg.