Det er berre verksemder med offentlege oppgåver som er pålagde etter arkivlova å ha eit arkiv.
I arkivlova finn vi dei overordna reglane for arkivering. For meir detaljerte reglar må vi sjå i forskrifta til arkivlova. Ho heiter forskrift om offentlege arkiv, men blir ofte berre omtalt som «arkivforskrifta».
Arkivforskrifta
Alle verksemder som er pålagde å følgje arkivlova, skal ha rutinar for å opprette, ta imot, utveksle, arkivere, halde ved like og nytte dokument som skal arkiverast. Rutinane skal mellom anna sikre at
- det kjem fram kven som har oppretta og registrert eit dokument
- dokumentet ikkje kan endrast av uvedkomande
- dokumentet er tilgjengeleg for bruk
Norsk arkivstandard (Noark)
Offentlege verksemder er pålagde å følgje Norsk arkivstandard, Noark. Dette står i arkivforskrifta § 11. Denne standarden gir retningslinjer for korleis journalar skal lagrast elektronisk. Offentlege verksemder skal bruke Noark-godkjende system til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokument. Noark-standarden er utvikla og blir halden ved like av Riksarkivaren.
Tilsyn
Riksarkivaren driv òg rettleiing og fører tilsyn med arkivarbeidet i offentleg sektor og private arkiv av offentleg interesse. Riksarkivaren kan mellom anna krevje å få innsyn i journalsystemet, arkivnøklane og arkivinstruksane til ei verksemd for å godkjenne desse. Vidare kan Riksarkivaren inspisere arkivet og gi verksemda pålegg om å endre rutinane dersom det blir funne avvik frå retningslinjene i arkivlova.
Brot på arkivlova
Vedvarande brot på arkivlova kan straffast med bøter.