Vedtekter

Samarbeidsavtale om Det kommunale oppgavefellesskapet Nasjonal digital læringsarena (NDLA) inngås mellom følgende deltakere:

• Agder fylkeskommune

• Innlandet fylkeskommune

• Møre og Romsdal fylkeskommune

• Vestfold og Telemark fylkeskommune

• Vestland fylkeskommune

• Nordland fylkeskommune

• Rogaland fylkeskommune

• Troms og Finnmark fylkeskommune

• Trøndelag fylkeskommune

• Viken fylkeskommune

Oppgavefellesskapets navn er Det kommunale oppgavefellesskapet Nasjonal digital læringsarena (NDLA).

NDLA (Oppgavefellesskapet) er et kommunalt oppgavefellesskap etter lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), kapittel 19.

De fylkeskommuner som til enhver tid er innmeldt i Oppgavefellesskapet i tråd med lov og ved å innbetale det årlige driftsbidraget, jf. § 4, er deltakere i samarbeidet.

Oppgavefellesskapet er ikke et eget rettssubjekt, men et kontraktbasert arbeidsfellesskap og skal ikke registreres i foretaksregisteret.

Oppgavefellesskapets formål er å utvikle og dele kompetanse, tjenester og teknologi, til nytte for videregående opplæring gjennom å

• produsere, anskaffe og tilby digitale læremidler og læringsressurser, fritt tilgjengelig for elever, lærere og andre for å oppfylle fylkeskommunens ansvar etter opplæringsloven § 3-1

• bidra til samarbeid om læring, undervisning og kompetansedeling

• utvikle teknologi og samarbeid nasjonalt og internasjonalt som støtter opp om formålet

Oppgavefellesskapet gis myndighet til å treffe enkeltvedtak om interne forhold og til å forvalte tilskuddsordninger.

Deltakerne betaler årlig inn midler til drift av Oppgavefelleskapet basert på en enhetspris per elev, multiplisert med elevtallet per 1. oktober året før det aktuelle driftsåret. For 2020 er enhetsprisen 485 nkr.

Representantskapet kan årlig justere enhetsprisen tilsvarende endring i SSBs konsumprisindeks. Årlig indeksregulering skal gjøres med utgangspunkt i indeks for desember måned.

Tidspunkt for årlig innbetaling skjer når elevtallene for året foreligger (mars/april).

Deltakerne må stille arbeidsplass og arbeidsverktøy til disposisjon for ansatte som er tilknyttet og utfører arbeid for Oppgavefellesskapet. Representantskapet kan gi utfyllende retningslinjer.

Deltakerne må stille nødvendige faglige- og administrative ressurser til disposisjon for å sikre god samhandling med Oppgavefellesskapet og øvrige deltakere. Representantskapet kan gi utfyllende bestemmelser.

Den enkelte deltakerens eierandel baseres på det årlige innskuddet, jf. § 4.

Den enkelte deltakerens ansvarsandel for fellesskapets forpliktelser er lik eierandelen, jf. også § 7 tredje avsnitt.

Den enkelte deltakeren har et ubegrenset økonomisk ansvar for sin andel av Oppgavefellesskapets forpliktelser. Til sammen skal andelene utgjøre Oppgavefellesskapets samlede forpliktelser.

Oppgavefellesskapets kreditorer må først gjøre sitt krav gjeldende mot Oppgavefellesskapet. Hvis kreditor ikke får dekket kravet sitt innen 14 dager regnet fra påkrav, kan kreditor kreve den enkelte deltakeren for dennes andel av forpliktelsen. En deltaker som helt eller delvis har dekket sin andel av en fordring på Oppgavefellesskapet, kan straks kreve tilbake utlegget fra Oppgavefellesskapet.

En deltaker som trer ut av Oppgavefellesskapet, har fortsatt økonomisk ansvar for sin andel av de forpliktelsene Oppgavefellesskapet har på det tidspunktet deltakeren trer ut. Det samme gjelder hvis Oppgavefellesskapet oppløses.

Oppgavefellesskapet har ikke myndighet til å ta opp lån eller stille garanti for forpliktelser.

Oppgavefellesskapet skal ha en kontorkommune for Oppgavefellesskapets hovedkontor. Fra 01.01.2020 er Vestland fylkeskommune kontorkommune.

Kontorkommunen er ansvarlig for ledelse, samt administrativ og økonomisk drift av Oppgavefellesskapet. Kontorkommunens oppgaver omfatter blant annet å

• kreve inn og forvalte deltakernes tilskudd til driften av Oppgavefellesskapet

• føre Oppgavefellesskapets regnskap

• arkivere Oppgavefellesskapets dokumenter

• inngå og forvalte avtaler for Oppgavefellesskapet

• ansette daglig leder og andre nødvendige ressurser for å håndtere administrasjon og drift av Oppgavefellesskapet

• gjennomføre informasjon og drøfting i saker som vedrører Oppgavefellesskapet, jf. bestemmelsene i Hovedavtalen.

