Planlegging, gjennomføring og evaluering av konferanser er omfattende arbeid. Vi vil i denne sammenheng si litt om lønnsomhet, sikkerhet og bærekraftvurderinger.
Lønnsomhet
Lønnsomhet betyr at prosjektet går med overskudd, og at man ikke bruker mer penger enn planlagt. For å sikre dette lager bedriften et budsjett for arrangementet. Når konferansen planlegges, er budsjettet en del av styringsverktøyet. Det betyr at summene som er satt av til å brukes på hotell eller bespisning, er styrende for hva vi kan velge.
Budsjettet er også utgangspunktet for prisen som deltakerne skal betale for å være med. Når vi har beregnet en total kostnad for arrangementet, legger vi til en fortjeneste og deler denne summen på antall deltakere. Når deltakerne har fått beskjed om prisen, kan den ikke forandres.
Sikkerhet
I forbindelse med konferanser må vi lage en risikoanalyse. I risikoanalysen tenker vi gjennom hva som kan skje, og hvilke forebyggende tiltak som må gjøres. For noen store arrangementer benyttes vekterfirmaer, siden arrangementssikkerhet er innenfor deres kompetanseområde.
Relatert innhold
Bærekraft
Først må vi bestemme oss for om konferansen skal være et bærekraftig arrangement. Slike arrangementer tar hensyn til bærekraft når det gjelder miljømessige, sosiale og økonomiske virkemidler. Dette betyr i praksis at budsjettet er fornuftig, og at innkjøp, servering og transport er miljømessig forsvarlig. Når det er bestemt, må vi styre etter dette i planleggingsprosessen.
Innkjøp
Leverandører bør få beskjed om at arrangementet skal være bærekraftig. Dette betyr at vi velger sertifiserte miljøvennlige, økologiske eller fairtrade produkter der det er økonomisk forsvarlig.
Servering
Vi er blitt vant til å velge lokale leverandører og bruker begrepet «kortreist mat». Dette er viktig for det lokale næringslivet, og transporten av mat blir minimert. I tillegg kan vi etterspørre økologiske alternativer, og vi bør også tenke gjennom hvordan vi kan redusere matavfallet.
Transport
Velg gjerne et lokale i nærheten av stoppesteder for offentlige transportmidler. I invitasjonen kan vi også oppmuntre deltakerne til å velge dette, og eventuelt tilby felles transport til og fra bussholdeplassen eller togstasjonen.