Tidsplanlegging, eller prosjektplanlegging, er et spennende tema. Det er også et eget fag på høyskoler. For entreprenører og husbyggere som jobber med prosjekter det tar lang tid å fullføre, er det avgjørende å planlegge tiden godt.
Når du skal arrangere et stort møte eller seminar eller har fått ansvaret for et prosjekt, har du nytte av å bruke et digitalt planleggingsverktøy.
Excel og Google Sheet
I Excel er det maler for planlegging og sporing. Du kan for eksempel starte med å bruke malen «Tidslinje med milepæler», eller du kan lage din egen tidsplan. I Google Sheet finner du også maler (templates) for prosjektplanlegging. På YouTube er det opplæringsvideoer for mange av malene.
Den mest brukte modellen for tidsplanlegging er det såkalte Gantt-diagrammet. Det ble utviklet i 1910 av amerikaneren Henry L. Gantt, og siden har det vært en standard for tidsplanlegging. I et Gantt-diagram er det én strek for hver aktivitet i tidsplanen. Lengden på streken angir hvor lenge aktiviteten skal vare, og plasseringen av streken viser når aktiviteten skal utføres.
Når du lager en tidsplan i et regneark, kan du sette inn aktiviteter i radene og markere tidspunkter i kolonnene. I én kolonne kan du også skrive hvem som er ansvarlig for hver aktivitet. Du kan fargekode viktige tidspunkter eller aktiviteter i diagrammet, og du kan legge inn så mange aktiviteter og tidspunkter du ønsker. Et slikt oppsett kaller vi en matrise.
I planleggingen må du tenke gjennom når de forskjellige aktivitetene skal være ferdige. Du kan for eksempel starte med en idéutviklingsfase, deretter planlegge, gjennomføre og evaluere.
Et slikt diagram er nyttig av flere grunner. For det første gir det deg et bilde av hva som må gjøres, og når det må gjøres. For det andre kan du vise tidsplanen til dem du samarbeider med, og til lederen din. Det er alltid betryggende for en overordnet å se at det er god systematikk i planleggingen.
Datoer som du setter inn i diagrammet, kaller vi for milepæler eller etappemål. En milepæl indikerer at vi skal jobbe fram til dette tidspunktet med en oppgave, som da skal være ferdig.