Formelle møte i arbeidslivet

Før du les

Desse fagomgrepa bør du sjå nærare på før du les vidare:

Formelt møte

Eit formelt møte er eit møte med bestemde reglar for gjennomføring.

Uformelt møte

Eit uformelt møte er eit møte der det ikkje er så tydelege reglar for gjennomføring. Det kan til dømes vere eit møte som blir avtalt der og då mellom to kollegaer, fordi det er noko som må ordnast ganske raskt.

Møteleiar

Møteleiaren er den personen som har ansvaret for å leie møtet.

Innleiar

Innleiaren er ein person som seier nokre ord først i møtet og fortel kva heile møtet handlar om.

Møteinnkalling

Ei møteinnkalling er ein formell beskjed om eit møte du bør vere med på. I innkallinga får du mellom anna informasjon om dato, stad og saker.

Møtereferat

Eit møtereferat er ei skriftleg oppsummering om kva som blei sagt og bestemt i eit formelt møte.

Referent

Referenten er den personen som har ansvaret for å skrive møtereferatet.

Signatur

Ein signatur er ei underskrift med fornamn og etternamn. Den som signerer, bekreftar at hen er einig i at det som er skrive, er rett.

Uformelle møte

Vi har mange uformelle møte i arbeidslivet. Dette er samtalar og møte som oppstår litt spontant. I uformelle møte er det ikkje like tydelege reglar som i eit formelt møte. Uformelle møte er ofte brukte for å diskutere idéar eller planlegge småting. Til dømes kan eit uformelt møte vere mellom kollegaer som diskuterer arbeidsoppgåver i lunsjen.

Formelle møte

Vi har òg formelle møte der vi følger reglar for korleis møtet skal gå føre seg. Døme på formelle møte er styremøte, fagforeiningsmøte og avdelingsmøte.

Hensikta med formelle møte er vanlegvis å løyse eit problem eller ta viktige avgjerder. Det er ofte lita tid til diskusjonar, så det er viktig å kjenne reglane slik at deltakarane bruker tida godt.

Kva roller er det i eit møte?

Det er fleire roller i eit møte. Her er typiske roller i eit formelt møte:

Møteleiar

Møteleiaren er den som leier møtet. Hen har ansvaret for at alle får delta og seie det dei ønsker å seie. Møteleiaren passar på kven som skal snakke når, og at møtetida blir halden.

Referent

Referenten er den som har ansvaret for å skrive referat frå møtet.

Møtedeltakarar

Møtedeltakarar er alle som deltek på møtet.

Innleiar

Innleiaren er ein som seier noko innleiingsvis, altså i starten av møtet. Av og til er det møteleiar, men det kan òg vere andre.

Korleis skal du førebu deg til møtet?

Det er viktig å førebu seg godt før eit formelt møte. Alle deltakarar har ansvar for at møtet blir bra.

Fordel oppgåver før møtedagen: Kven leier møtet? Kven innleier til debatt? Kven er referent? I arbeidslivet er det ofte slik at ein avdelingsleiar eller ein leiar leier møtet.

Send innkalling

Den som kallar inn til møtet, bør òg lage ei saksliste og sende denne ut saman med innkallinga til møtet. Finst det informasjon som høyrer til sakene, skal denne leggast ved innkallinga. Då har deltakarane anledning til å førebu seg. Under er det ein mal som viser korleis ei slik innkalling kan sjå ut.

• Innkalling til elevrådsmøte, mal(DOCX)
• Innkalling til elevrådsmøte, mal(PDF)

Slik startar møtet

Møteleiar startar med å godkjenne innkalling og saksliste. Deltakarane kan foreslå endringar eller melde saker til "Eventuelt" no. Referent skriv ned godkjenninga og endringar. Møteleiar passar på at alle får sagt sitt i rett rekkefølge, men må òg passe på tida, slik at møteplanen blir halden.

Behandling av sakene

Møtet startar, og sakene blir behandla i rett rekkefølge. Første punkt er godkjenning av referatet frå førre møte. Kvar sak får ei kort innleiing, anten av møteleiar eller ein annan.

Ved avstemming må vi telje stemmer for, mot, og dei som ikkje stemmer. Det kan vere grunnar til at du eller andre ikkje vil stemme i ei sak, og det er òg greitt. Saker under "Eventuelt" kan ikkje avgjerast på møtet. Desse må takast opp på neste møte, så alle får tid til å førebu seg.

Slik avsluttar du møtet

Det er vanleg at møteleiaren avsluttar møtet med ei kort oppsummering av det som har blitt diskutert og vedteke. I tillegg er det vanleg å avtale tid og stad for neste møte. Til slutt takkar møteleiaren alle deltakarane for frammøtet, altså at dei kom på møtet. Referenten skriv ferdig møtereferatet og sender det til deltakarane så fort som mogleg etter møtet. Under er det ein mal på korleis eit slik møtereferat kan sjå ut.

• Referat frå elevrådsmøte, mal(DOCX)
• Referat frå elevrådsmøte, mal(PDF)