• behandle varslingssaker om kritikkverdige forhold i Oppgavefellesskapet

• ivareta sekretariatfunksjon for representantskap og styre

Avtaler og andre forpliktelser som inngås eller pådras av kontorkommunen på vegne av Oppgavefellesskapet, og innenfor kontorkommunens oppgaver og ansvarsområder, inngås på vegne av og pådras samtlige deltakere. Ethvert juridisk og økonomisk ansvar som oppstår i forbindelse med kontorkommunens utøvelse av økonomisk og administrativ drift av Oppgavefellesskapet, skal deles mellom deltakerne etter fordelingsprinsippet i samarbeidsavtalens § 5. Denne fordelingen av Oppgavefellesskapets juridiske og økonomiske ansvar gjelder uavhengig av forpliktelsens formelle angivelse av ansvarssubjekt, herunder om det er kontorkommunen som står oppført som avtalepart.

Ansvar for enkeltoppgaver i Oppgavefellesskapet kan tildeles andre samarbeidsdeltakere etter avtale med deltakerfylkeskommunen og vedtak i representantskapet.

Representantskapet kan gjøre vedtak om å skifte kontorkommune eller vertskommune for enkeltoppgaver med tilslutning av minst 2/3 av Representantskapet, jf. § 8, fjerde avsnitt. Skifte av kontorkommune eller vertskommune for enkeltoppgaver må skje med minst ett års skriftlig varsel til daglig leder i Oppgavefellesskapet, gjeldende fra 01.01.

Kontorkommunen kan, etter vedtak i fylkestinget, si opp sitt ansvar som kontorkommune med minst ett års skriftlig varsel til daglig leder i Oppgavefellesskapet, gjeldende fra 01.01.

Vertskommune kan si fra seg tildelte oppgaver med minst ett års skriftlig varsel til daglig leder i Oppgavefellesskapet, gjeldende fra 01.01.

Representantskapet er det øverste organet i Oppgavefellesskapet. Hver deltakers fylkesting eller fylkesråd, jf. § 19-3 i kommuneloven, skal velge ett medlem og ett varamedlem i representantskapet.

Representantskapet velger selv leder og nestleder. Ved nyvalg skal ledervervene gå på omgang mellom deltakerne.

Representantskapets medlemmer og varamedlemmer velges for fire år. Den enkelte deltakeren kan når som helst ved nyvalg skifte egne medlemmer. Nye medlemmer og varamedlemmer velges for resten av valgperioden.

I representantskapsmøte har hver representant én stemme. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, om ikke annet framgår av denne avtalen. Vedtak treffes ved flertall, om ikke annet framgår av denne avtalen.

Representantskapet skal velge et styre for Oppgavefellesskapet.

Representantskapet kan selv opprette andre organer til styring av Oppgavefellesskapet.

Representantskapet møtes én til to ganger i året.

I møtene skal representantskapet blant annet

• godkjenne årsregnskap og årsmelding

• velge styre. Leder og nestleder velges ved særskilt valg. Nestleder skal tre inn ved styreleders fravær og ved inhabilitet

• oppnevne valgkomité til valg av styremedlemmer

• fastsette eventuell godtgjørelse til representantskapets leder, styreleder og -medlemmer

• fastsette Oppgavefellesskapets budsjettramme, jf. § 4

• behandle og gjøre vedtak i saker av stor betydning for Oppgavefellesskapet og/eller for deltakerne

• saker meldt av styret eller deltaker

Representantskapet kan ikke ta avgjørelser som etter kommuneloven ligger til de deltakende fylkeskommunene selv.

Ekstraordinært møte avholdes dersom styret eller minst én av deltakerne krever det.

Innkalling med saksliste og saksdokument sendes medlemmer og varamedlemmer senest én måned før møtet, med mindre annet avtales med leder for representantskapet.

Leder av representantskapet ser til at innkalling skjer i samsvar med samarbeidsavtalen, og at det blir ført protokoll fra møtene i styret.

Representantskapet oppnevner tre medlemmer til valgkomitéen. Medlemmene velges for fire år og konstituerer seg selv.

Valgkomitéens leder ser til at det blir ført protokoll fra møtene i komitéen. Protokollen skal være tilgjengelig for representantskapet.

Representantskapet velger tre til syv styremedlemmer og eventuelt varamedlemmer. Medlemmene velges for inntil fire år.

Medlemmer av styret kan ikke være medlem av representantskapet. Dersom et medlem fra representantskapet velges til styremedlem, må deltakerfylkeskommunen utpeke nytt representantskapsmedlem.

Ett styremedlem med varamedlem velges av og blant medarbeiderne i Oppgavefellesskapet.

Styremedlemmet/varamedlemmet fra Oppgavefellesskapet kan ikke inneha lederfunksjon i Oppgavefellesskapet.

Styret fatter vedtak ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende.

Styret skal se til at driften av Oppgavefellesskapet er i samsvar med formålet, samarbeidsavtalen og andre føringer gitt av representantskapet eller styret selv.

Styret møter etter behov og minst hvert kvartal.

