Å forberede et større møte

Møteinnkallinga må sendes i god tid til alle deltakerne, vanligvis minst ei uke i forkant av selve møtet. Deltakerne skal nemlig ha god tid til å sette seg inn i sakene.

Når innkallinga gjelder årsmøter og generalforsamlinger i organisasjoner, er kravet vanligvis at innkallinga sendes ut en måned før møtet. Alle organisasjoner har vedtekter med regler for denne typen møter, og bryter en disse reglene, risikerer en at møtet blir kjent ugyldig.

For at møtet skal bli vellykka, må alle få lik mulighet til å forberede seg. Derfor må en sende med all informasjon som kan hjelpe deltakerne å sette seg inn i sakene.

Ved årsmøter eller generalforsamlinger er det en del dokumenter som må følge med innkallinga. Det står i vedtektene hvilke dokumenter dette er.

Det er viktig å velge et egna lokale for møtet. Lokalet bør være passe stort i forhold til antall deltakere. Lange møter bør dessuten bare holdes i lokaler med gode luftemuligheter. Bestill lokale i god tid, enten møtet skal holdes på skolen eller et annet sted, og få en skriftlig bekreftelse på bestillinga.

Tenk gjennom hva som trengs av stoler og bord, samt tekniske hjelpemidler. Skal det serveres noe frukt og drikke i løpet av møtet? Alt dette må være planlagt og bestilt på forhand. På møtedagen må møteleder dessuten være på plass tidlig og kontrollere at alt er som planlagt og avtalt.

I god tid før møtet må dere fordele oppgavene på møtedagen. Hvem skal lede møtet? Skal noen innlede til debatt? Hvem skal være referent? Verken ordstyrer eller referent får noen særlig mulighet til å delta i debatter. Det er derfor ikke lurt å gi disse oppdragene til noen som har sterke meninger og lyst til å delta i diskusjoner.

De fleste lag og organisasjoner har en protokoll (møtebok) med referatene fra tidligere møter. Finn fram protokollen i god tid og les gjennom referatet fra siste møte. For helt ferske møteansvarlige lønner det seg å lese gjennom flere referater. På denne måten får en et innblikk i arbeidsvaner og rutiner i organisasjonen.