Fagstoff

Dokumenter arbeid

Å dokumentere arbeidet sitt er en viktig del av mange yrker. Når du dokumenterer, skal du beskrive ganske detaljert hva du har gjort og hvordan. Du får bruk for å vite hvordan du dokumenterer, når du kommer ut i arbeidslivet.

Mann med sikkerhetshjelm tar notater. Foto. — I de aller fleste jobbene må du dokumentere arbeidet du gjør.

Før du leser

Disse begrepene bør du se nærmere på før du leser videre:

Dokumentere: Å dokumentere er å fortelle hva du har gjort, og hvorfor du har gjort det. Når du dokumenterer, beviser du at du har gjort et arbeid.
Prosess: Her: en prosess er når noe utvikler seg over tid.
Prosjekt: Et prosjekt er ofte en stor oppgave med mange ulike deler. Et prosjekt er tidsavgrenset. Det betyr at det starter og slutter til ei bestemt tid.

Hvorfor dokumentere?

Å huske detaljer er ofte vanskeligere enn vi tror, spesielt når det har gått litt tid. Dokumentasjon handler om å beskrive hva du har gjort, og hva du planlegger. Spesielt viktig er dette når vi arbeider for andre eller jobber i team eller med prosjekter.

Når du er elev eller lærling, skal du først og fremst dokumentere for å øve. Læreren kan også bruke dokumentasjonen til å vurdere hva du kan i faget. Når du senere skal ut i arbeidslivet, vil dokumentasjonen være nyttig å vise til når du skal søke jobb. Dokumentasjonen du har gjort, er bevis på kunnskapen din.

Eksempler på yrker og dokumentasjon

Sveiser i arbeid. Foto. — Jobber du som sveiser, må du kunne dokumentere at arbeidet er gjort etter reglene.

To personer som jobber i et serverrom. Foto. — Jobber du med IT, skal du antakelig kunne noe om mange ulike programmer og systemer. God dokumentasjon gjør det lettere å holde oversikt.

Tre kokker som arbeider med mat i et profesjonelt kjøkken. Foto. — Hvor mye mat trengs, og hvor lang tid tar det å lage middag til hundre personer? En kokk må planlegge og dokumentere slik at ingenting går galt når det gjelder.

Lærer og elever i klasserom. Foto. — Som elev skal du både planlegge og dokumentere det du gjør, slik at læreren kan sjekke at du har lært og forstått det som er viktig i faget.

Dokumentasjon av en oppgave

Dette bør være med når du skal dokumentere en arbeidsoppgave:

Hva forteller oppdraget at du skal gjøre? Beskriv kort.
Plan for arbeidet:
- Når skal oppdraget være ferdig?
- Hvem har ansvar for de ulike delene av oppdraget? Gjør du alt selv, eller er dere flere som gjør oppdraget sammen?
- Hva trenger du for å utføre oppdraget? Verktøy? Informasjon? Hjelp fra andre personer?
Sett opp de viktigste stegene i arbeidsprosessen. Husk å ta med HMS-tiltak og andre vurderinger du gjør underveis.
Beskriv arbeidet når du er ferdig. Gikk det slik du planla? Hvis ikke skriver du ned hva som gikk galt, og hva du kunne gjort på en annen måte.
Avslutt med å oppsummere. Ta med disse punktene:
1. Hva lærte du?
2. Hvordan kan du bruke det du har lært, i den framtidige jobben din?

Oppgavetypen avgjør hva du bør legge mest vekt på i dokumentasjonen din. Som regel vil det stå i oppgavebeskrivelsen. Du kan også be læreren om å komme med råd.

Når du skal presentere resultatet av arbeidsprosessen for andre, er det viktig å begrunne hvordan valgene underveis har påvirket resultatet.

Tre personer lager flere lag av modeller på en datamaskin. Illustrasjon. — Digitalt samarbeid er både vanlig og nyttig i mange prosjekter.

Digital dokumentasjon

Du må kunne bruke digitale verktøy til å dokumentere arbeidsoppgavene dine. Rapporter kan være skriftlige med skisser og arbeidstegninger, eller du kan presentere ved å bruke bilder, video og lydopptak.

I yrkeslivet går mye av kommunikasjonen over internett. Det er vanlig å dele filer med dem du samarbeider med. Ofte har en arbeidsplass egne systemer for dokumentasjon og fildeling, som du får opplæring i når du begynner i jobben.