Formell og uformell kommunikasjon
Vi kommuniserer mye, også uformelt. Vi bruker chat eller nettprat, Facebook og Twitter. Det er viktig at du er klar over hvilken rolle du har når du kommuniserer. Skriver du på vegne av bedriften, eller er du privatperson?
Formell kommunikasjon
Formell kommunikasjon er styrt av regler. Du må kjenne disse reglene når du skal kommunisere formelt. For eksempel er det bestemte regler for hvordan et formelt brev eller et offentlig dokument skal settes opp. Når du skal skrive et slikt dokument, må du undersøke hvilke regler som gjelder.
Uformell kommunikasjon
Uformell kommunikasjon er ikke styrt av regler på samme måte som formell kommunikasjon. Du kan for eksempel ha en uhøytidelig og humoristisk tone i et informasjonsskriv til andre ansatte i bedriften.
I markedsføring av produkter til kunder kan bedriften også være uformell og kreativ. Målet med markedsføring er jo å selge produkter.
Brev
Brevpost egner seg godt til formell kommunikasjon. Du må tenke gjennom oppsettet på brevet med adresser, dato og sted, innhold og avslutning. Vi bruker et bestemt oppsett til formelle brev, og det er viktig at dette følges nøye. Brev brukes gjerne til for eksempel søknader og kontrakter.
Relatert innhold
E-post
I forretningslivet brukes e-post ofte til å sende over brev og andre dokumenter elektronisk. Vær bevisst på hvem du skriver til. I mange sammenhenger er det nødvendig å holde en formell tone selv om det «bare» er noe du skriver på en pc og sender av gårde.
Relatert innhold
Chat eller nettprat
Chat eller nettprat er en direkte samtale hvor du ofte kan beholde en utskrift etterpå. Her er det rom for å være mer uformell i tonen. Vær oppmerksom på at et tilbud er gyldig selv om det kommer litt tilfeldig inn i en nettprat. Ikke lov mer enn du kan holde!
Facebook og Twitter og andre sosiale medier
Facebook og Twitter er kanaler som mange bedrifter bruker for å ha en løpende dialog med kunder. Ofte inviteres kundene til å komme med synspunkter på produkter eller bedriften som helhet. Skal du skrive på en slik side i profesjonell sammenheng, er det viktig å huske at du representerer bedriften, og at svært mange følger med på hva som sies. Hvis bedriften ønsker å bruke Facebook aktivt, kan det også være et poeng å tenke gjennom hva kundene er interessert i.
Snapchat, Instagram og TikTok er eksempler på andre sosiale medier i stor vekst.
Et godt råd er: Les alltid korrektur! Bruk gjerne retteprogrammet først, men les alltid over det du skal sende fra deg.