Arbeid med eksterne aktørar

Bedrifter kan ha mange typar relasjonar med kvarandre, alt etter kva målet med samarbeidet er.

Ei av dei vanlegaste formene for relasjon er når eit firma utkontrakterer (outsource) ein spesifikk aktivitet eller ei oppgåve til ein ekstern person eller ei ekstern bedrift.

Eit døme på dette er utkontraktering av reinhald til ei reinhaldsbedrift. Partane inngår ein avtale som beskriv tenesta som skal leverast, ansvar, teielovnad og kostnad for tenesta. Avtalen kan gå over fleire år, og reinhaldspersonalet komme inn i lokala til bedrifta på bestemde tider.

Eit anna døme er innleige av ein konsulent eller eit konsulentfirma for avgrensa oppdrag, som utvikling av nye nettsider eller hjelp med bedriftsutvikling. I slike tilfelle vil dei eksternt tilsette eller konsulentane komme meir aktivt inn i dei daglege aktivitetane til bedrifta. Slike oppdrag plar vere tidsavgrensa.

Dei vi møter i løpet av arbeidsdagen, ser vi gjerne på som kollegaer eller kundar eller brukarar. Det er naturleg å oppføre seg ulikt mot ein kollega og mot ein kunde. Til dømes vil vi vere meir formelle med ein kunde, og med ein kollega vil vi nok bruke ein annan type humor. Det handlar òg om kva informasjon vi deler, og kva tilgangar vi gir.

Når vi får inn eksternt tilsette eller konsulentar, kompliserer dette situasjonen. Desse menneska er ikkje internt tilsette, men dei skal arbeide saman med oss som kollegaer. Dei høyrer i hovudsak til ei anna bedrift, og dei er som oftast berre innom for ein periode.

Tilgang til informasjon og kommunikasjonskanalar

Internt i ei bedrift har vi tenester der vi lagrar og deler informasjon, og vi har kommunikasjonskanalar vi bruker for å kommunisere med andre tilsette. Eksterne vil i utgangspunktet ikkje ha tilgang til nokon av desse. Vi må derfor anten gi dei tilgangar i interne system og kommunikasjonskanalar, eller vi må lage eigne kanalar for å dele informasjon med dei. Dersom vi ikkje legg til rette for slik deling, gjer det arbeidet for dei eksterne vanskelegare.

Tilgang til bedriftssensitiv informasjon

Bedrifter har informasjon som andre ikkje bør få. Det kan vere av konkurranse- eller omdømmeomsyn. Når eksterne kjem inn i bedrifta, må vi vurdere kva informasjon vi skal og ikkje skal gi tilgang til.

Dette er ikkje fordi eksterne er spesielt uærlege, eller fordi dei mest sannsynleg vil spreie informasjon vidare. Men vi kan ikkje gå ut frå at den eksterne veit kva informasjon som er allment og offentleg kjent, og kva som er internt og hemmeleg. Vi bør derfor avgrense informasjonen vi gjer tilgjengeleg for dei eksterne.

Oppgåvene til dei eksterne

Eksternt tilsette og konsulentar kjem inn i bedrifta for å gjere spesifikke oppgåver. Oppgåvene er førehandsdefinerte i ein avtale mellom partane. Det er som oftast mogleg å gjere justeringar, men verken vi som tilsette eller dei eksterne kan på eige initiativ seie ja eller nei til nye eller andre oppgåver. Det er derfor viktig at vi som internt tilsette set oss inn i kva oppgåvene til dei eksterne er. Viss vi ser andre oppgåver der dei eksterne kan bidra, må vi ta dette via leiaren vår.

Profesjonell åtferd

I jobbsituasjonar bør vi alltid oppføre oss profesjonelt, men vi dannar oss òg internkultur som eksterne kan oppleve som merkeleg eller vanskeleg å stille seg til. Ved å ta dei godt imot og introdusere det indre livet til bedrifta for dei litt etter litt, gjer vi det lettare for dei. Vi må òg hugse på at inntrykket vi gir dei eksterne, tek dei med seg tilbake til bedrifta si.

Anerkjenn spesialkompetansen

Vi hentar inn eksterne fordi vi manglar spesialkompetanse innan eit område. For at dei eksterne skal kunne gjere arbeidet sitt, må vi anerkjenne dei og gi dei moglegheit til å lære om det særeigne i bedrifta. Eksterne vil ikkje kunne gjere forbetringar viss vi ikkje tek dei seriøst og slepp dei til.

Sosiale samanhengar

Når eksterne skal arbeide med oss tett og over lengre tid, bør vi invitere dei til dei sosiale arrangementa i bedrifta. På den måten kan vi bli betre kjende, og dei vil få ein større tilhøyrsel til bedrifta.