Gangen i et formelt møte

Møtelederen åpner møtet og ønsker velkommen. "Møtet er satt!" er det vanlige uttrykket som signaliserer at møtet formelt har starta.

Deretter spør møtelederen om å få godkjent innkalling og sakliste. Dersom noen har innvendinger eller ønsker å endre rekkefølgen på punktene på saklista, må de si fra nå. Deltakerne må også melde nå hvis de har saker som de vil ta opp under "Eventuelt" (det siste punktet på saklista). Når innkalling og sakliste er godkjent, noteres dette i referatet, sammen med eventuelle endringer.

Så er møtet i gang, og sakene blir behandla i den vedtatte rekkefølgen. Det første egentlige punktet på saklista er godkjenning av referatet fra forrige møte.

Det er vanlig med ei kort orientering eller innledning til hver enkelt sak. Møtelederen kan orientere selv, eller han kan overlate denne oppgava til en annen.

Møtelederen skal sørge ryddige diskusjoner. Dersom det også skal haldes avstemning i en sak, er det viktig å telle opp hvor mange som stemmer for forslaget, hvor mange som stemmer imot og hvor mange som avholder seg fra å stemme.

Det kan ikke fattes vedtak i saker som kommer opp under "Eventuelt". Denne regelen skal hindre at det blir tatt avgjørelser i viktige saker uten at alle får mulighet til å forberede seg.

Det er vanlig at møtelederen avslutter møtet med ei kort oppsummering av det som har blitt diskutert og vedtatt. I tillegg er det vanlig å avtale tid og sted for neste møte. Til slutt takker møtelederen alle deltakerne for frammøtet.