Mottak og fordeling av oppdrag

Personen som tek imot og fordeler oppdrag og styrar bilparken i eit transportselskap, blir kalla for transportleiar. Andre titlar som òg blir brukte på denne rolla, er "befrakter" (på bokmål) og trafikk-koordinator. Transportleiarar har ein i transportselskap og hos dei store samlastarane, og det er dei som har den første kontakten med kunden.

Transportleiaren må sørgje for å få alle nødvendige opplysningane når hen får eit oppdrag. Det er opplysningar som laste- og leveringsadresse, eigenskapane til godset – til dømes om det er termogods eller ADR – og ikkje minst mengde og vekt. Transportleiaren må òg sjekke om bedrifta har rett utstyr, og om personellet har rett kompetanse, før hen tek på seg oppdrag.

Oppdraga kjem ofte frå faste kundar som transportøren har kontrakt eller fast avtale med, men det kan òg komme meir sporadiske oppdrag frå kundar som ikkje har noko fast transportbehov eller nokon fast transportør.

Prisen er oftast avtalt på førehand dersom ein har kontrakt på transporten. Finst det ingen kontrakt eller fast avtale, må transportleiaren avtale pris med kunden.

Transportleiaren gjer første del av planleggingsarbeidet og må leggje til rette oppdraga slik at dei er handterlege for sjåførane. Det må mellom anna vere mogleg for sjåførane å utføre oppdraga i samsvar med køyre- og kviletidsreglane.

Transportleiaren må derfor ha mykje kunnskap om lover og reglar som sjåførane må ta omsyn til. Hen må til dømes ha kunnskap om nyttelast på køyretøya, om utstyr og eigenskapar til dei ulike køyretøya og om påbygg og farleg gods. I tillegg må hen ha gode geografikunnskapar.

PC er det viktigaste hjelpemiddelet til transportleiaren. Diverse dataprogram hjelper til med å halde kontroll over oppdrag, bilpark og sjåførar. Transportleiaren har løpande kontakt med kundar og sjåførar via telefon og digital kommunikasjon.

Flåtestyring

Flåtestyring er gjerne det viktigaste verktøyet til transportleiaren. Dette er eit dataprogram som held oversikt over bilparken. Her finst det kart som viser kvar bilane er til kvar tid, med opplysningar om kva sjåførar som køyrer kva bil. Oftast innhentar systemet også opplysningar frå den digitale fartsskrivaren, slik at transportleiaren ser kor mykje køyretid den enkelte sjåføren har til rådvelde. På denne måten kan transportleiaren planleggje og fordele oppdrag mest mogleg effektivt til sjåførane, same kvar i landet dei er, eller kvar i verda for den del. Transportleiaren kan kommunisere med køyretøya via systemet.

Flåtestyringssystemet innhentar òg informasjon frå sjølve køyretøyet, til dømes om dieselforbruk og totalvekt. Det kan òg gi beskjed om når bilane må på service.

Kalkyleprogram og ERP-system

Transportleiaren treng òg eit godt system for prising. Hen bruker gjerne eit kalkyleprogram der alle kostnader ligg inne, slik at hen kan berekne pris ut frå til dømes kilometerdistanse på oppdraget. Mange bedrifter har dessutan eit såkalla ERP-system som samlar alle dataa, som drift, lønn, HMS og så vidare.

Det er ikkje uvanleg at transportleiarar innan vegtransport er tidlegare sjåførar. Det kan ha sine fordelar fordi ein kjenner forholda på vegen, køyretøya og geografien. Det finst òg fagskule- og høgskuleutdanningar som passar godt med transportleiarrolla.

Når transportleiaren har klargjort oppdraga, blir dei sende vidare til sjåføren, anten gjennom flåtestyringssystemet, til skjerm i bilen eller til telefonapp. Munnleg kommunikasjon er òg framleis vanleg, og ofte blir det utarbeidd ei form for lasteliste.