Arbeid i førstelinjetenesta

Førstelinjeteneste er eit fellesomgrep som dekkjer både sentralbord, resepsjon og skranke. Alle som kontaktar bedrifta, har medarbeidarane i førstelinjetenesta som sitt første kontaktpunkt med bedrifta. Førstelinjetenesta blir dermed bedrifta sitt ansikt.

Det er svært viktig at medarbeidarar i førstelinjetenesta behandlar alle profesjonelt og høfleg og yter god service. Det gjeld både dei som kontaktar bedrifta per telefon, og dei som møter opp i lokalet.

Alle skal møtast med same respekt og servicegrad – både leverandørar, postbod, kundar og kollegaer.

Døme på oppgåver i førstelinjetenesta

• ta imot og melde frå om besøkjande
• ta imot beskjedar og telefonar
• setje telefonar over til riktig person
• ta imot og fordele post og føre postjournal
• å gjere tilgangskontroll slik at uvedkomande ikkje slepp inn, og ha oversikt over kven som er i bygget
• varemottak

Arbeidsoppgåver i ein hotellresepsjon

Å jobbe i ein hotellresepsjon er litt forskjellig frå andre førstelinjetenester. I ein hotellresepsjon skal du òg ta vare på gjestane dine og sørgje for at dei får eit behageleg opphald. Her har gjesten gjerne sitt første møte med bedrifta, og hovudoppgåva til resepsjonisten er å få gjesten til å velje dette hotellet neste gong òg. Det er òg ein fordel om gjesten kan omtale hotellet positivt i sosiale medium og til dømes på sidene til Tripadvisor.

Det er resepsjonen gjestane går til når dei ønskjer informasjon om og formidling av servicetilbod, transport, aktivitetar og attraksjonar. Resepsjonen er sjølve hjartet i hotellet.

Det er resepsjonen som har oversikta over romma, kva rom som er klare, kven som reiser, og kven som kjem. Resepsjonisten jobbar tett med husøkonomavdelinga, som har ansvar for reinhald på hotellet.

Resepsjonen har òg ansvar for sikkerheitsrutinar, internkontrollrutinar, romnøklar og å føre statistikk over reisande. Desse statistikkane er viktige og blir leverte til Statistisk sentralbyrå. Om de går inn på ssb.no, finn de oversikt over kvar overnattingsgjestane kjem frå, kor lenge dei blir, om det er «business eller pleasure», og når det er mest belegg på overnattingsstaden.

Dei vanlegaste arbeidsoppgåvene for resepsjonen på hotellet er

• inn- og utsjekk av gjestar
• å handtere system for sal og booking
• kommunikasjon med dei andre avdelingane på hotellet, til dømes husøkonomavdelinga, restauranten og kurs- og konferansesenter
• å svare på ønske og spørsmål frå gjestane og leggje til rette for dei
• sal og booking
• å bidra med marknadsføring