Styret kan ikke fatte beslutninger som etter kommuneloven ligger til de deltakende fylkeskommunene selv, eller som ligger til kontorkommunens ansvarsområde

Styret fastsetter årsbudsjett for Oppgavefellesskapet med bakgrunn i føringer og budsjettrammer vedtatt av representantskapet.

Styret fastsetter mål og planer for Oppgavefellesskapets virksomhet og følger disse opp.

Styreleder er ansvarlig for at oppgaver gitt av representantskapet og styret følges opp av daglig leder.

Styreleder har ansvar for at styrets arbeid er godt dokumentert og gjenspeiler styrets ansvarsområde. Styreleder leder alle styremøter og er bindeledd mellom styrets medlemmer og daglig leder.

Styreleder er daglig leders nærmeste overordnede i alle saker som omhandler Oppgavefellesskapets virksomhet og drift, og som faller inn under styrets ansvarsområder.

Innkalling med sakliste og saksdokumenter sendes styrets medlemmer senest éi uke før møtet.

Styreleder ser til at innkalling skjer i samsvar med samarbeidsavtalen, og at det blir ført protokoll fra møtene i styret.

Kontorkommunen skal, etter innstilling fra styret, tilsette en daglig leder. Daglig leder kan ikke være medlem av representantskapet.

Daglig leder har ansvar for den daglige ledelsen av Oppgavefelleskapet og skal følge retningslinjer og pålegg gitt av styret, representantskapet og denne avtalen.

Daglig leder rapporterer til styret og styreleder i alle saker som omhandler Oppgavefellesskapets virksomhet og drift.

Daglig leder er ansvarlig for at de saker som legges fram for styret, er i samsvar med denne avtalen og vedtak fattet i representantskapet.

Daglig leder har møte-, forslags- og talerett i styrets møter og møte- og talerett i representantskapets møter.

Daglig leder sørger for at Oppgavefellesskapet har godt fungerende sekretariatsfunksjoner for styret og representantskapet.

Daglig leder er ansvarlig redaktør for Oppgavefellesskapet.

Styret kan gi nærmere føringer for hvilke saker styret skal behandle. I saker styret skal behandle, kan daglig leder gjøre vedtak dersom dette er påkrevd før styret selv kan behandle saken. Styret skal i så fall underrettes snarest mulig.

Arbeidstakere som utfører arbeid for Oppgavefellesskapet, har sitt ordinære ansettelsesforhold i de respektive deltakerfylkeskommunene. Disse arbeidstakerne vil engasjeres for Oppgavefellesskapet via frivillige frikjøpsavtaler, hvor de frikjøpes helt eller delvis fra sin ordinære stilling i en definert periode.

Det kan også ansettes arbeidstakere i en av deltakerfylkeskommunene til å utføre arbeid for Oppgavefellesskapet som sin ordinære stilling eller gjennom kortvarige, frivillige engasjementer av begrenset omfang, innenfor arbeidsmiljølovens rammer.

Representantskapet kan vedta retningslinjer for bruk av frikjøp, ansettelse og kortvarige engasjementer i Oppgavefellesskapet.

Det fulle arbeidsgiver- og personalansvaret for arbeidstakere som utfører arbeid for Oppgavefellesskapet ligger til deltakerfylkeskommunen hvor arbeidstakeren er ansatt. Innenfor Oppgavefellesskapets virksomhet og drift har daglig leder i faglig og administrativt for arbeidstakernes tilknyttet Oppgavefellesskapet.

Arbeidstakere rapporterer i det daglige arbeidet til sin nærmeste leder i Oppgavefellesskapet, og nærmeste leder vil ha faglig ansvar.

Deltakere som stiller medarbeidere til disposisjon for Oppgavefellesskapet gjennom frikjøpsavtaler, kan kreve refundert lønnsutgifter og eventuelt reiseutgifter tilknyttet arbeidsoppgaver i Oppgavefelleskapet.

Oppgavefellesskapet ved styrets leder skal rapportere til representantskapets medlemmer innenfor de områder og med den frekvens representantskapet ber om.

Hver deltaker kan med ett års skriftlig varsel til daglig leder, tre ut av Oppgavefellesskapet og denne avtalen. Utmelding kan bare skje gjennom vedtak i deltakerens fylkesting. Det skal ikke betales noen uttredelsessum.

Oppgavefellesskapet kan oppløses gjennom vedtak i representantskapet.

Kontorkommunen har ansvar for at arkiver og andre plikter og rettigheter til Oppgavefellesskapet blir ivaretatt etter at Oppgavefellesskapet er oppløst. Det skal i samband med vedtak om oppløsning oppnevnes et avviklingsstyre som påser og ivaretar ansvaret.

Representantskapet vedtar selv endringer i de delene av samarbeidsavtalen som gjelder andre forhold enn de som er nevnt i kommuneloven § 19-4, fjerde ledd. De enkelte fylkestingene i alle deltakerkommunene skal selv vedta avtaleendringer som gjelder nevnte forhold i kommuneloven § 19-4, fjerde ledd.

Denne avtalen trer i kraft etter nødvending behandling og tilslutning hos deltaker.