Formelle møter

Det arrangeres små og store møter i bedrifter hver dag. Det er planleggingsmøter, kundemøter, intervjuer og styremøter. Felles for slike møter er at de har en målsetting. Det skal planlegges noe, selges noe, ansettes noen, eller noe skal besluttes.

Formelle møter er planlagte møter med en saksliste. Møteinnkalling er det møtelederen som har ansvaret for, og sakslisten sendes til dem som skal delta. Som medarbeider får du ofte jobben med å planlegge det praktiske i forbindelse med slike møter.

Din jobb kan bli å passe på at møterommet er ryddig, og at det er vann, kaffe og te tilgjengelig. Dersom møtet skal vare en hel dag, må du bestille lunsj eller annen mat. Om ikke alt er digitalt, kan papir, penn og sakspapirer være greit å ha tilgjengelig.

I møterom er det som regel lagt opp til å bruke projektor eller skjerm, slik at møtelederen kan dele skjerm med alle. Du sjekker at det tekniske utstyret er i orden, slik at det er lett å koble seg opp.

Under møtet kan det være aktuelt at du tar referat. Da må du ha tilgang til sakslisten, og du må ta notater underveis i samtalen. Det er lurt å gjennomgå sakene sammen med møtelederen først, og å spørre underveis dersom du blir usikker på hva som er bestemt i møtet. I mange bedrifter er det laget en møtereferatmal som du skal bruke.

Det er ikke vanlig at alle detaljer eller argumenter er med i et referat, snarere tvert imot. Det er konklusjonen eller vedtaket på hver sak som må skrives riktig inn i referatet.

I møter er gjensidig respekt viktig. Det skal være en høflig tone, og alle skal føle seg velkomne. Dersom noen har spørsmål til sakene underveis, må det være trygt å spørre. Det er også lurt å oppsummere underveis for å sjekke at det som blir ført i referatet, er riktig.

I store organisasjoner har man bestemte regler for hvordan man oppfører seg i viktige møter. Et slikt møte kan for eksempel være et kommunestyremøte. Du kan oppleve at deltagerne skiller mellom å gi opplysninger om saken (fakta), å følge opp forrige innlegg med spørsmål, eller å komme med nytt innlegg (synspunkt). Det er viktig at møtelederen starter møtet med å si litt om hvilke regler som gjelder. Hvor strengt møtelederen ønsker å håndheve reglene, varierer.

Gjennom planlegging og gjennomføring av møter lærer du mye om bedriften. Etter møtet evaluerer du gjerne gjennomføringen sammen med møtelederen. Da snakker dere om hvordan det praktiske fungerte, og om hvordan det bør gjennomføres neste gang.