Ein del av kleda som blir produserte, er standardvare. Dette er til dømes standard uniformer, verneklede, kjeledressar og servitør- og kokkeklede. Dersom kunden ønskjer det, kan desse plagga bli merkte med namnet eller logoen til verksemda. Denne delen av arbeidet blir gjord av skreddarar ved hovudkontoret. Dei tek seg òg av reparasjonar ved behov.
Bedrifta produserer òg klede på bestilling. Då blir kleda designa i samarbeid med kunden for å tilfredsstille behova og ønska deira. Det blir utarbeidd ein prototype ved design- og skreddaravdelinga. Denne blir godkjend av kunden før han blir sett i produksjon i Kina. Ein produksjonsordre må vere på minimum 1000 einingar av eit plagg.
Organiseringa av Plagg AS
Det er totalt 223 tilsette i bedrifta fordelte på desse avdelingane:
- administrasjonsavdeling
- sals- og marknadsføringsavdeling
- avdeling Sverige
- avdeling Finland
- avdeling Danmark
- avdeling Island
- lager- og logistikkavdeling
- design- og skreddaravdeling
- personalavdeling
- økonomiavdeling
- IKT-avdeling
- resepsjon og sentralbord
- kantine
I denne oppgåva skal du løyse arbeidsoppgåver internt i Plagg AS. God service internt i bedrifta vil ha positiv påverknad på kvaliteten på produkt og tenester utetter mot kundar og andre samarbeidspartnarar. I tillegg vil det ha ein innverknad på det psykososiale arbeidsmiljøet.
Del 1 – personalmedarbeidar
HMS – innrei ein kontorarbeidsplass
Du skal innreie eit nytt kontor i økonomiavdelinga, og personalavdelinga får i oppgåve å planleggje innkjøp og tilrettelegging. Teikninga over illustrerer kontoret som skal innreiast.
Aktuelle nettadresser til del 1
Arbeidsplassforskrifta, kapittel 2, https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/2011-12-06-1356
Forskrift om utførelse av arbeid, § 10-23 Krav til datautstyr, https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/2011-12-06-1357/kapittel_3-1#KAPITTEL_3-1
Arbeidstilsynet, Arbeid ved dataskjerm, https://www.arbeidstilsynet.no/tema/ergonomi/arbeid-ved-dataskjerm
Oppgåve 1
Lag ei tilsvarande teikning som den ovanfor, og teikn inn korleis kontoret bør innreiast for éin person. Ta omsyn til eit godt fysisk arbeidsmiljø (lys, støy, luft) og god ergonomi (sjå vedlagde aktuelle lenkjer). Kontoret er 4 x 3 meter, dvs. 12 .
Oppgåve 2
Lag forslag til innkjøp av møblar og utstyr. Du skal òg finne prisar og leverandørar på internett.
Lag ei oppstilling i eit rekneark med følgjande:
- møblar
- kontorutsyr
- leverandørar
- prisar og totalkostnad
Oppgåve 3
Vurder korleis ein godt tilrettelagd kontorarbeidsplass kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.
Del 2 – administrasjonsmedarbeidar
Arrangementsførebuingar
IKT-avdelinga skal halde kurs i det nye CRM-systemet til bedrifta, og det er administrasjonsavdelinga som står for gjennomføringa av arrangementet. Alle tilsette i sals- og marknadsføringsavdelinga må gjennomføre kurset.
Kurset går over tre dagar, 3.–5. mai. Det er 16 tilsette som skal delta, inkludert 8 tilsette frå dei nordiske landa. Kurset vil vere klokka 12.00–16.00 den første dagen, 09.00–16.00 den andre dagen og 09.00–12.00 den tredje dagen. Deltakarane vil få servert mat frå bedriftskantina, og du må finne overnattingsstad til dei tilreisande, totalt 8 personar.
Oppgåve 1
Lag ein invitasjon til dei fem sals- og marknadsføringsavdelingane (vi føreset at alle meistrar norsk). Invitasjonen skal innehalde eit program for dei tre kursdagane med alle opplysningar deltakarane vil ha behov for. Du må bestemme pausetidspunkt og meny og tilby eit sosialt arrangement på ettermiddagen/kvelden dei to første dagane.
