Skriv en profesjonell e-post

Før du leser

Se nærmere på disse begrepene før du leser videre:

E-post

E-post er et brev eller dokument som blir sendt digitalt via internett.

Krøllalfa

Krøllalfa er et spesialtegn som er i e-postadresser. Det ser ut som en sirkel med en a inni: @.

Emne

Emnet er saken e-posten skal handle om.

Mottaker

En mottaker er den som får eller tar imot noe, for eksempel den som får tilsendt en e-post.

Avsender

Avsender er den som sender eller gir noe fra seg, for eksempel den som sender e-posten.

Kopifelt

Kopifeltet er stedet der du kan skrive inn e-postadresser til flere enn den som er den viktigste mottakeren av e-posten. Det kan for eksempel være at lederen din ønsker en kopi av e-posten du sender til en kunde.

Blindkopi

Blindkopi er et felt der du kan skrive inn e-postadressen til personer som skal ha e-posten, uten at det er synlig for andre at personen også får en kopi.

Vedlegg

Vedlegg er et dokument, bilde eller annet som er lagt ved e-posten.

Signatur

Signatur er en underskrift som viser hvem som har skrevet e-posten. Det er ganske vanlig at kontaktinformasjon som mobilnummer også ligger under signaturen i en e-post.

Hvordan ser en e-post ut?

En e-post er et brev eller et dokument som blir sendt digitalt via internett. Under er det et eksempel på hvordan en e-post kan se ut:

• Modelltekst e-post(DOCX)

Språk i en profesjonell e-post

Når du skriver e-post på jobb, må du tenke ekstra nøye på hvordan du skriver. Du representerer arbeidsgiveren din, og da må du ha et saklig språk. Du kan bruke fagspråk i e-poster med kollegaer der det er naturlig, men ikke i e-poster til kunder som kanskje ikke vet hva ordene betyr.

Du må også tenke over hvordan du bruker tegn og emojier. I en profesjonell e-post ser det useriøst ut hvis du bruker smilefjes.

Hvem skal e-posten sendes til?

Du må vite hvem du skal sende e-posten til, og hva som er e-postadressen til mottaker. Husk at e-postadressen skal inneholde spesialtegnet krøllalfa. E-postadressen til mottaker skal stå i til-feltet.

Hva er feltet for kopi og blindkopi til?

Hvis det er noen som bør få en kopi av e-posten, kan du skrive inn e-postadressene til disse i kopifeltet. Det kan for eksempel være at lederen din ønsker kopi av en e-post du sender til en kunde. Noen ganger ønsker vi å sende en kopi av e-posten uten at mottaker ser dette. Da kan vi velge feltet "blindkopi" for e-postadressene til de som mottaker ikke trenger å se.

Emnefelt

Emnefeltet er som en overskrift på e-posten din. Det skal si noe om hva e-posten handler om. Det er viktig å være presis og få tydelig fram hva saken gjelder. Eksempel på presise emner er:

• Kontrakt på leilighet

• Tilbud på ny bil

Begge eksemplene over får tydelig fram hva e-posten skal handle om.

Hva skal være med i en innledning?

Starten på en profesjonell e-post bør være formell. Det er vanlig å skrive "Hei" i starten av e-posten. Hvis du skriver til en kunde, er det naturlig å skrive fornavn eller både fornavn og etternavn etter "Hei". Hvis du for eksempel skriver et nyhetsbrev til flere kunder, kan du skrive "Kjære kunde" øverst. Så legger du inn to linjeskift, slik at det blir mellomrom mellom starten og selve meldingen.

Hvis du skal skrive til en kollega du kjenner godt, kan du bare skrive ordet "Hei" først.

Hoveddel

Hovedpoenget med e-posten bør stå i første avsnitt. Da kommer det raskt fram hva som er det viktigste å få fram. Det kan for eksempel være:

"Produktet du bestilte, er dessverre utsolgt. Vi får inn produktet i slutten av april ..."

Avslutning

I avslutningen må du ha med en vennlig hilsen som får fram at e-posten er ferdig. Det er vanlig å avslutte med å skrive "Med vennlig hilsen" og så fornavnet og etternavnet ditt. I profesjonelle e-poster er det ofte en signatur nederst som inneholder kontaktinformasjon til den som sender e-posten.

Vedlegg

Et vedlegg kan for eksempel være et dokument, en regning eller noen bilder. Hvis du har kjøpt en leilighet, kan for eksempel kjøpskontrakten ligge som vedlegg. For å legge til et vedlegg trykker du "Sett inn" og så velger du "Legg ved fil" og laster opp den riktige filen.