Oppgåve 2
Lag ei hugseliste over alt du må hugse på:
- i forkant av arrangementet
- under arrangementet
- etter arrangementet
Oppgåve 3
Vurder korleis eit godt tilrettelagt arrangement, god opplæring og sosiale aktivitetar med kollegaer kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.
Del 3 – resepsjonsmedarbeidar
Tilgangskontroll
Det har blitt oppdaga at personar som har vore på besøk i bedrifta, ikkje har forlate bygningen når besøket er over. Resepsjonen meiner dei må få betre kontroll på kven som slepper inn i bygningen, og når dei forlèt han. Dei meiner det er viktig at vi alltid veit kven som er i bygningen.
Oppgåve 1
Gjennomfør ei risikovurdering, og føreslå tiltak for å førebyggje uønskte hendingar.
Oppgåve 2
Vurder på kva måte god tilgangskontroll kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.
Del 4 – resepsjonsmedarbeidar
Posthandtering og arkiv
All firmapost som blir motteken via post eller e-post, blir journalført og sortert i resepsjonen. Resepsjonen har òg ansvaret for arkivet. Utgåande brev blir òg journalførte, og det blir arkivert digitale kopiar. Bedrifta har likevel ikkje noko system for å registere e-post som blir send direkte til og frå den enkelte tilsette. Dette skaper problem med å finne igjen dokument. Når ein tilsett sluttar i bedrifta, blir e-postkontoen til vedkomande sletta utan at nokon kontrollerer om det ligg dokument der som bedrifta burde ta vare på.
Oppgåve 1
Skriv eit notat til leiinga ved administrasjonssjef Lasse Blom, og gjer greie for problemet. Føreslå kva som bør gjerast, og forklar kvifor. Forklar korleis mangel på eit oversiktleg arkiv kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.
Del 5 – sals- og marknadsføringsmedarbeidar
Vedlikehald og oppfølging av sosiale medium
Plagg AS bruker fleire ulike sosiale medium til informasjon og marknadsføring, men har innsett at dei treng ein gjennomgang av bruken. Dei treng òg klare instruksar for kven som skal ha ansvar for å halde ved like og følgje opp dei ulike media.
Dei har ei nettside, som blir halden ved like av IKT-avdelinga. Men bedrifta har fått tilbakemelding frå kundar om at sida ofte ikkje er bra. Ho inneheld ofte utdaterte eller galne opplysningar. Dersom kundane vil ta kontakt med bedrifta, kan dei sende ein e-post via nettsida.
Dei har ei Facebook-side, som ingen har ansvar for. Det er åtte stykke som har rettar til å publisere, og sida inneheld ei blanding av informasjon til tilsette, kundar og leverandørar.
Ein av dei tilsette i design- og skreddaravdelinga har laga ein blogg. Her blir det lagt ut bilete av produkt og produktdetaljar og dessutan morosame historier om design- og saumprosessen. Bloggen er svært godt likt av dei som følgjer han, men det er det berre tjuefem–tretti personar som gjer.
Leiinga har bestemt at du skal leie ei prosjektgruppe som skal sjå på korleis bedrifta skal bruke sosiale medium i framtida.
Oppgåve 1
Lag eit grunngitt forslag til kva avdelingar som bør vere med i ei slik prosjektgruppe.
Oppgåve 2
Lag ein disposisjon for første møte i prosjektgruppa. Kva ting bør de ta stilling til i prosjektgruppa? Tenk over kva du vil føreslå (men hugs å lytte til dei andre òg).
Oppgåve 3
Vurder på kva måte bruken av sosiale medium kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.
Del 6 – sals- og marknadsføringsmedarbeidar
Etikk og lønsemd
Dagleg leiar i bedrifta, Mina Haukås, har fått ein førespurnad frå ein journalist. Journalisten ønskjer eit intervju om produksjonen ved fabrikken i Kina. Journalisten held på med ein artikkelserie om «lønsemd, etikk og berekraft».
Oppgåve 1
Gi Mina innspel om kva spørsmål ho kan forvente seg.
Oppgåve 2
Vurder kva gevinst berekraftig produksjon kan ha for renommeet til bedrifta.
Oppgåve 3
Vurder på kva måte kvaliteten, servicenivået og lønsemda blir påverka av om produksjonen føregår i Kina, i forhold til om produksjonen føregår i Norden.